ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ЗАЩИТЫ
ПРАВ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ И БЛАГОПОЛУЧИЯ ЧЕЛОВЕКА
ПРИКАЗ
от 24 мая 2005 г. N 408
О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ЗАЩИТЫ ПРАВ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ
И БЛАГОПОЛУЧИЯ ЧЕЛОВЕКА
(с изм., согл. Приказа Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
В целях совершенствования работы с документами в центральном
аппарате Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав
потребителей и благополучия человека приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате
Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и
благополучия человека (Приложение).
2. Ввести Инструкцию в действие с 1 июня 2005 года.
3. Начальникам управлений до 10 июня 2005 года назначить лиц,
ответственных за ведение делопроизводства и осуществление контроля
за исполнением документов, и предоставить информацию в Управление
делами.
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
Управляющего делами С.В. Белых.
Руководитель
Г.Г.ОНИЩЕНКО
Приложение
Утверждена
Приказом Федеральной
службы по надзору
в сфере защиты
прав потребителей
и благополучия человека
от 24 мая 2005 г. N 408
Дата введения в действие -
1 июня 2005 года
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ЗАЩИТЫ ПРАВ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ
И БЛАГОПОЛУЧИЯ ЧЕЛОВЕКА
(в ред. Приказа Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
1. Общие положения
Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами в
аппарате Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав
потребителей и благополучия человека (далее - Роспотребнадзор).
Документы Роспотребнадзора являются собственностью государства,
вопросы работы с ними регулируются Федеральным законом "Об
архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ,
"Положением о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав
потребителей и благополучия человека", утвержденным Постановлением
Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 322,
Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным
Постановлением от 1 июня 2004 г. N 260, и типовым регламентом
взаимодействия федеральных органов исполнительной власти,
утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от
19 января 2005 г. N 30, а также "Типовым регламентом внутренней
организации Федеральных органов исполнительной власти",
утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от
28.07.2005 N 452.
(в ред. Приказа Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
Инструкция по делопроизводству в аппарате Роспотребнадзора
(далее - Инструкция) подготовлена на основе "Типовой инструкции по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти",
утвержденной Приказом Росархива от 27.11.2000 N 68, в соответствии
с государственными стандартами Р 51141-1998 "Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения" и Р 6.30-2003
"Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов" (М.:
Издательство стандартов, 2003).
Инструкция устанавливает общие требования к документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в
Роспотребнадзоре: порядок приема, учета, подготовки, оформления,
размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и
использования документов.
Делопроизводство в аппарате Роспотребнадзора организуется с
использованием автоматизированной системы "Делопроизводство",
предназначенной для учета и сопровождения документов.
Документационное обеспечение, контроль за соблюдением в
структурных подразделениях Роспотребнадзора единой системы
делопроизводства, методическое руководство работой с документами,
обучение работников основам делопроизводства возлагаются на
Управление делами.
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за
соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с
документами в структурных подразделениях аппарата Роспотребнадзора
возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения назначает
ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает
учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует
руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление
работников с нормативными и методическими документами по
делопроизводству.
Работники структурных подразделений несут персональную
ответственность за выполнение требований Инструкции по
делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных
документов и неразглашение содержащейся в них служебной
информации.
Работа с секретными документами осуществляется в соответствии
со специальными инструкциями. Обработка секретной информации,
подготовка и изготовление копий секретных документов
осуществляется только на специальных технических средствах с
разрешения руководства Роспотребнадзора. Регистрация секретной
почты осуществляется первым отделом.
Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в
документационном обеспечении Роспотребнадзора и его структурных
подразделений, определяются должностными инструкциями.
Указания Управления делами по вопросам делопроизводства
являются обязательными для сотрудников Роспотребнадзора. Общее
методическое руководство по вопросам архивного дела осуществляет
Госархив Российской Федерации.
2. Порядок подготовки и регистрации документов
В соответствии с Постановлением Правительства Российской
Федерации от 30 июня 2004 г. N 322 "Об утверждении Положения о
Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и
благополучия человека" Роспотребнадзор не вправе осуществлять в
установленной сфере деятельности нормативно-правовое
регулирование, кроме случаев, установленных указами Президента
Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской
Федерации и законодательством Российской Федерации.
В Роспотребнадзоре издаются: постановления Главного
государственного санитарного врача Российской Федерации, приказы,
инструкции и положения. (Инструкции и положения могут утверждаться
приказом.) В соответствии с Кодексом об административных
правонарушениях в Российской Федерации" от 30.12.2001 N 195-ФЗ,
принимаются решения об отмене постановлений по делу об
административном правонарушении.
(в ред. Приказа Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
Если указанные выше документы носят нормативно-правовой
характер и требуют государственной регистрации в Министерстве
юстиции Российской Федерации, то их подготовку необходимо
осуществлять в соответствии с Правилами подготовки нормативных
правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их
государственной регистрации, утвержденными Постановлением
Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 (с
изменениями от 11 декабря 1997 года, 6 ноября 1998 года, 11
февраля 1999 года, 30 сентября 2002 года).
Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты,
затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина,
устанавливающие правовой статус организаций, имеющие
межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том
числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную
тайну, или сведения конфиденциального характера.
Подготовка проекта нормативного правового акта возлагается на
одно или несколько структурных подразделений Роспотребнадзора с
учетом их функций и компетенции. При этом определяются круг
должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта,
срок его подготовки, а при необходимости - организации,
привлекаемые к этой работе.
В подготовке проекта нормативного правового акта участвует
Управление юридического обеспечения деятельности в сфере защиты
прав потребителей и благополучия человека Роспотребнадзора.
Подготовленный проект нормативного правового акта до его
подписания (утверждения) должен быть проверен на соответствие
законодательству Российской Федерации, а также правилам русского
языка и завизирован начальником Управления юридического
обеспечения деятельности в сфере защиты прав потребителей и
благополучия человека Роспотребнадзора.
Нормативные правовые акты подписываются (утверждаются)
руководителем Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав
потребителей и благополучия человека или лицом, исполняющим его
обязанности.
Подлежащие государственной регистрации нормативные правовые
акты не позднее 10 дней со дня их подписания (утверждения)
представляются Роспотребнадзором в Министерство юстиции Российской
Федерации в 6 экземплярах (подлинник и 5 копий, одна из которых
может быть представлена на магнитном носителе). Нормативные
правовые акты, содержащие сведения, составляющие государственную
тайну, или сведения конфиденциального характера, представляются в
2 экземплярах (подлинник и 1 копия).
К нормативному правовому акту прилагается справка, содержащая:
- основания издания нормативного правового акта;
- сведения о всех действующих нормативных правовых актах по
данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие
с принятым актом;
- сведения о согласовании акта с заинтересованными федеральными
органами исполнительной власти и другими государственными
органами, если такое согласование является обязательным.
Представленный на государственную регистрацию нормативный
правовой акт должен быть завизирован, а прилагаемая справка
подписана начальником Управления юридического обеспечения
деятельности в сфере защиты прав потребителей и благополучия
человека Роспотребнадзора.
Сотрудник управления, которому поручено представление
нормативного правового акта на регистрацию в Минюст России,
получает под расписку в общем отделе Управления делами подлинник и
5 копий нормативного правового акта, сопроводительное письмо и
справку Управления юридического обеспечения деятельности в сфере
защиты прав потребителей и благополучия человека. В течение всего
срока регистрации в Минюсте России сотрудник соответствующего
управления осуществляет контроль за его прохождением. После
завершения в Минюсте России процедуры регистрации нормативно-
правового акта Роспотребнадзора исполнитель представляет подлинник
с печатью в Управление делами.
Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и
обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус
организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат
официальному опубликованию в установленном порядке, кроме актов
или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие
государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.
Ответственный сотрудник общего отдела Управления делами направляет
нормативно-правовой акт в СМИ для опубликования.
При опубликовании и рассылке нормативного правового акта
указание на номер и дату государственной регистрации является
обязательным.
Изменения и дополнения, вносимые в нормативные правовые акты,
прошедшие государственную регистрацию, подлежат регистрации в том
же порядке.
Роспотребнадзор осуществляет рассылку нормативных правовых
актов, подлежащих государственной регистрации, только после их
регистрации и официального опубликования.
При нарушении указанных требований нормативные правовые акты,
как не вступившие в силу, применяться не могут.
В Управление юридического обеспечения деятельности в сфере
защиты прав потребителей и благополучия человека Роспотребнадзора
в обязательном порядке представляются копии всех издаваемых
Роспотребнадзором постановлений Главного государственного
санитарного врача Российской Федерации, приказов, инструкций и
положений.
3. Требования к подготовке и представлению предложений
по проектам законодательных и нормативных актов
По поручению Министерства здравоохранения и социального
развития Российской Федерации Федеральная служба по надзору в
сфере защиты прав потребителей и благополучия человека может
готовить и представлять в Минздравсоцразвития России предложения
по проектам федеральных законов, актов (постановлений и
распоряжений) Правительства Российской Федерации в установленной
сфере деятельности.
В этом случае подготовка и оформление проектов федеральных
законов, актов (постановлений и распоряжений) Правительства
Российской Федерации производится Роспотребнадзором в соответствии
с Регламентом, утвержденным Постановлением Правительства
Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260.
4. Порядок подготовки и оформления
организационно-распорядительных документов Федеральной
службы по надзору в сфере защиты прав потребителей
и благополучия человека
Приказами Роспотребнадзора оформляются нормативные документы, а
также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим
вопросам внутренней работы.
Приказы издаются по основной деятельности; по личному составу;
об отпусках сотрудников; о командировании сотрудников.
4.1. Порядок подготовки приказов
Проекты приказов печатаются на стандартных бланках
установленной формы и представляются на подпись руководителю
Роспотребнадзора.
В пределах календарного года приказы по основной деятельности,
приказы по личному составу, приказы об отпусках сотрудников,
приказы о командировании сотрудников и указания нумеруются
отдельно.
Приказы печатаются на бланке установленной формы шрифтом N 14.
Приказы имеют следующие реквизиты:
наименование федерального органа исполнительной власти;
наименование вида документа - приказ;
дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным
способом.
Дата оформляется цифровым способом: номер состоит из знака "N"
и порядкового номера приказа, например:
03.07.2005 N 44.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста
приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий
из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1
межстрочный интервал.
Например:
О командировании работников Роспотребнадзора в г. Омск.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и
печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой
границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам
текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии
1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и
события, послужившие основанием для издания приказа. Она может
начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и
т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в
констатирующей части указывается наименование этого документа в
творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Например:
"Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации
от 21 июня 2004 г. N 285 "О неотложных мерах по защите населения
Российской Федерации...".
Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ.
Преамбула в приказе может отсутствовать, если предписываемые
действия не нуждаются в пояснении или обосновании.
Так, при утверждении уставов подведомственных учреждений,
предприятий и других организаций, а также при утверждении проектно-
сметной документации текст приказа начинается с распорядительной
части (без слова ПРИКАЗЫВАЮ).
Распорядительная часть должна содержать перечисление
предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и
сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты
и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами (Приложение N
1). Действия однородного характера могут быть перечислены в одном
пункте. В качестве исполнителей указываются структурные
подразделения или конкретные должностные лица Роспотребнадзора, а
также подведомственные территориальные органы и организации.
Если в приказе в качестве исполнителя называется управление
Роспотребнадзора, то фамилия руководителя этого подразделения,
ответственного за организацию работы по выполнению приказа, не
указывается, например:
"Управлению санитарного надзора...".
В том случае, если исполнение действия предписывается
конкретному лицу, соответствующий пункт приказа должен начинаться
с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте
ставятся после фамилии) в дательном падеже, например:
"Начальнику Управления санитарного надзора О.И. Аксеновой".
Как правило, в последнем пункте распорядительной части приказа
указывается фамилия должностного лица, на которое возложен
контроль за исполнением приказа в целом. Ответственность за
выполнение приказа возлагается руководителем Роспотребнадзора на
одного из своих заместителей в соответствии с распределением
обязанностей.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный
документ или отдельные его положения, то один из пунктов
распорядительной части текста должен содержать ссылку на
отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера
и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать
утратившим силу...".
Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с
соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных
придаточных предложений и большого числа причастных и
деепричастных оборотов.
Если в тексте приказа требуется неоднократно упоминать тот или
иной объект или то или иное понятие, при первом упоминании о таком
объекте (понятии) приводится его полное и в скобках сокращенное
наименование (по форме: "далее - ...") или аббревиатура, а в
последующем тексте употребляется только его сокращенное
наименование, например:
"Государственный научный центр вирусологии и биотехнологии
"ВЕКТОР" (далее - ГНЦ ВБ "ВЕКТОР")".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до
сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения
которых доводится приказ, указываются в рассылке, которую
исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных терминов для
обозначения одного и того же понятия в одном документе.
Наименования упоминаемых в приказах управлений, территориальных
органов и организаций Роспотребнадзора приводятся в полном
соответствии с их официальным названием.
Употребление их сокращенных наименований допускается в тех
случаях, когда такие сокращения являются официальными.
Перечни, списки, положения, уставы, таблицы, графики, образцы
бланков и т.п. оформляются приложением к приказу. О наличии
приложений к приказу обязательно указывается в распорядительной
части.
Каждое приложение должно иметь название, точно соответствующее
тексту, содержащемуся в пункте приказа.
Если в тексте приказа дается ссылка ("согласно приложению") или
("приложение"), то в правом верхнем углу первого листа пишется
"приложение N" с указанием наименования распорядительного
документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 1
к приказу Роспотребнадзора
от 30.06.2004 N 58.
При наличии в тексте приказа формулировки "УТВЕРДИТЬ"
(положение, устав, программу, план и т.д.); "Ввести в действие"
(типовые требования, форму бланка и т.д.) или в случае создания
новой организации: "Организовать работу в соответствии с
Положением", на приложении в правом верхнем углу пишется слово
УТВЕРЖДЕНО со ссылкой на приказ, его дату, номер, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом
Роспотребнадзора
от 15.06.2004 N 147.
Если приложение одно, то номер приложения не указывается. При
наличии нескольких приложений на них проставляется порядковый
номер: приложение N 1, приложение N 2 и т.д.
До представления на подпись проект приказа визируется
исполнителем (с обязательным указанием инициалов и фамилии, номера
телефона); начальником Управления или начальником отдела,
подготовившего документ; Управлением делами; заинтересованными
управлениями; Управлением юридического обеспечения деятельности в
сфере защиты прав потребителей и благополучия человека,
заместителем руководителя Роспотребнадзора, курирующим данный
вопрос.
