ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
ПРИКАЗ
от 2 августа 2005 г. N 39
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ
ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ЭКСПОНАТОВ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ
И ПРОВЕДЕНИИ ВЫСТАВОК В ВЫСТАВОЧНОМ ЗАЛЕ
ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ
В целях совершенствования работы Выставочного зала федеральных
государственных архивов, обеспечения гарантированной сохранности
переданных в Выставочный зал экспонатов приказываю:
1. Утвердить "Порядок работы по обеспечению сохранности
экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном
зале федеральных государственных архивов" (прилагается).
2. Директорам федеральных архивов обеспечить внедрение
настоящего Порядка в практику работы по подготовке и проведению
выставок в Выставочном зале федеральных архивов.
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
Управление комплектования, организации услуг и архивных технологий
(Т.Ф. Павлова).
Руководитель Росархива
В.П.КОЗЛОВ
Приложение
к Приказу Росархива
от 2 августа 2005 г. N 39
ПОРЯДОК
РАБОТЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ЭКСПОНАТОВ
ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИИ ВЫСТАВОК В ВЫСТАВОЧНОМ
ЗАЛЕ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ
"Порядок работы по обеспечению сохранности экспонатов при
организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных
государственных архивов" (далее - Порядок) определяет с учетом
действующих нормативных и методических документов, имеющегося
опыта этапы и содержание работы, обязанности сотрудников
Выставочного зала федеральных государственных архивов (далее -
Выставочного зала), архива-организатора и учреждений - участников
выставки, а также других лиц, участвующих в монтаже и демонтаже
выставки, по обеспечению сохранности экспонатов на всех этапах ее
подготовки и проведения.
1. Общие положения
1.1. Все вопросы организации подготовки и проведения выставки,
в т.ч. требования по обеспечению сохранности экспонатов,
отражаются в Договоре (Соглашении), который в установленном
порядке заключают ГАРФ и архив - организатор выставки (далее -
соответствующий Договор) не менее чем за 2 месяца до утвержденной
даты открытия выставки.
1.2. Архив-организатор заключает договоры со сторонними
учреждениями - участниками выставки (юридическими и физическими
лицами) об условиях передачи экспонатов (далее - Договор) на
основании "Примерного договора об организации и проведении
выставки" (письмо Росархива N 3/598-К от 05.05.2002).
Участие федеральных государственных архивов в выставках,
проводимых в Выставочном зале, регламентируется соответствующими
приказами Росархива.
Архив-организатор также в обязательном порядке заключает
договоры подряда с главным художником выставки и оформителями, где
наряду с другими положениями отражаются требования по обеспечению
сохранности экспонатов на всех этапах подготовки выставки, а также
их ответственность за нарушение установленных требований.
1.3. В целях безопасности переданных экспонатов на весь период
от их поступления в Выставочный зал до возврата учреждениям -
участникам выставки ГАРФ обеспечивает техническую укрепленность
помещений, поддержание нормативных режимов (охранного,
противопожарного, температурно-влажностного, светового, санитарно-
гигиенического) хранения и демонстрации экспонатов, соблюдение
условий, исключающих возможность их повреждения и/или утраты.
1.4. Персональную ответственность за сохранность экспонатов,
переданных в Выставочный зал, с момента получения по актам от
архива-организатора до их возврата по актам после окончания
выставки несет ведущий специалист Выставочного зала, отвечающий в
соответствии со своими должностными обязанностями за обеспечение
сохранности экспонатов (далее - хранитель).
1.5. Руководитель Выставочного зала утверждает график работы
ответственных дежурных по залу, которые осуществляют вскрытие и
доступ в помещения зала, их опечатывание и сдачу ключей в
соответствии с Инструкцией о пропускном режиме объектов
Федерального архивного агентства.
Хранитель осуществляет контроль за соблюдением нормативных
режимов сохранности экспонатов, а также ежедневно выставки
фиксирует в специальном журнале показатели измерительных приборов.
1.6. Контроль за соблюдением нормативных требований обеспечения
сохранности экспонатов, их состоянием в экспозиции и правил работы
с ними на всех этапах подготовки и проведения выставки могут
осуществлять представители службы сохранности учреждений -
участников выставки.