Управление делами определяет целесообразность оформления
управленческих действий распорядительным документом, проверяет
правильность оформления проекта приказа и соответствие
требованиям, предъявляемым к составлению приказов, вносит
редакционные правки и уточнения, не меняющие его сути.
Руководители структурных подразделений при визировании проекта
приказа проверяют достоверность отраженных в нем фактов,
целесообразность и реальность установленных поручений,
соответствие устанавливаемых заданий ранее принятым решениям, а
также другие вопросы, входящие в компетенцию подразделения.
Управление юридического обеспечения деятельности в сфере защиты
прав потребителей и благополучия человека при визировании проекта
приказа определяет соответствие проекта приказа действующему
законодательству Российской Федерации, нормативным актам, приказам
Минздравсоцразвития, отсутствие противоречий ранее изданным
приказам, необходимость направления данного приказа на
государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской
Федерации.
Проекты приказов, в которых есть пункты о назначении и
освобождении работников, обязательно представляются на
согласование в отдел руководящих кадров Управления делами.
Проекты приказов об изменении штатов и фондов заработной платы
должны быть завизированы начальником отдела финансового
обеспечения Управления делами.
При наличии замечаний к проекту приказа визу оформляют
следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник Управления юридического обеспечения
Личная подпись О.А.Кулагина
Дата.
На визовом экземпляре приказа делается отметка о наличии
замечаний.
Отказ от визирования проекта не допускается.
Если в процессе визирования проект приказа был существенно
доработан и изменен, исполнитель обязан на окончательном варианте
приказа вновь собрать все необходимые визы.
Проект приказа визируется на первом экземпляре на оборотной
стороне последнего листа (подписного) документа (перед
приложениями).
Виза включает в себя наименование структурного подразделения,
должность визирующего, личную подпись, дату, расшифровку подписи.
Пример визирования приказа:
Проект приказа вносит Управление санитарного надзора
Исполнитель гл. специалист подпись дата И.Т. Ибрагимова
Тел. 973-19-84
Нач. отдела организации
санитарного надзора подпись дата Е.С. Почтарева
Нач. Управления
санитарного надзора подпись дата О.И. Аксенова
СОГЛАСОВАНО:
руководителя подпись дата Л.П. Гульченко
Нач. Управления
юридического обеспечения подпись дата О.А. Кулагина
Управляющий
делами подпись дата С.В.Белых.
Проект приказа считается согласованным при наличии всех виз.
Визы собираются снизу вверх: Управление делами, Управление
юридического обеспечения, заинтересованное управление, а затем
заместитель руководителя Роспотребнадзора, курирующий данное
направление.
Завизированный проект приказа передается в Управление делами
для представления на подпись руководителю Федеральной службы по
надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.
Проект приказа представляется на подпись в одном экземпляре.
К проекту приказа должны быть приложены материалы, послужившие
основанием к его изданию (федеральные законы, указы, распоряжения
Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения
Правительства Российской Федерации); согласования с другими
министерствами и ведомствами; ранее изданные приказы, подлежащие
изменению, дополнению или признанию утратившими силу в связи с
выходом данного приказа; а также другие материалы по требованию
руководства Роспотребнадзора, Управления юридического обеспечения
деятельности в сфере защиты прав потребителей и благополучия
человека и Управления делами.
После регистрации приказа составляется список рассылки,
подписанный руководителем структурного подразделения,
ответственным за его подготовку, и Управляющим делами.
Проект приказа должен быть отпечатан на бланке установленного
образца (Приложение N 1).
4.2. Оформление приказов
Приказами Роспотребнадзора оформляются нормативные документы, а
также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим
вопросам внутренней работы Роспотребнадзора.
Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями
по поручению руководства Роспотребнадзора и в соответствии с
планами организационных мероприятий.
Проект приказа должен соответствовать действующему федеральному
законодательству, указам и распоряжениям Президента Российской
Федерации, распоряжениям и постановлениям Правительства Российской
Федерации, приказам Минздравсоцразвития России, а содержащиеся в
нем распоряжения не должны превышать компетенции и прав
Роспотребнадзора.
Ответственность за своевременную и качественную подготовку
проекта приказа и представление его на подпись в установленный
срок возлагается на начальника соответствующего управления.
В тех случаях, когда подготовка проекта приказа поручается
нескольким управлениям, свод и обобщение материалов, согласование
проекта и своевременное представление его на подпись руководству
Роспотребнадзора возлагается на начальника управления, указанного
в поручении первым.
Срок подготовки проекта приказа во исполнение решения
вышестоящих органов, как правило, не должен превышать одного
месяца, если в самом документе или руководством Роспотребнадзора
не установлен другой срок.
Вопрос о продлении срока подготовки проекта приказа может быть
решен только руководителем, давшим указание о подготовке данного
документа.
Контроль за соблюдением сроков подготовки проектов приказов
осуществляет Управление делами.
В подписанный приказ запрещается вносить изменения или
дополнения.
Опечатки и неточности редакционного характера, выявленные в
приказе после его подписания руководителем Федеральной службы по
надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека
или в его отсутствие лицом, исполняющим его обязанности, вносятся
Управлением делами только с разрешения руководителя
Роспотребнадзора.
Рассылка приказов осуществляется согласно разнарядке,
составленной исполнителем, подписанной начальником
соответствующего управления и утвержденной Управляющим делами.
4.3. Приказы по личному составу
Приказами по личному составу оформляются распорядительные
действия руководства Роспотребнадзора, связанные с трудовой
деятельностью граждан: прием на работу и увольнение, перевод на
другие должности, поощрения и взыскания.
В приказах по личному составу констатирующая часть может
отсутствовать. Распорядительная часть начинается с указания
фамилии, имени, отчества (полностью) лица, на которое издается
приказ. Затем указываются должность, наименование структурного
подразделения и далее - глагол, обозначающий действие: назначить,
перевести, освободить, объявить благодарность и т.д. Текст
заканчивается указанием основания для распорядительного действия.
Формулировки в приказах по личному составу должны точно
соответствовать Трудовому кодексу Российской Федерации.
Приказы по личному составу подписывает руководитель Федеральной
службы.
Приказы по личному составу оформляются на бланке приказов
Роспотребнадзора.
4.4. Приказы об отпусках
Приказы об отпусках сотрудников Роспотребнадзора издаются
отделом руководящих кадров в соответствии с графиком отпусков.
Сотрудник Роспотребнадзора, которому в соответствии с графиком
положен отпуск, пишет заявление на имя руководителя
Роспотребнадзора, согласовывает его с начальником Управления и
передает в отдел руководящих кадров для получения разрешения на
отпуск у руководителя Роспотребнадзора. После получения разрешения
на отпуск отдел руководящих кадров готовит на сотрудника
соответствующий приказ.
В приказах об отпусках констатирующая часть может
отсутствовать. Распорядительная часть начинается с указания
фамилии, имени, отчества (полностью) лица, на которое издается
приказ. Затем указываются должность, наименование структурного
подразделения и далее - глагол, обозначающий действие:
предоставить очередной отпуск (указываются количество дней
отпуска, дата его начала и окончания). Текст заканчивается
указанием основания для распорядительного действия.
Формулировки в приказах должны точно соответствовать Трудовому
кодексу Российской Федерации и другим нормативным актам.
Приказы об отпусках подписывает руководитель Федеральной
службы.
Приказы об отпусках оформляются на бланке приказов
Роспотребнадзора.
4.5. Приказы о командировании
Приказы о командировании сотрудников Роспотребнадзора издаются
отделом руководящих кадров.
Управление Роспотребнадзора, сотрудник которого убывает в
командировку, оформляет разрешение на командировку, которое
подписывается начальником Управления и руководителем
Роспотребнадзора.
Разрешение на заместителей руководителя Роспотребнадзора,
убывающих в командировку, подписывает Управляющий делами.
После получения соответствующего разрешения отдел руководящих
кадров готовит приказ о командировании сотрудника и
командировочное удостоверение, которые подписываются руководителем
Роспотребнадзора, а в его отсутствие лицом исполняющим обязанности
руководителя.
В приказах о командировании сотрудников констатирующая часть
может отсутствовать. Распорядительная часть начинается с указания
фамилии, имени, отчества (полностью) лица, на которое издается
приказ. Затем указывается должность, наименование структурного
подразделения и далее - глагол, обозначающий действие:
командировать (указываются место и срок командировки). Текст
заканчивается указанием основания для распорядительного действия.
Приказы о командировании подписывает руководитель
Роспотребнадзора.
Приказы о командировании сотрудников оформляются на бланке
приказов Роспотребнадзора.
4.6. Постановления Главного государственного
санитарного врача Российской Федерации
Постановление Главного государственного врача Российской
Федерации - нормативный правовой акт по применению мер пресечения
нарушений санитарного законодательства. Постановления являются
обязательными для исполнения на территории Российской Федерации
министерствами, органами исполнительной власти, организациями,
должностными лицами и гражданами.
Постановления оформляются на специальных бланках, подписываются
руководителем Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав
потребителей и благополучия человека - Главным государственным
санитарным врачом Российской Федерации или по его поручению
заместителем руководителя Федеральной службы по надзору в сфере
защиты прав потребителей и благополучия человека - заместителем
Главного государственного санитарного врача Российской Федерации.
4.7. Положение, правила, инструкция
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются
системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к
компетенции Роспотребнадзора.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для
выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо
деятельности или порядок применения положений законодательных и
нормативных актов.
Положения, правила и инструкции утверждаются либо приказом
руководителя Роспотребнадзора, либо грифом "Утверждаю".
Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции
соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных
актов.
Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на
общем бланке Роспотребнадзора.
Текст излагается от третьего лица единственного или
множественного числа. В тексте используются слова: "должен",
"следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на
вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные
требования и порядок проведения работ (должностная инструкция),
отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному
специалисту).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания
разработки, основное назначение издаваемого акта и сфера его
распространения, ответственность за нарушение установленных правил
и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на
главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и
подпунктов производится арабскими цифрами.
Инструкция должна быть подписана руководителем структурного
подразделения, разработавшим ее.
Утверждение инструкции производится двумя способами: изданием
приказа или проставлением грифа утверждения.
Приказ издается в том случае, если нужно оговорить срок
введения инструкции, перечислить необходимые организационные
мероприятия, указать ответственных исполнителей.
4.8. Протокол
Протоколом оформляются аппаратные совещания у руководителя
Роспотребнадзора, совещания у заместителей руководителя и
начальников управлений Роспотребнадзора, селекторные совещания,
заседания коллегии Роспотребнадзора, а также встречи руководства
Роспотребнадзора с иностранными представителями.
Протоколы могут оформляться в краткой форме с приложением
стенограммы.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во
время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и
выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к
обсуждению представляются структурными подразделениями
Роспотребнадзора и другими организациями, на которые возложена их
подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной
планом работы коллегиального органа. Справки подписываются
руководителями подразделений-исполнителей.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста
возлагаются на сотрудников подразделений, готовивших вопросы к
обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем
через 2 дня со дня заседания. Подлинники документов по вопросам,
рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в
подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о
принятых решениях.
Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и
материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в
них, причем копии протоколов - по акту.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного
распространения, проставляется пометка "Для служебного
пользования".
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и
основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или председательствующий.
Секретарь.
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к
прилагаемому списку присутствовавших.
Повестка дня.
Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
слушали - выступили - постановили (решили).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в
тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление
(решение) в тексте протокола печатается полностью; текст
постановления строится по образцу текста приказа; при
необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,
записывается в тексте протокола после соответствующего
постановления (решения).
Протокол аппаратного совещания у руководителя Роспотребнадзора
подписывается руководителем службы. Датой протокола является дата
проведения совещания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы
заседаний коллегии, протоколы аппаратных совещаний, протоколы
селекторных совещаний и др.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным
организациям и должностным лицам в соответствии с указателем
рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный
исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии
протоколов заверяются соответствующей печатью Управления делами.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из
протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и
заверяются печатью Управления делами.
Протокол имеет следующие реквизиты (Приложение N 2).
Наименование документа: слово "Протокол" печатается от границы
верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и
выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита
2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и
выравнивается по центру.
При оформлении протоколов совещания указывается место его
проведения.
Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид
заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается
по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-
цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже
предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных
интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование
начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно
другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после
последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии
должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое
содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.
Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Подпункты
нумеруются арабскими цифрами через точку.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и
включает наименование должности лица, председательствовавшего на
заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи
(инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно
самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в
правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра
печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и
центруется по отношению к нему.
4.9. Служебные письма
Служебные письма Роспотребнадзора готовятся:
- как сопроводительные письма к предложениям по проектам
законодательных актов Российской Федерации, проектам актов
Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской
Федерации;
- как ответы на запросы различных организаций и обращений
граждан;
- как инициативные письма;
- как ответы о выполнении поручений Президента Российской
Федерации и Правительства Российской Федерации;
- как ответы о выполнении поручений Министерства
здравоохранения и социального развития Российской Федерации.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией
руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений,
запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям,
зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки
инициативных писем определяются руководителями структурных
подразделений.
Служебные письма печатаются на стандартных бланках
Роспотребнадзора формата А4. Изготовление бланков писем с
изображением Государственного герба Российской Федерации
средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Служебное письмо Роспотребнадзора, направляемое внутри страны,
составляется на русском языке. Текст служебного письма, как
правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов,
если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном
подразделении организации-адресата.
Адресование писем оформляется согласно п. 6.8.
Служебные письма подписываются:
Направляемые в адрес Президента Российской Федерации,
Федерального Собрания, Правительства Российской Федерации - только
руководителем Роспотребнадзора, а в его отсутствие - заместителем,
исполняющим его обязанности.
Направляемые в высшие органы власти России, высшие органы
власти государств - участников СНГ, руководителям субъектов
Российской Федерации, а также в адрес других министерств и
ведомств - только руководителем Федеральной службы или его
заместителями в соответствии с распределением обязанностей.
Запрещается направление ответов в высшие органы власти,
руководству Министерства здравоохранения и социального развития
Российской Федерации за подписью руководителей структурных
подразделений.
Подпись в служебных письмах оформляется в соответствии с п.
6.12. Написание наименований федеральных органов государственной
власти, органов государственной власти субъектов Российской
Федерации, учреждений и организаций, должностных лиц указано в
Приложении N 3.**
Если письмо является ответным, то ниже даты и индекса
(исходящего номера) обязательно указываются номер и дата
документа, на который дается ответ, например: на N 25/31 от
30.06.2004.
Письма, подготовленные на бланках или стандартных листах бумаги
формата А4, должны иметь заголовок к тексту согласно п. 6.2.
В деловой переписке принята форма изложения текста от 1-го лица
множественного числа ("просим направить", "направляем на
рассмотрение") и от 3-го лица единственного числа ("Федеральная
служба считает...", "Федеральное агентство рассмотрело..."), так
как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени
Роспотребнадзора. Форма изложения текста письма от 1-го лица
единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить")
возможна в двух случаях: если письмо оформляется на должностном
бланке (руководителя Роспотребнадзора) либо письмо носит
конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к
адресату.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой
части излагается причина, основание или обоснование составления
письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием
подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца,
помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины
его написания.
Вступление может содержать:
ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный,
нормативный, договорный, информационный или справочно-
аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие
основанием для письма; констатацию факта, события, сложившейся
ситуации.
При необходимости ссылок на документы их следует давать в
тексте письма.
Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, в нем
следует указать номер и дату ранее посланного письма.
При ссылке в тексте письма на какой-либо документ указываются
его реквизиты в следующей последовательности: название вида
документа, автор, дата, номер документа, заголовок, например:
"В соответствии с постановлением Правительства Российской
Федерации от 01.07.2004 N 100 "Об утверждении Положения...".
Основное содержание письма составляют описание события или
ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений,
мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
В письмах должны быть приняты только официально принятые
сокращения, обозначения и термины. Наименование учреждений,
организаций, должностей, званий, единиц измерения, географические
названия и другие должны точно соответствовать официальным
названиям.
Отметку о наличии приложений к письмам следует оформлять в
соответствии с п. 6.3.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и
последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа
арабскими цифрами.
Перед представлением на подпись проекта письма исполнитель
обязан проверить наличие указанных приложений к письму,
необходимых виз и количество экземпляров.
Проект письма представляется на подпись с материалами, на
основании которых оно готовилось. Передача проектов писем на
подпись руководителю Роспотребнадзора производится только через
Управляющего делами.
Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте.
Датой письма является дата его подписания.
5. Правила оформления документов
5.1. Бланки документов
При оформлении документов необходимо всегда учитывать, что
юридическая сила официального документа любого вида признается при
наличии у него определенных атрибутов внешнего оформления,
называемых реквизитами, таких как: бланк установленного образца,
подпись должностного лица, дата, регистрационный номер и др.
Основные требования к реквизитам организационно-
распорядительных и иных служебных документов устанавливаются
ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации", принятым и введенным в действие Постановлением
Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
Документы Роспотребнадзора оформляются на бланках, имеют
установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их
расположения.
Над наименованием Федеральной службы по надзору в сфере защиты
прав потребителей и благополучия человека указывается полное или
сокращенное наименование Министерства здравоохранения и
социального развития Российской Федерации.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
Для составления документов используются бланки следующих
стандартных размеров (ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы):
- для материалов, содержащих таблицы с большим числом граф, -
А3 297 x 420 мм;
- для документов объемом более 15 строк машинописного текста -
А4 210 x 297 мм;
- для сопроводительных писем и др. документов объемом до 15
строк машинописного текста (вместе с подписью) -
А5 148 x 210 мм;
- для бланков резолюций и поручений руководства Федеральной
службы - А6 105 x 148 мм.
Бланки документов должны быть изготовлены на белой бумаге или
бумаге светлых тонов. При изготовлении бланков используется черная
краска.
Бланки документов должны иметь следующие размеры полей: левое -
3,0 см; правое - 1,25 см; верхнее - 1,5 см; нижнее - 1,5 см.
В Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав
потребителей установлены следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланки конкретных видов документов (приказы, указания,
постановления);
бланк постановления Главного санитарного врача Российской
Федерации.
Общий бланк используется для изготовления любых видов
документов, кроме письма.
Вышеперечисленные бланки изготавливаются с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые
бланки).
Структурные подразделения Роспотребнадзора могут иметь бланки
для писем в том случае, если это закреплено в положении о
подразделении (Государственный герб Российской Федерации на них не
воспроизводится).
Документы, создаваемые от имени двух или более организаций,
оформляются без бланка, на стандартных листах бумаги формата А4.
Все виды бланков заказываются Управлением делами только в
типографии.
Употребление ксерокопий гербовых бланков и бланков произвольной
формы не допускается. Гербовые бланки, изготовленные с помощью
компьютера или ксерокса, не имеют юридической силы.
5.2. Учет и хранение бланков
Гербовые бланки Федеральной службы по надзору в сфере защиты
прав потребителей и благополучия человека подлежат учету. При
изготовлении бланков в типографии производится их поэкземплярная
нумерация на оборотной стороне листа.
Учет гербовых бланков Роспотребнадзора ведется раздельно по
видам бланков в журналах учета.
Сотрудник общего отдела, персонально ответственный за учет,
использование и хранение гербовых бланков, исполняет данные
обязанности в соответствии с должностной инструкцией.
Гербовые бланки выдаются по заявкам, подписанным руководителями
структурных подразделений. При выдаче бланков в журнале учета
записывается:
- наименование номерного бланка;
- количество экземпляров;
- номера бланков;
- наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы
должностного лица - получателя гербовых бланков;
- расписка в получении;
- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Бланки для составления необходимых документов выдаются строго
по назначению только сотрудникам Роспотребнадзора.
Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых
шкафах.
Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой
в журналах учета бланков.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых
бланков осуществляет Управление делами.
Журналы учета бланков включают в номенклатуру дел.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков
проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой
руководителем Роспотребнадзора. О проведенных проверках делают
отметки в журналах учета бланков после последней записи. В случае
обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и
использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное
расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до
сведения руководства Роспотребнадзора.
6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
6.1. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу
Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с
указанием номера экземпляра проставляются на первой странице
документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой
странице сопроводительного письма к документам, содержащим
секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу
документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже
грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала (18
пт) и центрируется по отношению к нему.
6.2. Заголовок к тексту документа
Заголовок составляется ко всем документам, за исключением
резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам,
телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на
бумаге формата А5.
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа
(о чем составлен документ).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно
передавать смысл текста.
Заголовок может отвечать на вопросы "о чем?" ("о ком?") - "О
выделении...", "Об изменении...", "Об отмене...", "Об
организации...", "О состоянии...", например:
Приказ о создании аттестационной комиссии,
или "чего" ("кого"), например:
Должностная инструкция главного специалиста.
Заголовок к тексту письма печатается от левой границы
текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк,
печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка
не ставится.
6.3. Оформление приложений к документу
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты
(название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание,
дату, отметку о согласовании и т.п.).
О наличии приложений к документу указывается в тексте или ниже
текста перед подписью.
Отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
В письмах:
Приложение: на 5 л., в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то
указываются его наименование, число листов и количество
экземпляров.
Приложение: Проект ответа в Государственную Думу Федерального
Собрания Российской Федерации на 1 л., в 1 экз.
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими
цифрами, при этом знак N перед цифровыми обозначениями не
ставится.
Приложение: 1. Проект постановления Правительства
Российской Федерации "О выделении средств
на закупку противотуберкулезных
препаратов" на 2 л. в 1 экз.
2. Лист согласования на 1 л., в 1 экз.
Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложение,
отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Федерального агентства по здравоохранению и
социальному развитию от 26.06.2004 N 111/56 и
приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложения сброшюрованы, то число листов в них не
указывается, например: Приложение: программа в 2 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим
образом:
Приложение: на 7 л. в 2 экз. только в первый адрес.
Приложения к организационно-распорядительным документам
оформляются следующим образом. На первом листе в правом верхнем
углу пишут "Приложение N" с указанием распорядительного документа,
его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 1
к приказу руководителя
Федеральной службы по
надзору в сфере защиты
прав потребителей и
благополучия человека
от 02.07.2004 N 121.
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N _" печатать прописными
буквами, а также центровать это выражение, наименование документа,
его дату и регистрационный номер относительно самой длинной
строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу Федеральной
службы
от 05.06.2003 N 154.
6.4. Текст документа
Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным,
обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем
информации.
Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов (24
- 36 пт) от заголовка в установленных границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой
границы текстового поля.
6.5. Дата документа
Датой документа является:
для распорядительных документов, писем или события,
зафиксированного в документе, - дата его подписания;
для утверждаемого документа (план, инструкция, положение,
отчет) - дата утверждения.
Документы, изданные совместно двумя или более органами
государственной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год
четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 23 мая 2003 года
следует оформлять 23.05.2003.
Способ написания даты зависит от характера документа: в
нормативных документах, определяющих права граждан и организаций,
а также содержащих сведения финансового характера, используется
словесно-цифровой способ оформления даты (например: 23 мая 2004
г.).
Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц,
день месяца, например: 2003.06.05.
6.6. Регистрационный номер
Требования к оформлению регистрационных номеров изложены в
разделе 8 "Регистрация документов".
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя
или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой
из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке
указания авторов в документе (слева направо).
6.7. Ссылка на номер и дату
Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется
только в тех видах документов, которые являются ответами на
запрос, и включает регистрационный номер и дату документа, на
который дается ответ. Она помещается в специально отведенном для
этого верхнем углу левого поля документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания
номера и даты поступившего документа в тексте письма.
6.8. Адресование документа
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям,
должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному
подразделению без указания должностного лица их наименования
пишутся в именительном падеже.
Например:
Министерство культуры и
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
или
Государственная Дума
Федерального Собрания.
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименование организации и подразделения указывается в
именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, инициалы
указывают перед фамилией.
Например:
ОАО "Алмаз"
Генеральному директору
П.С. Никифорову.
При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Председателю
Государственной Думы
Федерального Собрания
Российской Федерации
И.О. Фамилия
или
Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д. Иванову.
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких
однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Руководителям
органов управления
учреждений здравоохранения
Российской Федерации.
Если документ будет направлен части однородных учреждений, то
адресат излагается в следующей редакции:
Центры
Госсанэпиднадзора в
субъектах
Российской Федерации
(по списку).
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и
фамилию получателя.
Например:
С.И. Перовой
ул. Садовая, д. 23, кв. 42,
г. Троицк,
Московская обл., 299015.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
"Копия" для адресатов перед вторым, третьим, четвертым адресами на
документах не указывают. При этом каждый экземпляр документа
должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется
конкретный экземпляр, отмечен.
При направлении письма более чем в четыре адреса подписывается
первый экземпляр письма, ему присваивается номер, письмо
размножается в необходимом количестве экземпляров и отправляется в
соответствии со списком рассылки. При этом на каждом документе
указывают только одного адресата.
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить
почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в
последовательности, установленной Правилами оказания услуг
почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства
Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. N 1239.
Устанавливается следующий порядок написания почтового адреса:
- наименование адресата (наименование организации -
юридического лица или имя, отчество, фамилия для физических лиц);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
- название области, края, автономного округа (области),
республики;
- страна (для международных почтовых отправлений).
Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат"
указывают ее наименование, а затем почтовый адрес, например:
Российский медицинский
университет
ул. Островитянова, д. 1,
г. Москва, 117869.
Допускается центровать каждую строку реквизита "Адресат" по
отношению к самой длинной строке, например:
Директору Проектного
института
Министерства
здравоохранения и
социального развития
Российской Федерации
И.О. Фамилия.
6.9. Согласование (визирование) документа
Согласование документа оформляется визой на документе или
грифом согласования.
Согласование может проводиться как внутри Федеральной службы
(подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с
подчиненными и сторонними заинтересованными организациями).
Перечень согласующих организаций определяется составлением
документа исходя из его содержания или предусматривается
законодательными и нормативными актами.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа должностным лицом и включает личную подпись, должность
визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату
подписания. Например:
Начальник
Юридического отдела
личная подпись В.М. Семенов
21.06.2004.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим
образом:
Замечания прилагаются
Начальник
Юридического отдела
личная подпись В.М. Семенов
дата.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа
оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется
следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник
Юридического отдела
личная подпись В.М. Семенов
20.05.2004.
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают
к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы
проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа
подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации,
визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии
отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе
согласования.
Допускается полистное визирование документа и его приложения.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим
грифом. Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО",
наименование должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование должности), личную подпись, расшифровку
подписи и дату согласования (или название документа,
подтверждающего согласование, его дату и индекс).
Например:
СОГЛАСОВАНО
заместитель Министра
образования и науки
Российской Федерации
_____________ _______________
(личная (инициалы,
подпись) фамилия)
06.05.2004
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 30.09.2004
N 01-22/165-К.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования" (Приложение N 4), если содержание документа
затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается
отметка "Лист согласования прилагается".
6.10. Утверждение документов
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек),
наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи,
инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
заместитель руководителя по
надзору в сфере защиты прав
потребителей и благополучия
человека
_____________ И.О. Фамилия
дата: 00.00.2004.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом,
указанием, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН
(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО без кавычек), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера,
например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом
Министра здравоохранения и
социального развития
Российской Федерации
от 16.06.2004 N 150-01.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в
Приложении N 5.
6.11. Резолюция
В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав
резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя
(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись,
дата, например:
Петрову Н.М.
Федосеевой Н.Ф.
Прошу подготовить проект
договора с ОАО "Нева"
Личная подпись
Дата.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих
типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель,
подпись автора резолюции, дата.
Резолюции к документам записываются на бланках установленного
образца (п. 6.1) или на самих документах. На документе резолюция
пишется от руки соответствующим руководителем на лицевой стороне
первого листа на свободном от текста месте.
6.12. Подпись документа
Документы, направляемые в федеральные органы государственной
власти, федеральные органы судебной власти, подведомственным
организациям, подписываются Руководителем Федеральной службы или
его заместителями, а исходящие от имени подразделения -
руководителями структурных подразделений Федеральной службы в
соответствии с их компетенцией.
Документы, составленные комиссией, подписывают все члены
комиссии, при этом указываются не должности лиц, составивших их, а
распределение обязанностей в составе комиссии (председатель и
члены).
Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.)
подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.
Докладные записки и другие документы в адрес руководства
Федеральной службы подписываются руководителем подразделения (а в
его отсутствие - заместителем).
Доклады, докладные записки, справки и другие документы
информационного, справочного или аналитического характера могут
быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не
выходят за пределы его прав и компетенции, установленных
должностной инструкцией.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности
лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка
(инициалы, фамилия).
В документах, оформленных на бланке должностного лица
(Руководителя Федеральной службы), наименование должности в
подписи не указывают. Подпись оформляют следующим образом:
________________ Н.М. Петровский.
(личная подпись)
В документах (письмах), оформленных на бланке Федеральной
службы, указываются наименование должности лица, подписавшего
документ, личная подпись, инициалы и фамилия, например:
Руководитель личная подпись И.О. Фамилия.
При подписании документа несколькими лицами разных должностей
их подписи располагают одну под другой в последовательности
соответственно занимаемой должности, например:
Генеральный личная подпись Ю.Ф. Северин
директор
Главный бухгалтер личная подпись Т.М. Тимофеева.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, а
подписи и их расшифровка помещаются под наименованием должности,
например:
Заместитель Министра Заместитель Министра
здравоохранения и социального юстиции
развития Российской Федерации Российской Федерации
личная подпись И.О. Фамилия личная подпись И.О. Фамилия.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности
должностного лица, с указанием его фактической должности и
фамилии. При этом не допускается ставить предлог "за", подпись от
руки "зам" или проставлять косую черту перед наименованием
должности.
Подпись располагают ниже текста документа и отметки о наличии
приложения.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности
лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в
соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии: личная подпись В.Н.Соколов
Члены комиссии: личная подпись Л.П.Красавина
личная подпись О.И.Рыжов.
6.13. Удостоверение документов печатью
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности,
ставится печать.
Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей
и благополучия человека имеет печать с изображением
Государственного герба Российской Федерации и со своим
наименованием, а также штампы для регистрации документов.
Печати с наименованием структурного подразделения (без
изображения государственной символики) могут иметь только те
подразделения, которые получили на это право от руководителя
Роспотребнадзора и зафиксировали его в положении о подразделении.
Гербовой печатью Федеральной службы по надзору в сфере защиты
прав потребителей и благополучия человека удостоверяются личные
подписи руководителя Роспотребнадзора, его заместителей, если их
подпись требует заверения. Примерный перечень документов, на
которых ставится печать, приведен в Приложении N 6.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он
захватывал часть наименования должности лица, подписавшего
документ.
На документах финансового характера печать проставляется на
специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения
печати обозначается символом "М.П.", без захвата наименования
должности и подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Разрешение на изготовление печатей и штампов, необходимых для
обеспечения деятельности Роспотребнадзора, утверждается
руководителем Роспотребнадзора по представлению Управляющего
делами.
Все изготовленные печати и штампы учитываются в Управлении
делами и выдаются под расписку работникам структурных
подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.
Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических
шкафах у должностных лиц, на которых возложена ответственность за
их правильное использование и надлежащее хранение.
Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в
известность Управление делами.
Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы
подлежат возврату в Управление делами, где они уничтожаются с
составлением соответствующего акта.
Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на
руководителей структурных подразделений Федеральной службы.
При оставлении должности сотрудником, которому были выданы
печать или штамп, он обязан сдать их в Управление делами.
6.14. Заверение копий документов
Заверение копии документа производится для принятия ей
юридической силы.
Роспотребнадзор может выдать копии только тех документов,
которые создаются в его аппарате.
При решении дел, касающихся приема граждан на работу,
удовлетворения их трудовых и других прав, при формировании личных
дел допускается изготовление копий документов, выданных другими
организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов
(копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о браке
и т.д.) в соответствии с действующим законодательством.
При оформлении копии с документа, касающегося прав и интересов
граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о
том, кому и когда она выдана, а на самой копии отметку, что
подлинник хранится в данной организации.
На первом листе копии документа ставится отметка "Копия". При
заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита
"Подпись" проставляют отметку о заверении, которая состоит из
заверительной надписи "Верно", должности лица, заверившего копию,
его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты
заверения,
например:
"Верно"
Ведущий специалист
общего отдела
личная подпись И.О. Фамилия
07.09.2004.
На копиях исходящих писем и телеграмм, остающихся в деле, дату
заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается
не указывать.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче
ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.
Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для
удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке копий
документов, изготовленных на гербовых бланках и имеющих
юридическую силу (постановления, приказы, указания, инструкции и
т.д.), тиражированных средствами оперативной полиграфии
Роспотребнадзора, каждая копия документа должна быть заверена
гербовой печатью Роспотребнадзора.
6.15. Отметка об исполнителе документа
Отметка об исполнителе документа включает фамилию, имя,
отчество исполнителя и номер телефона, которые располагаются в
левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего
(подписного) листа, например:
Соловьева или Соколов Николай Михайлович
978-77-77 978-00-00.
На информационных письмах, направляемых в несколько адресов и
подлежащих тиражированию, сведения об исполнителе указываются на
лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
6.16. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует
документ, свидетельствующий об исполнении. При наличии такого
документа - ссылку на его дату и номер, отметку "В дело", номер
дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа должна быть подписана и
датирована исполнителем документа, а о направлении его в дело -
руководителем структурного подразделения, в котором исполнен
документ.
7. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции
7.1. Порядок обработки входящей корреспонденции
Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация
поступающей в аппарат Роспотребнадзора корреспонденции
производится в централизованном порядке общим отделом Управления
делами. В процессе первоначальной обработки поступающей
корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов
и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли), за исключением конвертов
(бандеролей), имеющих пометку "лично", вскрываются. При
обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии
документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах:
первый экземпляр остается в общем отделе Управления делами, второй
приобщается к поступившему материалу, а третий направляется
отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда
только по ним можно установить адрес отправителя или время
отправки и получения документов.
Посылки и бандероли с наложенным платежом выкупаются только с
разрешения отдела финансового обеспечения Управления делами.
Корреспонденция, поступившая в Роспотребнадзор, разбирается на
документы, адресованные руководителю Роспотребнадзора, его
заместителям и начальникам управлений, до 10 часов.
Документы, адресованные руководителю Роспотребнадзора и его
заместителям, раскладываются в соответствующие папки в общем
отделе для их дальнейшей передачи адресатам.
Документы, адресованные структурным подразделениям
Роспотребнадзора, раскладываются в экспедиции по ячейкам.
Документы, полученные спецсвязью, передаются секретарям управлений
под роспись.
7.2. Рассмотрение документов
Документы на имя руководителя Роспотребнадзора, его
заместителей и в адрес Федеральной службы по надзору в сфере
защиты прав потребителей и благополучия человека передаются в
общий отдел Управления делами, где они сортируются на
регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии Перечнем
документов, не подлежащих регистрации (Приложение N 7).
Нерегистрируемые документы передаются в структурные
подразделения по назначению.
Документы, адресованные руководителю Роспотребнадзора, его
заместителям, после регистрации не позднее 12 часов передаются
руководству Управления делами для предварительного рассмотрения.
Документы, доставленные спецсвязью, регистрируются и передаются
руководству Управления делами в первую очередь.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью
распределения поступивших документов на: документы, требующие
обязательного рассмотрения руководителем Роспотребнадзора и его
заместителями; документы, непосредственно направляемые в
управления и ответственным исполнителям Роспотребнадзора.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя
из оценки их содержания, на основе установленного в
Роспотребнадзоре распределения обязанностей между руководителем и
заместителями руководителя, а также с учетом вопросов, отнесенных
к сферам ведения структурных подразделений.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие
документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с
поступившим документом или соответствующей справкой (отметкой).
После регистрации в общем отделе Управления делами руководством
Управления либо по его поручению начальником общего отдела
передаются для доклада руководителю Роспотребнадзора документы,
поступившие от:
Администрации Президента Российской Федерации;
Правительства Российской Федерации и Аппарата Правительства
Российской Федерации;
Палат Федерального Собрания Российской Федерации;
руководителей (и их первых заместителей) министерств,
федеральных служб, федеральных агентств, высших судебных органов
Российской Федерации, иных ведомств;
руководителей субъектов Российской Федерации;
другие документы, содержащие информацию по принципиальным
вопросам деятельности Федеральной службы по надзору в сфере защиты
прав потребителей и благополучия человека, в зависимости от
степени значимости вопроса.
Документы на имя заместителей руководителя Роспотребнадзора
регистрируются в общем отделе Управления делами и передаются им на
рассмотрение через секретарей в течение рабочего дня.
Результаты предварительного рассмотрения документов отражаются
в резолюциях (п. 6.11).
После рассмотрения документов руководителем Роспотребнадзора,
его заместителями они возвращаются в общий отдел Управления делами
для перенесения резолюции в электронную карточку и постановки на
контроль. При этом, если срок исполнения документа (поручения) не
зафиксирован в резолюции или самом документе, то действует типовой
срок (п. 4.2).
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в
день их поступления в Роспотребнадзор или в первый рабочий день
(при поступлении документов в нерабочее время).
Документы, исполняемые несколькими управлениями
Роспотребнадзора, передаются им поочередно или одновременно в
копиях, если срок исполнения ограничен. Подлинник передается
ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.
Необходимость размножения документов и количество копий
определяется лицом, организующим исполнение.
7.3. Обработка и отправка исходящей корреспонденции
Обработка и отправка документов осуществляется централизованно
в Управлении делами в соответствии с Почтовыми правилами.
Документы, предназначенные для отправки, принимаются
Управлением делами полностью оформленными, подписанными и
зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления
(кроме простых отправлений).
Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов,
наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству
адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы
подлежат возврату исполнителю на доработку.
Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку и
вложение в конверты, определение и проставление стоимости
отправления, составление списка на заказную почту и сдачу в
отделение связи. Отправлять документы заказной почтой без крайней
необходимости не рекомендуется.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются
в один конверт.
Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и
отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.
7.4. Передача документов внутри Роспотребнадзора
Сотрудники, ответственные за делопроизводство в управлениях
Роспотребнадзора, два раза в день забирают почту из общего отдела
Управления делами. Срочная корреспонденция по сообщению общего
отдела получается адресатом немедленно.
Передача документов между управлениями осуществляется через
лиц, ответственных за делопроизводство. Общий отдел Управления
делами контролирует ход ознакомления с документами и их
перемещение.
Документы должны передаваться от одного исполнителя другому с
учетом срока исполнения документов.
Прием и передача документов на всех этапах прохождения
осуществляется без расписок, но с обязательной отметкой в
регистрационной карточке или электронной базе на компьютере, кому
передан документ. При этом документы, прошедшие регистрацию в
общем отделе Управления делами, передаются в другие структурные
подразделения только через него или с обязательным уведомлением о
передаче.
Каждый работник Роспотребнадзора непосредственно отвечает за
сохранность документов, находящихся у него на исполнении.
В случае увольнения, ухода в отпуск, отъезда в командировку или
болезни исполнители по указанию руководителя подразделения
передают документы другому исполнителю с обязательной отметкой об
этом в регистрационной карточке.
Документы с поручениями руководства Роспотребнадзора вместе с
копиями ответов и материалами по исполнению должны быть возвращены
в общий отдел Управления делами. Наличие упоминаемых в документах
приложений обязательно.
Нормативно-распорядительные документы, присланные из
вышестоящих органов (законы Российской Федерации, указы,
распоряжения Президента Российской Федерации, постановления,
распоряжения Правительства Российской Федерации и другие),
подлежат обязательному возврату в общий отдел Управления делами.
Документы с поручениями руководства Роспотребнадзора,
направленные в структурные подразделения, после их исполнения
формируются в соответствующие дела в соответствии с номенклатурой
дел.
Подшивать в дела неисполненные документы и документы, не
имеющие отметки об исполнении, запрещается.
7.5. Внутренние документы
Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются
(используются) в пределах Федеральной службы по защите прав
потребителей и благополучия человека. Внутренние документы
оперативного характера оформляются не на бланках.
Разрешение различных вопросов между структурными
подразделениями Роспотребнадзора, как правило, осуществляется
путем личного общения или по телефону. Только в исключительных
случаях допускается переписка между ними.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и
оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения
исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) -
входящих документов.
Проекты распорядительных документов после подготовки и
подписания регистрируются и передаются для исполнения или
ознакомления в структурные подразделения, а при необходимости - за
пределы Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав
потребителей и благополучия человека.
Протоколы, приказы, указания, содержащие поручения отдельным
должностным лицам или подразделениям, передаются адресатам в виде
копий или выписок.
Докладные записки на имя руководства Роспотребнадзора или
структурного подразделения, справки, сводки и другие внутренние
документы оперативного характера рассматриваются должностными
лицами, которым они направлены, после чего в общем порядке
передаются для исполнения (использования в работе) в
соответствующие структурные подразделения или помещаются в
соответствующие дела.
7.6. Учет объема документооборота
Учет объема документооборота в Федеральной службе по надзору в
сфере защиты прав потребителей и благополучия человека включает в
себя подсчет общего количества входящих, исходящих и внутренних
документов за определенный период времени.
Показатели объема документооборота используются для определения
технологической оснащенности процессов работы с документами, а
также анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Подсчет количества документов производится по регистрационным
формам в местах их регистрации.
Подсчет количества входящих и исходящих документов, поступающих
на имя руководителя Роспотребнадзора, его заместителей и в адрес
Роспотребнадзора, докладных записок руководству Роспотребнадзора,
писем граждан осуществляется общим отделом Управления делами.
Раздельно учитывается количество входящих, исходящих и
внутренних документов, а также писем граждан.
Подсчет документооборота проводится по структурным
подразделениям и по Роспотребнадзору в целом.
В структурном подразделении учет документов следует производить
по видам документов и по корреспондентам.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме
(Приложение N 8). По каждой группе учитывается количество
документов и отдельно их тираж.
Результаты учета объема документооборота обобщаются Управлением
делами и представляются руководству Роспотребнадзора для выработки
мер по совершенствованию работы с документами.
8. Регистрация документов
8.1. Общие правила регистрации
Регистрация документов - это фиксация факта создания или
поступления документа путем проставления на нем индекса с
последующей записью необходимых сведений о документе в
регистрационных формах.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения
и использования в справочных целях (распорядительные, плановые,
отчетные, учетно-статистические и др.), как создаваемые внутри
Роспотребнадзора (приказы, указания, протоколы, докладные записки,
письма и др.), так и поступающие из других организаций и от
физических лиц.
При помощи регистрации сведения о документах поступают в
поисковую систему.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие
и внутренние - в день подписания или утверждения.
Основным принципом регистрации документов является
однократность. Каждый документ должен регистрироваться в
Роспотребнадзоре только один раз. При передаче зарегистрированного
документа из одного подразделения в другое он повторно не
регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп в
зависимости от вида документа. Например, отдельно регистрируются
приказы Федеральной службы по основной деятельности, приказы по
личному составу, протоколы, инструкции, письма граждан и т.д.
Порядковые номера документам присваиваются в пределах каждой
регистрационной группы. Документы регистрируются в пределах
календарного года.
Документы регистрируются при помощи электронных средств
(компьютеров), машинописного или рукописного заполнения карточек
единого образца (Приложения N 9, N 10) и в журналах. Сведения,
внесенные в карточку, должны обеспечить учет, справочно-
информационный поиск, контроль исполнения и анализ документов.
Для удобства регистрации, облегчения поиска документов
руководству Роспотребнадзора и каждому структурному подразделению,
а также группам корреспондентов присваивается условный индекс.
Классификатор индексов руководства Роспотребнадзора и
структурных подразделений строится в соответствии со структурой
Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и
благополучия человека. Он разрабатывается на начало календарного
года и доводится Управлением делами до сведения каждого
структурного подразделения Роспотребнадзора.
8.2. Регистрация входящих и исходящих документов
Устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов
регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата
документа; индекс документа; дата поступления; индекс поступления;
заголовок документа или краткое содержание; резолюция
(исполнитель, содержание поручения, авто, дата); срок исполнения;
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу,
дата фактического исполнения и номер документа-ответа); номер
дела.
Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от
характера документов и задач использования информации может быть
дополнен другими реквизитами. Правила заполнения основных
реквизитов регистрационной карточки указаны в Приложении N 9.
Регистрационный номер и дата поступления документа
проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа
документа.
Входящий номер документов, подлежащих регистрации Общим отделом
Управления делами, состоит из индекса руководства Федеральной
службы или индексов структурных подразделений; через косую черту -
порядкового номера документа; через тире - года.
Например: 01/231-04 27.05.2004 (01 - индекс руководителя
Роспотребнадзора, 231 - порядковый номер, 04 - год, 27.05.2004 -
число, месяц, год).
В Роспотребнадзоре предусматривается смешанная система
регистрации входящей и исходящей документации, как централизованно
в общем отделе, так и в управлениях.
На все виды организационно-распорядительных документов
(приказы, инструкции, указания и т.п.), в структурных
подразделениях Роспотребнадзора должны заполняться регистрационно-
контрольные карточки (без присвоения входящих номеров).
При поступлении этих документов в структурное подразделение в
карточке указывается наименование документа, его дата и номер,
дата поступления в структурное подразделение и далее заполняются
все графы карточки.
Документы-ответы самостоятельно не регистрируются, отметки об
их поступлении делаются на оборотной стороне регистрационных
карточек инициативных исходящих документов.
При регистрации документов в общем отделе Управления делами для
подразделений-исполнителей распечатывается одна карточка. Эти
документы повторно в структурных подразделениях не регистрируются,
их дальнейшее движение отражается в карточке, приложенной к
документу. В структурных подразделениях карточки заполняются в
количестве экземпляров, необходимых для создания справочных и
контрольных карточек <*>.
--------------------------------
<*> Карточки на документы, переданные на рассмотрение
руководству структурного подразделения, хранятся отдельно и их
расстановка по разделам картотеки производится после того, как
документы возвращены и в карточки перенесены резолюции.
При наличии ссылки на ранее поступившие документы работник,
регистрирующий документ, указывает на карточке номера этих
документов и дел, в которые они подшиты, фамилию исполнителя.
На документах, подлежащих возврату в Управление делами,
ставится штамп "подлежит возврату в канцелярию".
В регистрационно-контрольной карте электронной базы компьютера
отмечается движение документа с момента поступления до его
помещения в дело после исполнения.
Исходящий номер документов, подлежащих регистрации в общем
отделе Управления делами, состоит из индекса руководства
Федеральной службы (Руководителя службы и его заместителей),
подписавших документ); порядкового номера; подготовившего документ
и номера дела по номенклатуре, в которую должен быть подшит
документ, и года.
Например: 01/156-23-04 (01 - индекс Руководителя Федеральной
службы, 156 - порядковый номер, 23 - номер дела по номенклатуре),
04 - год регистрации исходящего документа.
На инициативный документ в структурных подразделениях
заполняется отдельная регистрационная карточка, которая помещается
в справочную картотеку в раздел "исходящие документы"
соответствующей группы корреспондентов.
При регистрации номер документа состоит из индекса структурного
подразделения; через косую черту - порядкового номера по картотеке
данной группы корреспондентов и через тире - номера дела, в
котором находится копия этого документа, например: 14/78-31.
Порядковый номер документа в элементах регистрационного индекса
всегда проставляется за косой чертой.
8.3. Регистрация организационно-распорядительных
документов
Регистрация приказов, постановлений, указаний, положений,
инструкций ведется в журнальной форме и в электронной форме на
компьютере.
В Управлении делами регистрируются:
- приказы по основной деятельности, в том числе о внесении
изменений в структуру и штатное расписание аппарата
Роспотребнадзора;
- постановления Главного государственного санитарного врача
Российской Федерации;
- приказы о краткосрочных заграничных командировках сотрудников
аппарата Федеральной службы (готовятся отделом руководящих кадров)
с добавлением к порядковому номеру индекса "к";
- исключено. - Приказ Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671;
- инструкции, утвержденные руководителем Федеральной службы по
надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека и
его заместителями;
- приказы по личному составу сотрудников аппарата Федеральной
службы (прием на работу, увольнение, перевод на другую должность,
поощрение, взыскание) (готовятся отделом руководящих кадров) с
добавлением к порядковому номеру индекса "л/а";
- приказы о предоставлении отпусков сотрудникам аппарата
Роспотребнадзора (готовятся отделом руководящих кадров) с
добавлением к порядковому номеру индекса "о";
- приказы о командировках сотрудников аппарата Роспотребнадзора
(готовятся отделом руководящих кадров) с добавлением к порядковому
номеру индекса "к";
- решения об отмене постановлений по делу об административном
правонарушении с добавлением к порядковому номеру индекса "р".
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
8.4. Регистрация внутренних документов
Регистрация внутренних документов (докладные записки, справки,
сводки и др.) осуществляется на единых регистрационных карточках
по месту их подготовки. Состав регистрационного номера этих
документов аналогичен исходящему регистрационному номеру.
Подписанные экземпляры протоколов аппаратных совещаний у
руководителя Роспотребнадзора учитываются в Управлении делами.
Протоколы совещаний у заместителей руководителя
Роспотребнадзора и начальников управлений учитываются сотрудником,
ответственным за делопроизводство подразделения, и нумеруются
порядковыми номерами в пределах календарного года.
8.5. Регистрация договоров, соглашений, контрактов
Договоры и контракты, заключенные от имени Федеральной службы
по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия
человека и подписанные ее руководителем или его заместителями,
регистрируются в Управлении делами порядковыми номерами в данной
группе документов с добавлением буквенного индекса "д" или "к".
Договоры (контракты) печатаются в трех экземплярах. 1 экземпляр
хранится в Управлении делами, 1 экземпляр в отделе финансового
обеспечения, третий экземпляр в организации, с кем он заключен.
Соглашения о научно-практическом сотрудничестве в установленной
сфере деятельности Роспотребнадзора с органами и организациями,
подписанные руководителем Федеральной службы по надзору в сфере
защиты прав потребителей и благополучия человека, регистрируются в
Управлении делами. Регистрационный номер соглашения состоит из
регистрационных номеров каждой из сторон, подписавших документ, и
проставляется через косую черту в порядке указания авторов.
Проекты договоров (контрактов, соглашений) готовятся
структурными подразделениями во исполнение поручения руководителя
(заместителя руководителя) Роспотребнадзора в соответствии с
требованиями законодательства Российской Федерации.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
Проект договора (контракта, соглашения) подлежит обязательному
согласованию с Управлением юридического обеспечения деятельности в
сфере защиты прав потребителей и благополучия человека и в случае
представления на подпись руководителю с визирующим заместителем
руководителя Роспотребнадзора.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
Протоколы о намерениях о сотрудничестве в установленной сфере
деятельности Роспотребнадзора, подписанные ее руководителем либо
заместителями руководителя, регистрируются в Управлении делами
порядковыми номерами в данной группе документов.
8.6. Построение поисковых систем
Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные)
строятся на основе регистрационных карточек или банков
регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах).
Поиск документов может осуществляться также по номенклатуре
заводимых дел.
При традиционной карточной регистрации печатается необходимое
количество экземпляров регистрационных карточек, которые могут
составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, по
письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач
поиска.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по
каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.
При передаче документов на архивное хранение передаются и
поисковые системы.
При автоматизированной поисковой системе из банка регистрации
данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного
хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив
раздельно регистрационные блоки картотеки на документы, подлежащие
и не подлежащие передаче на государственное хранение. При
традиционной карточной регистрации передается картотека с
полностью заполненными реквизитами.
Поисковые системы обеспечивают доступ к информации, не
относящейся к категории ограниченного доступа, работникам
Роспотребнадзора, гражданам, государственным органам и
общественным организациям.
9. Организация контроля исполнения
9.1. Система контроля исполнения
Целью контроля является обеспечение своевременного и
качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние
документы.
Контроль исполнения документов, а также зафиксированных в них
или данных по ним поручений включает постановку на контроль,
проверку своевременного доведения документа или поручения до
исполнителя, проверку хода его выполнения, учет и анализ
результатов исполнения контролируемых документов, формирование
информационно-аналитического массива и информирование руководства.
Контроль исполнения документов строится на базе
автоматизированных банков данных и регистрационных картотек.
Обязательному особому контролю исполнения подлежат:
- законы Российской Федерации;
- указы, распоряжения, поручения Президента Российской
Федерации;
- постановления, распоряжения, поручения Правительства
Российской Федерации;
- приказы, распоряжения и другие нормативные документы
Министерства здравоохранения и социального развития Российской
Федерации;
- протоколы заседаний Правительства Российской Федерации;
- запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов
Государственной Думы Федерального Собрания;
- письма и документы из министерств и ведомств на имя
руководства Роспотребнадзора, требующие ответа руководителя или
его заместителей;
- другие документы по указанию руководства Федеральной службы.
За исполнением остальных документов устанавливается срок
контроля, установленный в самом документе или руководителем
Роспотребнадзора или его заместителями.
Ответственность за организацию контроля и своевременное
исполнение поручений, содержащихся в документах, возлагается на
заместителей руководителя Роспотребнадзора, руководителей
структурных подразделений и Управление делами.
Начальники управлений Роспотребнадзора обеспечивают
рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день
поступления, контроль за качественным исполнением документов по
существу вопросов и еженедельное рассмотрение на совещаниях
состояния исполнительной дисциплины.
Начальники управлений Роспотребнадзора являются ответственными
исполнителями поручений по контрольным документам. В отдельных
случаях по протоколам совещаний ответственными исполнителями могут
быть заместители руководителя Роспотребнадзора.
Ответственный исполнитель обеспечивает своевременное исполнение
поручений и качество подготавливаемого документа.
Структурное подразделение, указанное в поручении первым или
обозначенное словом "созыв", является головным (ответственным)
исполнителем.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
Изменение ответственного исполнителя и состава исполнителей
может осуществляться:
- Управлением делами по резолюции руководителя, давшего
поручение;
- по резолюции заместителя руководителя Роспотребнадзора, если
сроки были установлены Управлением делами;
- по договоренности соответствующих руководителей структурных
подразделений.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
Необходимость изменения ответственного исполнителя и состава
исполнителей должна быть обоснована в течение трех дней с даты
оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям -
незамедлительно.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
Соисполнители должны представлять предложения, подписанные
руководителем, ответственному исполнителю в течение первой
половины срока исполнения.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
В случае, если поручение не исполнено в установленный срок,
ответственный исполнитель в течение 3-х дней после истечения срока
представляет руководителю объяснение о ходе исполнения поручения,
причинах его неисполнения и мерах ответственности в отношении лиц,
виновных в нарушениях сроков исполнения.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
Контроль за исполнением документов осуществляется с момента
рассмотрения их руководителем Роспотребнадзора, заместителями
руководителя или руководителями управлений Роспотребнадзора.
Контроль за исполнением входящих документов, адресованных
руководству Роспотребнадзора, приказов, писем граждан осуществляет
общий отдел Управления делами.
Контроль по существу решения поставленных в документах вопросов
осуществляют начальники управлений Роспотребнадзора.
Непосредственный контроль за сроками исполнения документов,
поступающих в структурные подразделения, осуществляется
работником, назначенным руководителем подразделения.
Контроль за своевременным решением вопросов, поставленных в
документах, возлагается на исполнителей.
9.2. Сроки исполнения документов
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.
Для документов, поступивших из вышестоящих органов
государственной власти, и внутренних документов - с даты
подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших
из других федеральных органов исполнительной власти, организаций,
и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются Руководителем
Роспотребнадзора, его заместителями исходя из срока,
установленного организацией, направившей документ, или сроков,
установленных законодательством.
В случае, если Федеральный орган исполнительной власти является
головным исполнителем поручения Правительства Российской
Федерации, данного во исполнение поручения Президента Российской
Федерации в адрес Правительства Российской Федерации, проект
доклада об исполнении представления руководителя федерального
органа исполнительной власти не менее чем за 6 дней до истечения
установленного Президентом Российской Федерации срока с
приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
Если Президентом Российской Федерации дано поручение
непосредственно руководителю Федерального органа исполнительной
власти, проекты соответствующих докладов Президенту и Председателю
Правительства Российской Федерации представляются на подпись
руководителю Федерального органа исполнительной власти не менее
чем за 3 дня до истечения установленного срока.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
В случае, если Федеральный орган исполнительной власти является
соисполнителем поручения, предложения направляются головному
исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на
исполнение.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
Об исполнении поручений, содержащихся в актах Правительства
Российской Федерации, протоколах заседания Правительства
Российской Федерации, протоколах совещаний у Председателя
Правительства, докладывается Председателю Правительства Российской
Федерации, а об исполнении поручений, содержащихся в протоколах
Совещаний у Заместителя Председателя Правительства Российской
Федерации, докладывается Заместителю Председателя Правительства
Российской Федерации.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный в документе срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте
пометку "срочно" - в 3-дневный срок, имеющие помету "оперативно" -
в 10-дневный срок, остальные - в срок не более 30 дней;
- по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со
дня получения;
- по запросам членов Совета Федерации, депутатов
Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через
30 дней со дня получения;
- по поручениям Правительства Российской Федерации, данным
федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов
постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании
Правительства Российской Федерации, а также по проектам
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации,
поступившим от ответственного исполнителя на согласование, - до 10
дней;
- по письмам Министерства иностранных дел без согласования с
другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30
дней;
по обращениям граждан, поступившим в Роспотребнадзор, - до
одного месяца со дня их регистрации.
Если последний день срока исполнения документа приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее
рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и
фиксируется в регистрационной карточке или в электронной базе на
компьютере.
В случае, если поручение выходит за пределы компетенции
исполнителя, руководитель структурного подразделения по
согласованию с заместителями руководителя Роспотребнадзора
представляют руководителю предложения о привлечении
соисполнителей, а если поручение не входит в компетенцию
исполнителя, руководитель структурного подразделения по
согласованию с курирующим заместителем представляют руководителю
Роспотребнадзора предложения о назначении другого исполнителя в
течение 7 дней с даты подписания поручения, а по срочным и
оперативным поручениям - незамедлительно.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
Изменение срока исполнения производится лицом, установившим
этот срок, при наличии объективных причин, изложенных
исполнителем. Исполнитель документа должен не менее чем за три дня
до истечения срока исполнения документа обратиться к лицу,
установившему срок, с просьбой о продлении срока, представив
обоснование. Изменение срока должно быть также согласовано с
организацией, установившей его, если срок установлен в документе.
Продление срока исполнения поручения Президента Российской
Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или
Правительства Российской Федерации допускается в исключительных
случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в
указанный срок по объективным причинам. В этом случае автору
поручения представляется мотивированное предложение о продлении
срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения
представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания
поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не
продлеваются.
Продление срока исполнения запросов членов Совета Федерации и
депутатов Государственной Думы Российской Федерации предполагает
наличие промежуточного ответа автору запроса с аргументированным
обоснованием необходимости продления срока.
Изменение срока документируется: проставляется новый срок, дата
изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы -
регистрационную карточку и электронную базу в компьютере.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет
право только вышестоящая организация, организация - автор
документа.
Отсутствие своевременной информации о необходимости переноса
срока исполнения понимается как подтверждение нормального хода
исполнения, обеспечивающего выполнение задания в установленный
срок.
Запрещается увеличивать срок исполнения, установленный
руководством Роспотребнадзора, или определять его с момента
поступления документа в структурное подразделение.
9.3. Организация и технология контроля исполнения
Постановка документов на контроль осуществляется руководителем
Роспотребнадзора, его заместителями и начальниками управлений.
На входящем документе, подлежащем контролю, при регистрации в
общем отделе Управления делами ставится штамп "КОНТРОЛЬ" и
указывается срок исполнения. Затем документы передаются в
структурные подразделения Роспотребнадзора с регистрационными
карточками.
На поручения, содержащиеся в распорядительных документах
Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и
благополучия человека (приказах, указаниях и др.), в структурных
подразделениях в день получения документа по каждому пункту,
подлежащему исполнению в данном подразделении, заполняется
регистрационно-контрольная карточка с указанием исполнителей и
сроков исполнения.
Контрольные карточки в структурных подразделениях группируются
в специальной контрольной карточке или в соответствующем разделе
справочной картотеки по срокам исполнения.
Для контролируемых исходящих инициативных документов, по
которым ожидается получение ответа, заводится специальная
контрольная карточка или выделяется специальный раздел в
справочной картотеке по срокам исполнения. Приблизительный срок
ожидаемого ответа на инициативный документ проставляется на его
копии при регистрации (если этот срок не указан в самом тексте
документа). Контроль за исполнением инициативного документа
осуществляет исполнитель.
В управлениях Роспотребнадзора ответственный за ведение
контроля исполнения документов обязан:
а) ежедневно проверять контрольные карточки в ячейках текущего
и двух последующих дней и напомнить исполнителям о приближении
срока исполнения;
б) выяснять состояние исполнения документов, перечисленных в
сводках общего отдела Управления делами;
в) докладывать руководителю подразделения о всех случаях
возможных задержек и нарушений сроков исполнения документов;
г) фиксировать в контрольной карточке факты напоминаний о
приближении или наступлении срока исполнения и необходимые
сведения о ходе исполнения;
д) передавать информацию о ходе исполнения документов в
Управление делами.
Ход исполнения документа и результат его выполнения вводится в
базу данных автоматизированной регистрации Управления делами.
Для проверки хода исполнения поручений и документов,
поставленных на контроль, общий отдел Управления делами делает
еженедельные распечатки с напоминаниями руководителям
подразделений о приближении сроков исполнения (предупредительный
контроль) и о документах, не выполненных в срок.
Руководители подразделений обязаны лично рассматривать
указанные сводки и принимать необходимые меры для своевременного
исполнения документов.
В случае, если поручение не исполнено в установленный срок,
руководитель структурного подразделения - головного исполнителя в
течение 2-х дней после истечения срока, установленного для
исполнения поручения, представляет руководителю завизированное
курирующим заместителем руководителя объяснение о ходе исполнения
поручения, причинах его неисполнения в установленный срок и мерах
ответственности в отношении лиц, виновных в неисполнении.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
9.4. Организация исполнения
При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет
документы, требующие срочного исполнения.
Обработка и передача документов непосредственным исполнителям
осуществляется в день поступления документа в подразделение или, в
крайнем случае, на следующий день. Срочные документы передаются
немедленно.
Исполнение документа предусматривает сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его
оформление, согласование со всеми соисполнителями, представление
на подписание (утверждение) руководству Роспотребнадзора или
руководителю структурного подразделения, подготовку к пересылке
адресату.
Документы по вопросам, относящимся к компетенции аппарата
Роспотребнадзора, не должны пересылаться на исполнение в
подведомственные организации и учреждения.
Запрещается направлять на исполнение в подведомственные
организации подлинники документов, поступившие из вышестоящих
органов.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров
документа и передает документ на тиражирование. На документ,
рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель составляет
список на рассылку.
При оперативном решении вопроса без составления дополнительных
документов исполнитель делает отметки на документе о датах
поступления (если образовался интервал времени между поступлением
документа в Роспотребнадзор и к исполнителю), промежуточного
исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и
результатах окончательного исполнения. Все отметки делаются на
свободных от текста местах.
В случае, когда документ (поручение) должен исполняться
несколькими подразделениями совместно, ответственным за исполнение
является лицо, названное в качестве исполнителя в резолюции или
документе первым.
Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение
документа в установленный срок путем ознакомления с документом (в
течение двух дней) всех исполнителей для принятия совместного
решения, которое докладывается руководителю. Ответственному
исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые
обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все
необходимые материалы.
Соисполнители в равной мере несут ответственность за
своевременное и качественное исполнение документов.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за
полноту и достоверность информации, использованной при подготовке
документа.
При исполнении документов несколькими исполнителями с документа
могут сниматься копии. Подлинник документа передается основному
исполнителю.
9.5. Снятие документа с контроля
После исполнения документы снимаются с контроля. На документах,
снятых с контроля, делается отметка: "В дело; подпись и дата".
Документ считается исполненным и снимается с контроля только
после полного решения всех поставленных в нем вопросов и
уведомления об этом всех заинтересованных организаций и лиц.
Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не
является основанием для снятия документа с контроля и признания
его исполненным.
Документы, представленные на подпись руководству
Роспотребнадзора и возвращенные на доработку, не считаются
исполненными в срок.
Исполненные входящие контрольные документы представляются в
общий отдел Управления делами вместе с копией ответа или другими
документами, свидетельствующими об исполнении.
Основанием для снятия с контроля поручений руководства
Роспотребнадзора является справка о выполнении поручения. Справка
подписывается руководителем структурного подразделения с указанием
даты и представляется в общий отдел Управления делами.
Документ снимается с контроля, если он признан утратившим силу.
Руководители структурных подразделений обязаны регулярно
проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать
случаи нарушения установленных сроков исполнения.
Данные о состоянии исполнительской дисциплины докладываются на
совещаниях у руководства Федеральной службы.
10. Особенности работы с письмами (обращениями) граждан
Организация и обеспечение централизованного учета и
своевременного рассмотрения писем (обращений) граждан
осуществляется общим отделом Управления делами Роспотребнадзора.
Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных
обращений граждан, поступивших на исполнение в подразделения,
осуществляют руководители этих подразделений.
Все письма, поступившие в центральный аппарат Роспотребнадзора,
подлежат обязательной регистрации в общем отделе Управления делами
с использованием специальной программы на компьютере, независимо
от того, поступили они от заявителей по почте, на личном приеме
граждан у руководителя Роспотребнадзора, его заместителей и
руководителей структурных подразделений или через организации.
Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных жалоб,
заявлений, предложений граждан не допускается. Пересылка обращений
граждан на рассмотрение в подразделения и лицам, на действия
которых поданы заявления или жалобы, категорически запрещается.
Прием граждан руководителями Роспотребнадзора ведется в
установленные дни недели по графикам, утверждаемым руководителем
Роспотребнадзора.
Запись на прием и организация приема обеспечиваются
секретариатом руководства Роспотребнадзора. Организация исполнения
решений по результатам приема возлагается на управления и отделы,
в компетенцию которых входят рассмотренные вопросы.
Письма, содержащие вопросы, решение которых входит в
компетенцию руководителей и начальников управлений
Роспотребнадзора, направляются общим отделом Управления делами на
рассмотрение соответствующим должностным лицам. При регистрации на
эти письма заводится регистрационно-контрольная карточка.
Письма граждан, рассмотренные руководителем Роспотребнадзора и
его заместителями, передаются исполнителям через общий отдел
Управления делами вместе с регистрационно-контрольными карточками.
Повторная регистрация писем граждан в подразделениях не
допускается.
Анонимные обращения (без подписи автора, указания Ф.И.О. и
почтового адреса), обращения, не поддающиеся прочтению, содержащие
нецензурные выражения, а также дубликатные обращения (второй и
последующие экземпляры одного обращения, направленные гражданином
в различные органы государственной власти, или обращения,
повторяющие текст предыдущего обращения, на которое дан ответ) не
рассматриваются.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
В случае поступления дубликатных обращений могут направляться
уведомления о ранее данных ответах.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
Сообщения, в том числе анонимные, о совершенных или готовящихся
преступлениях пересылаются в соответствующие правоохранительные
органы.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
Для приема обращений граждан в форме электронных сообщений
(Интернет-обращений), как правило, применяется специализированное
программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем
реквизитов, необходимых для работы с обращениями и для письменного
ответа, и в случае незаполнения указанных реквизитов информирующее
заявителя о невозможности принять его обращение. Адрес электронной
почты автора и электронная цифровая подпись являются
дополнительной информацией.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
В случае, если в Интернет-обращении заявителем указан адрес
электронной почты, по этому адресу направляется уведомление о
приеме обращения или об отказе в рассмотрении (с обоснованием
причин отказа), после чего обращение распечатывается и дальнейшая
работа с ним ведется как с письменным обращением.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
Ответ на Интернет-обращение может направляться как в письменной
форме, так и в форме электронного сообщения.
(введено Приказом Роспотребнадзора от 26.08.2005 N 671)
Повторными считаются письма, поступившие от одного или разных
лиц по одному вопросу, а также жалобы на несвоевременное
рассмотрение писем.
На каждое повторное письмо заполняется новая регистрационная
карточка.
В управлениях Роспотребнадзора фиксируется ход исполнения
писем. Их передача из одного подразделения в другое производится
через общий отдел Управления делами.
Делопроизводство в управлениях Роспотребнадзора по письмам
граждан ведется отдельно от служебных документов.
Письма граждан исполняются в следующие сроки:
- письма, направляемые для окончательного разрешения в другие
органы, учреждения, предприятия, организации, - 5 рабочих дней;
- письма, которые можно разрешить непосредственно в аппарате
Федеральной службы, направив разъяснения, отказав или удовлетворив
просьбу заявителя, - до 15 дней;
- письма, требующие для их разрешения комиссионной проверки с
выездом на место, запроса документов, сведений, консультации
специалистов или других дополнительных действий, - до 30 дней. В
особо сложных случаях, с разрешения заместителя руководителя
Роспотребнадзора, курирующего управление, на исполнении которого
находятся обращения граждан, срок разрешения таких писем может
быть продлен, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом
лицу, подавшему заявление или жалобу.
Сроки рассмотрения писем исчисляются со дня регистрации в общем
отделе Управления делами.
Еженедельно в структурные подразделения направляются сводки по
контрольным письмам граждан, не исполненным в установленный срок.
Общий отдел Управления делами анализирует поступившие в
Роспотребнадзор обращения граждан и ежеквартально представляет
руководству Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав
потребителей и благополучия человека сведения о поступлении и
рассмотрении писем граждан.
Письма граждан считаются исполненными лишь после ответа
заявителю о принятом решении по существу обращения.
Документы, связанные с рассмотрением письменных обращений
граждан, формируются в дела в подразделениях в соответствии с
номенклатурой дел.
Информационно-справочную работу по поступившим обращениям
граждан ведет общий отдел Управления делами.
10.1. Особенности рассмотрения и оформления писем
граждан, взятых на контроль Администрацией Президента
Российской Федерации, Аппаратом Правительства
Российской Федерации, Федеральным Собранием
Российской Федерации, депутатами
Все письма граждан, поступившие из вышестоящих органов,
первично рассматриваются в общем отделе Управления делами.
Письма, по которым необходимо информировать вышестоящие органы,
Государственную Думу, Совет Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации, направляются на рассмотрение руководству
Роспотребнадзора и контролируются общим отделом Управления делами.
Сроки рассмотрения таких писем устанавливаются на общих
основаниях, если иного срока не указано в сопроводительном письме
вышестоящего органа, депутата, резолюции руководителя Федеральной
службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия
человека или его заместителей, рассмотревших письмо.
В особо сложных случаях срок рассмотрения письма при истечении
30-дневного срока продлевается руководителем Роспотребнадзора или
его заместителями, о чем сообщается в вышестоящий орган письменно
или испрашивается разрешение по телефону, о чем делается
соответствующая запись в деле по переписке (фамилия, имя,
отчество, телефон должностного лица, с которым согласован вопрос о
продлении срока).
Ответы в вышестоящие органы, депутатам должны быть подписаны
руководителем Роспотребнадзора, а в его отсутствие - лицом, его
замещающим.
В исключительных случаях, когда письма из вышестоящих органов,
от депутатов адресованы лично заместителю руководителя
Роспотребнадзора или руководителям структурных подразделений,
ответ подписывается этими лицами.
Письма снимаются с контроля Управлением делами по указанию
руководителя Роспотребнадзора или его заместителей после
окончательного ответа в вышестоящий орган, депутату.
Все ответы на контрольные письма направляются через общий отдел
Управления делами, где им присваивается исходящий номер.
Подлинники писем и копии ответов формируются в дела в общем
отделе Управления делами. Вторая копия ответа дается исполнителю.
11. Работа с обращениями и запросами депутатов
Запросы, как правило, поступают в Федеральную службу на бланках
членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации с сопроводительным
письмом председателя (или его заместителя) соответствующей палаты
Федерального Собрания.
Подготовка и направление ответов на обращения и запросы члена
Совета Федерации или депутата Государственной Думы осуществляется
Федеральной службой в соответствии с Федеральным законом "О
статусе депутата Совета Федерации и статусе депутата
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации".
В качестве обращения рассматривается письмо, написанное на
бланке члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы,
имеющее подпись депутата и дату.
При обращении депутата в федеральный орган исполнительной
власти должностные лица должны предоставить депутату всю
информацию, связанную с его депутатским запросом.
Ответ представляется автору обращения безотлагательно (а при
необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30
дней со дня получения обращения). К ответу приобщаются
запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения,
составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке,
установленном Федеральным законом о государственной тайне.
В случае необходимости проведения в связи с обращением или
запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения
каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или
запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ
депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления
обращения или запроса или в иной согласованный с инициатором
запроса срок.
Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос,
должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей
палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной
форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского
запроса или в иной установленный соответствующей палатой
Федерального Собрания Российской Федерации срок. Ответ должен быть
подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский
запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов
депутатов осуществляется общим отделом Роспотребнадзора с
установленным порядком работы с поступающими документами.
В структурных подразделениях Роспотребнадзора по обращениям и
запросам членов Совета Федерации или депутатов Государственной
Думы, в соответствии с указаниями руководства Федеральной службы,
оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях -
проекты поручений соответствующим организациям.
Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению
формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В Роспотребнадзоре анализируют количество, характер и
содержание обращений и запросов депутатов и информируют об этом
руководство Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав
потребителей и благополучия человека.
По обращениям комитетов и комиссий палат Федерального Собрания
Российской Федерации по вопросам своего ведения к членам
Правительства Российской Федерации и руководству Федеральной
службы по надзору в сфере защиты прав потребителей, поступившим из
Правительства Российской Федерации, ответы направляются в
соответствующий комитет или комиссию. При необходимости копия
ответа направляется в Правительство Российской Федерации.
12. Особенности оформления документов,
представляемых по каналам электросвязи
12.1. Телеграммы (телетайпограммы) <*>
--------------------------------
<*> Далее по тексту читать телеграммы.
Телеграммы (телетайпограммы) - обобщенное название различных по
содержанию документов, выделенных в связи с особым способом
передачи текста. Они направляются в случаях крайней необходимости,
когда отправление документа почтой не обеспечит своевременного
решения вопроса. Отправка телеграмм осуществляется с разрешения
Управления делами.
Телеграммы делятся на следующие категории: "Вне категории",
"Внеочередные", "Правительственные", "Международные", "Срочные",
"Обыкновенные". Отметку о категории проставляют в первой строке
телеграммы.
В телеграммах, подписанных руководителем Роспотребнадзора, в
правом верхнем углу печатается слово "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ".
Категории и вид телеграммы проставляются составителем и
указываются перед адресатом.
При оформлении телеграмм нужно указывать подробный адрес,
полностью обеспечивающий доставку телеграммы адресату. Адресная
часть телеграммы во всех случаях начинается с города или другого
населенного пункта, а затем указывают номер отделения связи
(последние три цифры почтового индекса), краткое (или условное
телеграфное) название учреждения в именительном падеже, фамилию
адресата в дательном падеже, например:
ВОЛГОГРАД 100 Лесная 3 НИИ ЛЕКАРСТВЕННЫХ ПРЕПАРАТОВ.
Если город не является административным центром, а районного
подчинения или сельская местность, то обязательно указание
области, района, например:
АБАКАН КРАСНОЯРСКОГО ХАКАССКОЙ...
ПОС СЕВЕРНЫЙ МАГАДАНСКОЙ...
Если телеграмма отправляется разовым адресам, на ней
указывается подробный адрес или номер телетайпного аппарата.
Текст телеграммы печатают на одной стороне стандартного листа
бумаги формата А4 прописными буквами через два машинописных
интервала без абзацев и переноса слов.
Текст излагают кратко и ясно, без союзов, предлогов, если при
этом не искажается смысл телеграммы. Отрицание "не" в телеграммах
опускать нельзя. Текст печатается без переноса слов, без абзацев,
исправлений и не должен превышать 50 слов. Вставки в тексте делать
нельзя. Знаки препинания ставятся лишь в том случае, если от них
зависит смысл текста: точка - тчк, тире - тире, запятая - зпт,
кавычки - квч, двоеточие - двтч, скобки - скб.
Текст ответной телеграммы следует начинать с номера и даты
документа, на который дается ответ, без добавлений "На Ваше
письмо", "На Ваш запрос".
Текст телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не
должен заканчиваться цифрой. Все цифровые данные пишутся в
телеграмме словами.
Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых
знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Словами
следует писать и знаки: N - номер или HP, "+" - плюс, "%" -
процент и т.д.
Телеграмма должна быть подписана. Подпись ставится в отдельной
строке через два интервала от текста. Должность подписавшего
телеграмму указывается одним словом, например:
РУКОВОДИТЕЛЬ СТЕПАНОВ.
В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких
организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей
организации.
После текста и подписи проводится черта, под которой
указываются структурное подразделение, подготовившее телеграмму,
фамилия и телефон исполнителя, регистрационный номер и дата
телеграммы. Полное название и адрес Роспотребнадзора при передаче
телеграммы по телефону.
Если один и тот же текст телеграммы направляется нескольким
адресатам, то при передаче по телетайпу подписывается один
экземпляр, на котором указаны адреса. При передаче телетайпограммы
более чем в четыре адреса к телетайпограмме должен быть приложен
текст рассылки, подписанный исполнителем, с указанием адресов. При
передаче по телеграфу количество экземпляров должно
соответствовать количеству адресатов. Подписывается только один
экземпляр телеграммы, остальные заверяются.
Подтверждением отправки телеграммы (телетайпограммы) является
заверенная оператором копия отправленной телеграммы
(телетайпограммы).
12.2. Факсограммы
По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие
срочной передачи информации. К передаче принимаются подлинники и
заверенные копии документов.
Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с
помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого
документа-подлинника (письмо, договор, протокол и т.д.). Если
документ послан на согласование, то на первом листе документа
указывается "проект".
Отправляемые документы должны быть напечатаны четким,
контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой черными или
темно-синими чернилами.
В том случае, когда документ направляется в сторонние
организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны,
города) получателя.
Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или
поступивших в Федеральную службу, осуществляется в установленном в
Федеральной службе порядке.
После передачи информации документы возвращаются исполнителю с
отметкой о дате и времени отправки. Далее документ отправляется
почтой.
Доставка факсограмм в структурные подразделения обеспечивается
сотрудниками, ответственными за делопроизводство этих
подразделений.
Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного
аппарата об успешной его доставке.
12.3. Телефонограммы
Для оперативного решения вопросов с организациями,
расположенными в пределах города Москвы, рекомендуется
использовать телефонограммы.
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной
связи.
Текст принятой телефонограммы перепечатывается получателем и
передается на рассмотрение адресату.
Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на
совещания, заседания и т.д.).
Текст телефонограммы должен быть простым, не превышающим 30
слов. В тексте не должно быть труднопроизносимых слов и сложных
речевых оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и после передачи
подшивается в соответствующее дело.
Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги и
содержат следующие реквизиты: qqqqqqqq документа, регистрационный
номер, дату, текст, подпись, время приема-передачи телефонограммы;
должность и номера телефонов передающего и принявшего
телефонограмму. Если телефонограмма передается нескольким
адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее
передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Следует проверять правильность записи телефонограммы ее
повторным прочтением в конце передачи.
Телефонограмма регистрируется лицом, принявшим ее, в
специальном журнале с отметкой о передаче.
12.4. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)
Одним из средств передачи срочных приказов, писем и других
документов Роспотребнадзора является электронная почта.
Адресат электронной почты получает изображение документа
(электронного сообщения) на экране компьютера или в виде копии на
бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства
(принтера).
Для передачи сообщения исполнитель передает в Управление делами
установленным образом оформленный документ и указывает, в каком
виде документ должен быть отправлен: в виде изображения документа
или его текста (к документу объемом более одной страницы должна
прилагаться дискета с текстом документа). Передачу документов по
электронной почте осуществляет специалист, в должностные
обязанности которого входит работа с электронной почтой. При
направлении документа в сторонние организации должен быть указан
электронный адрес получателя.
Полученные по электронной почте документы регистрируются в
общем отделе в установленном порядке. При поступлении в общий
отдел Управления делами оригинала документа ему присваивается тот
же входящий номер, что и документу, полученному по электронной
почте.
13. Размножение документов
Размножению на множительных аппаратах всех типов подлежат
служебные документы несекретных изданий.
Запрещается снятие и выдача копий документов вышестоящих
органов, имеющих гриф "Снятие копий запрещено".
Размножение служебных документов на множительных аппаратах
тиражом до 100 экз. осуществляется согласно утвержденному лимиту
для каждого структурного подразделения Роспотребнадзора на
основании карты-заявки, подписанной начальником управления или его
заместителем, начальником отдела финансового обеспечения
Управления делами, Управляющим делами или его заместителем.
Бланки структурных подразделений, бланки-формы статистической
отчетности, карточка учета и другие бланочные работы выполняются с
разрешения руководителей структурных подразделений и руководства
Управления делами.
Размножение документов с грифом "Для служебного пользования"
производится с разрешения специального отдела.
14. Планирование деятельности Роспотребнадзора
Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей
и благополучия человека осуществляет свою деятельность в
соответствии с годовыми (перспективными) и квартальными планами
работ.
Составление планов и контроль за их исполнением осуществляет
Управление организации надзора и контроля в сфере защиты прав
потребителей и благополучия человека.
Начальники управлений Роспотребнадзора до 15 числа последнего
месяца года (квартала) представляют в Управление организации
надзора и контроля в сфере защиты прав потребителей и благополучия
человека предложения по мероприятиям, которые необходимо включить
в план работы. Указанные предложения должны быть согласованы с
заместителями руководителя Роспотребнадзора, курирующего
соответствующее управление.
Управление организации надзора и контроля в сфере защиты прав
потребителей и благополучия человека на основании представленных
предложений формирует годовой (перспективный) план работы и на его
основе квартальный план работы и представляет его на утверждение
руководителю Роспотребнадзора. После утверждения плана он
направляется заместителям руководителя и начальникам управлений
Роспотребнадзора для исполнения.
Управление организации надзора и контроля в сфере защиты прав
потребителей и благополучия человека осуществляет контроль за
исполнением мероприятий, предусмотренных планом работы. Начальники
управлений в начале каждого месяца представляют в Управление
организации надзора и контроля в сфере защиты прав потребителей и
благополучия человека справку о выполнении пунктов плана. В случае
невыполнения отдельных мероприятий, предусмотренных планом работы,
начальники управлений представляют объяснения о причинах его
невыполнения.
Управление организации надзора и контроля в сфере защиты прав
потребителей и благополучия человека на основании представленных
от управлений сведений формирует итоговую справку о ходе
выполнения плана работы и представляет ее руководителю
Роспотребнадзора.
15. Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой
совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,
систематизацию документов, формирование и оформление дел в
делопроизводстве и их передачу в архив Роспотребнадзора (далее
именуется архив) в соответствии с требованиями, установленными
государственными стандартами на документы, нормативно-
методическими документами Федеральной архивной службы России, а
также соответствующими нормативно-методическими документами по
архивному делу и делопроизводству федеральных органов
исполнительной власти.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию
документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур
дел и формирование дел.
15.1. Составление номенклатур дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, заводимых в федеральных органах исполнительной
власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел,
определения сроков их хранения и является основой для составления
описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а
также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения
(используются для использования в Федеральной службе).
При составлении номенклатуры дел Роспотребнадзора и его
структурных подразделений используются Положение о Федеральной
службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия
человека, утвержденное Постановлением Правительства Российской
Федерации от 30 июня 2004 г. N 322, штатное расписание, планы и
отчеты о работе, перечни документов с указанием сроков их
хранения, номенклатуры дел за предшествующие годы. Изучаются
документы, образующиеся в деятельности Роспотребнадзора, их виды,
состав и содержание.
Номенклатура дел составляется в последнем квартале
предшествующего года по установленным формам (Приложение N 11 -
для структурных подразделений и Приложение N 12 - сводная
номенклатура дел Роспотребнадзора) и согласовывается с архивом
Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и
благополучия человека.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом,
ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с
архивом и общим отделом Управления делами, подписывается
руководителем структурного подразделения и представляется в
Управление делами. Номенклатура дел составляется на основе
изучения состава, содержания и количества документов, образующихся
в процессе деятельности структурного подразделения. В номенклатуру
дел включаются все документы, отражающие деятельность структурного
подразделения, кроме печатных изданий. Ведение дел вне
номенклатуры не допускается. Номенклатура дел печатается в двух
экземплярах. Первый экземпляр сдается в общий отдел Управления
делами, второй остается в подразделении.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок
разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в
Управление делами.
Сводная номенклатура дел составляется общим отделом Управления
делами на основе номенклатур дел структурных подразделений при
методической помощи архива Роспотребнадзора.
Сводная номенклатура дел Федеральной службы по надзору в сфере
защиты прав потребителей и благополучия человека подписывается
Управляющим делами, согласовывается с Центральной экспертной
комиссией Роспотребнадзора (при ее наличии) (далее именуется ЦЭК),
с экспертной проверочной комиссией (далее именуется ЭПК)
Государственного архива Российской Федерации, в который документы
передаются на государственное хранение, и утверждается
руководителем Роспотребнадзора. Согласовывается номенклатура дел с
федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было
структурных изменений в федеральном органе исполнительной власти.
Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново
в случае существенных изменений функций и структуры федерального
органа исполнительной власти.
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные
подразделения Федеральной службы получают выписки из
соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве
экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел
является документом постоянного срока хранения и включается в
номенклатуру дел в раздел Управления делами Роспотребнадзора.
Второй используется общим отделом Управления делами в качестве
рабочего. Третий применяется в архиве Роспотребнадзора. Четвертый
- в Госархиве Российской Федерации, с которым согласовывалась
номенклатура дел.
Названиями разделов номенклатуры дел Роспотребнадзора являются
названия ее структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел
разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой
Федеральной службы.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все
документируемые участки работы Федеральной службы.
Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного
в Федеральной службе цифрового обозначения структурного
подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре
в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются
арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение
структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела
по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы
для однородных дел в пределах разных структурных подразделений;
для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а
также вводных слов и сложных оборотов ("и т.д.", "и др.", "и
пр.").
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.)
или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название
федерального органа исполнительной власти или структурного
подразделения (автор документа); название организации, которой
будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат
или корреспондент документа); краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела; дата (период), к которой относятся документы
дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы,
списки, доклады, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название.
Например:
"Переписка с Центрами госсанэпиднадзора субъектов Российской
Федерации об изучении ситуации с...".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам
документирования управленческой деятельности".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним.
Например:
"Переписка с ВНИИ вирусологии по вопросам...".
При обозначении в заголовках дел административно-
территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела
касается нескольких однородных административно-территориальных
единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а
указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с руководителями органов здравоохранения субъектов
Российской Федерации об усилении контроля за использованием
лекарственных препаратов...".
Если содержание дела касается одной административно-
территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название
указывается в заголовке дела.
Например:
"Переписка с филиалом института (г. Самара) об использовании
архивных документов".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную
документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за)
который составлены планы (отчеты).
Например:
"Квартальные планы работы Управления делами Федеральной
службы".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале
располагаются заголовки дел, содержащих организационно-
распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной
номенклатуре дел или согласованный с Федеральной архивной службой
России срок хранения.
Для определения сроков хранения документов следует
руководствоваться Перечнем документов со сроками хранения
Минздрава СССР (М., 1974) и Перечнем типовых документов,
образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и
других учреждений (М., 1989).
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней
документов, использованных при определении сроков хранения дел,
проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах
(например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению,
о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в
другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и
др.
Если в течение года в федеральном органе исполнительной власти
возникают новые документированные участки работы,
непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.
Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются
резервные номера.
По окончании календарного года лицом, ответственным за ведение
делопроизводства каждого структурного подразделения и Федеральной
службы в целом, составляется итоговая запись о количестве
заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного
сроков хранения (Приложения N 13, N 16). Эти сведения в
обязательном порядке сообщаются в общий отдел Управления делами.
В конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве
заведенных дел (томов).
15.2. Формирование дел
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дела.
Формирование дел осуществляется в структурных подразделениях.
Ответственность за формирование дел возлагается на специалистов
структурных подразделений, ответственных за делопроизводство.
Указания архива о необходимости переформирования дел являются
обязательными для исполнения сотрудниками структурных
подразделений.
Исполненные документы должны сдаваться исполнителем в общий
отдел Управления делами или лицам, ответственным за ведение
делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их
в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ,
определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель
в соответствии с номенклатурой дел.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется общим
отделом Управления делами.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила: помещать в дело только исполненные документы в
соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в
дело документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел; раздельно группировать в дела документы
постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела
ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело
не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250
листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и
заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1",
"т. 2" и т.д.
Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-
логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида
документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов
Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской
Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний
Правительства Российской Федерации.
Все документы отчетного и информационного характера по
исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства
Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в
заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то
отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока
хранения за текущий год.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в
соответствии с Указом Президента Российской Федерации "О порядке
ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности
Российской Федерации в порядке назначения и государственные
должности федеральной государственной службы" от 01.06.1998 N 640
(Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст.
2501).
Переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности;
документ-ответ помещается за документом-запросом. При
возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса дела предыдущего года.
15.3. Оформление дел
Дела Роспотребнадзора подлежат оформлению при их заведении и по
завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на
обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной
надписи. Оформление дел проводится сотрудниками общего отдела
Управления делами и соответствующих структурных подразделений
Роспотребнадзора, в ведении которых заведение и формирование дел
при методической помощи и под контролем архива Роспотребнадзора.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление
реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 13);
нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела
(Приложение N 14); составление, в необходимых случаях, внутренней
описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение
необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и
по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке
дела указываются реквизиты: полное наименование Федеральной
службы; наименование структурного подразделения; индекс дела;
заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле;
срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом:
- наименование Роспотребнадзора указывается полностью, в
именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного
наименования, которое указывается в скобках после полного
наименования;
- наименование структурного подразделения - записывается
название структурного подразделения в соответствии с утвержденной
структурой;
- индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по
номенклатуре дел Роспотребнадзора;
- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел
Роспотребнадзора, согласованной с ЭПК Росархива;
- дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в
делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную
документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов
(частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число,
месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого
позднего документов, включенных в дело. При этом число и год
обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами;
- номер описи и дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме
чистых листов, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются.
Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры
проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в
деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество
листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи,
фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество
листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с
заверительной надписью.
Запрещается вносить заверительную надпись на чистый оборот
листа последнего документа или внутреннюю сторону обложки дела.
Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, то
он наклеивается на внутренней стороне обложки дела.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком
хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне
документов, образующихся в деятельности Федеральной службы, с
указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел
постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве
чернилами только после включения этих дел в годовые разделы
сводных описей, утвержденных ЭПК Росархива.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место
для наименования федерального архива, в который будут передаваться
дела, кодов федерального архива и Федеральной службы по
Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых
документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
15.4. Составление и оформление описей дел
На дела, передаваемые в архив, после их оформления составляется
опись.
Опись дела - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной
валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела
временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу
(приказы по личному составу, лицевые счета, личные дела).
Описи дел составляются сотрудниками структурных подразделений,
ответственными за делопроизводство, под методическим руководством
сотрудников архива. Ответственность за своевременное и
качественное составление описей несут руководители структурных
подразделений.
По этим описям документы сдаются в архив Роспотребнадзора.
Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой
для подготовки сводной описи Федеральной службы, которую готовит
архив. По сводной описи дела передаются на государственное
хранение.
Описи дел составляются по установленным формам для дел
постоянного и временного сроков хранения (Приложения N 15, 16).
Опись дел по личному составу оформляется так же, как для дел
постоянного хранения.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество
формирования и оформления дел, соответствие количества дел,
вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел
подразделения. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по
номенклатуре, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные
дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая
подписывается руководителем структурного подразделения и
передается вместе с описью дел в архив.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый
том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи - валовый;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные
однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие
сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе
описи заголовок воспроизводится полностью)
Например:
Приказы Федеральной службы N 1 - 42. Том 1.
То же, N 43 - 91. Том 2;
- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме
дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о
наличии копий и т.п.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается
(цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись.
Опись документов дела подписывается составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело
уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя
опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней
стороне лицевой обложки дела.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в
твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного
свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к
подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки)
из документов удаляются.
Опись дел составляется в 3-х экземплярах, один из которых
передается в архив, второй остается в структурном подразделении,
третий экземпляр должен быть приложен к протоколу заседания
экспертной комиссии, на котором она была рассмотрена и одобрена.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается
хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию
документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи
не составлять.
15.5. Организация оперативного хранения документов
С момента заведения и до передачи в архив Федеральной службы
дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и
дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных
для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении
корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную
сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия
солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел
или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух
лет, а затем сдаются в архив Роспотребнадзора.
15.6. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов - отбор документов на
государственное хранение или установление сроков их хранения на
основе принятых критериев.
Экспертиза ценности документов в Роспотребнадзоре на стадии
делопроизводства проводится:
- при составлении номенклатуры дел;
- в процессе формирования дел и при проверке правильности
отнесения документов к делам;
- при подготовке дел к передаче в архив Федеральной службы.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в
Федеральной службе создается постоянно действующая Центральная
экспертная комиссия (далее именуется ЦЭК) и, при необходимости,
экспертные комиссии (далее именуется ЭК) в структурных
подразделениях.
Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы
определяются положениями, которые утверждаются руководителем
Роспотребнадзора (для ЦЭК) и руководителем структурного
подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения
подлежит согласованию с Федеральной архивной службой России.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях
Федеральной службы непосредственно лицами, ответственными за
ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под
непосредственным методическим руководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения для передачи в архив Роспотребнадзора;
- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой
"До минования надобности";
- отбор документов, подлежащих дальнейшему хранению в
структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки
хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел Роспотребнадзора путем полистного просмотра дел.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры
документов, черновики, неоформленные копии документов и не
относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности
документов принимает ЦЭК Федеральной службы.
По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
15.7. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав
потребителей и благополучия человека являются федеральной
собственностью и после проведения экспертизы их ценности в
порядке, установленном Федеральной архивной службой России,
подлежат обязательной передаче на государственное хранение в
федеральный архив как государственная часть Архивного фонда
Российской Федерации.
В архив Федеральной службы принимаются дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения. Архив принимает дела только по
описям. Дела должны быть увязаны в связки, на каждую связку
прикрепляется ярлык, на котором указывается структурное
подразделение, крайние даты дел, номера описи, дела, связки, срок
хранения. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на
документы. Заголовок каждой картотеки вносится в опись.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в
архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных
подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению
в установленном порядке.
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному
архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений
и утвержденному Управлением делами.
Сотрудники архива проверяют правильность формирования и
оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись,
количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и
оформлении дел работники структурных подразделений обязаны
устранить.
Если отдельные дела необходимо оставить в структурном
подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу таких дел
во временное пользование.
Прием дел проводится сотрудниками архива в присутствии
работника структурного подразделения, ответственного за сдачу дел
в архив. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и
прописью количество фактически принятых в архив дел, номера
отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи
сотрудника архива и лица, передавшего дела.
15.8. Уничтожение дел с истекшими сроками хранения
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и
составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 17)
производится после составления сводных описей дел постоянного
хранения за этот же период. Описи и акты рассматриваются на
заседании ЦЭК (ЭК) Роспотребнадзора одновременно.
Согласованные ЦЭК (ЭК) Роспотребнадзора акты утверждаются ее
руководителем после утверждения экспертно-проверочной комиссией
(далее именуется ЭПК) Госархива Российской Федерации описей дел
постоянного хранения. Только после этого Федеральная служба имеет
право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с
установленным порядком.
Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела
всей Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав
потребителей и благополучия человека. Если в акте указаны дела
нескольких структурных подразделений, то название каждого
структурного подразделения указывается перед группой заголовков
дел этого подразделения.
Подлежащие уничтожению дела, увязанные в связки, передаются в
контору по переработке сырья. Уничтожение документов без
оформления соответствующих актов в структурных подразделениях не
допускается.
16. Использование архивных документов
Основными формами использования архивных документов являются:
- информирование руководства Федеральной службы и структурных
подразделений, других организаций о документах, находящихся на
архивном хранении, и исполнение их запросов;
- исполнение запросов социально-правового характера;
- представление документов для изучения.
Для использования предоставляются документы, хранящиеся в
архиве, кроме тех, которые могут нанести ущерб интересам
государства или граждан. Использование документов производится
только с разрешения руководства Роспотребнадзора или Управления
делами.
Информирование руководства и структурных подразделений
Роспотребнадзора, других заинтересованных организаций производится
архивом по заданию руководства и запросам организаций путем
составления информационных писем, архивной справки, путем выдачи
архивных копий и архивных выписок, а также выдачи документов и дел
во временное пользование.
16.1. Порядок выдачи, составление и оформление
архивных справок
Архивная справка - официально заверенная справка, имеющая
юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об
имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету
запроса, с указанием поисковых данных документов.
Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по
вопросам, соответствующим профилю их деятельности, и граждан - на
основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их
прав и законных интересов.
Архивные справки составляются на основании документов
(подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве
Роспотребнадзора и относящихся к вопросу заявления. Использование
незаверенных копий документов оговаривается в тесте справки
("незаверенная копия").
При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по
запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана на
основании имеющихся в архиве печатных материалов, если в них
содержатся необходимые сведения.
Архивная справка составляется на общем бланке Федеральной
службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия
человека с обозначением названия документа: "Архивная справка".
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются
сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в
хронологической последовательности событий, а не документов, в
которых они освещены.
После текста справки помещают архивные шифры документов,
послуживших основанием для составления архивной справки (номера
фондов, описей дел и листов дел).
Архивная справка подписывается Управляющим делами или его
заместителем и сотрудником общего отдела Управления делами -
заведующим архивом. Архивная справка заверяется гербовой печатью
Федеральной службы. Заверенная исполнителем копия справки остается
в деле.
К архивной справке могут прилагаться копии документов,
необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется
письмо на бланке с указанием причин отсутствия документов и
рекомендациями, куда следует обратиться за справкой. При
необходимости письмо, содержащее сведения об отсутствии документов
в архиве вследствие их гибели или утраты, может быть заверено
гербовой печатью.
16.2. Выдача и оформление архивных копий
и выписок из документов
На основании хранящихся документов архив Роспотребнадзора
выдает организациям архивные копии и выписки из документов.
Гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов,
содержащих сведения социально-правового характера, необходимые для
обеспечения их прав и законных интересов.
Архивная копия - это дословное воспроизведение машинописным или
другим способом всего текста документа, относящегося к
определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное
архивом.
Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен
порядку выдачи архивных справок.
Машинописные архивные копии (выписки) оформляют на общих
бланках Федеральной службы с обозначением названия: "Архивная
копия".
|