В случае выявления нарушений нормативных режимов хранения и
демонстрации экспонатов они немедленно докладывают об этом
хранителю или руководителю Выставочного зала, участвуют в
определении мер по устранению выявленных недостатков. При
необходимости информируется служба обеспечения сохранности
документов ГАРФ.
1.7. Контрольные функции в сфере обеспечения сохранности
экспонатов могут также осуществлять представители службы
сохранности документов ГАРФ и отдела обеспечения сохранности,
государственного учета и автоматизированных архивных технологий
Росархива.
1.8. Архив-организатор назначает научного руководителя
(куратора) выставки, несущего ответственность за концепцию
выставки, отбор экспонатов, разработку совместно с главным
художником тематико-экспозиционного плана выставки. Архив-
организатор также осуществляет контроль за обеспечением
сохранности экспонатов на стадии доставки, разгрузочно-погрузочных
работ, монтажом и демонтажом выставки.
2. Обеспечение сохранности экспонатов
при их приеме-передаче в Выставочный зал
2.1. Архив-организатор предварительно согласовывает с
Выставочным залом экспозиционный план и макет оформления залов
выставки, повитринный и постендовый перечень экспонатов, а также
график приема-передачи экспонатов.
Количество отобранных и включенных в экспозиционный план
экспонатов должно соответствовать возможностям размещения их в
выставочном оборудовании Выставочного зала.
2.2. Прием-передача экспонатов в Выставочный зал осуществляется
только при наличии утвержденного директором архива-организатора
экспозиционного плана, а также макета оформления залов выставки,
повитринного и постендового перечня экспонатов в соответствии с
графиком их приема-передачи.
При создании оргкомитета выставки экспозиционный план
утверждает его председатель.
Прием-передача экспонатов, не включенных в экспозиционный план,
не допускается.
В исключительных случаях на основании специального письма,
подписанного директором архива-организатора, могут быть приняты
дополнительные экспонаты в порядке, установленном настоящим
разделом.
2.3. Прием-передача экспонатов в Выставочный зал осуществляется
от архива-организатора в соответствии с установленными правилами.
Документы государственных архивов передаются по актам о выдаче
документов во временное пользование с описанием их физического
состояния.
В случае необходимости по договоренности сторон экспонаты в
Выставочный зал могут быть переданы непосредственно от учреждения
- участника выставки, что оговаривается в соответствующем
Договоре.
Прием документов осуществляется хранителем поединично с
выборочным полистным просмотром дел и обязательным ознакомлением с
их физическим состоянием и правильностью его отражения в
соответствующих актах. При необходимости в акты вносятся
согласованные уточнения, которые заверяются подписями должностных
лиц, участвующих в приеме-передаче экспонатов.
Экспонаты в неудовлетворительном физическом состоянии в
Выставочный зал не принимаются. В случае обнаружения таких
экспонатов на стадии приема-передачи они исключаются с
соответствующими отметками из актов и экспозиционного плана.
Одновременно с экспонатами передаются:
- специальная учетная карточка по форме Приложения N 1,
- перечень по форме Приложения N 2, который служит для контроля
за движением экспонатов в период монтажа и демонтажа выставки.
Учетные карточки и перечень (в т.ч. в электронном формате)
предоставляются архиву-организатору каждым учреждением -
участником выставки, что оговаривается в Договоре.
2.4. Прием-передача подлинных экспонатов и копий, которые будут
представлены в экспозиции, осуществляется одновременно.
2.5. Временный возврат учреждениям-участникам переданных в
Выставочный зал экспонатов для их воспроизведения и/или других
целей не допускается. В случае необходимости изготовления копий
отдельных документов эти работы организуются Выставочным залом.
2.6. В Выставочном зале прием экспонатов регистрируется в
специальной книге учета поступлений экспонатов по форме Приложения
N 3.
2.7. Хранение экспонатов осуществляется в специально
оборудованном помещении, входящем в комплекс Выставочного зала.
Экспонаты каждого учреждения - участника выставки располагаются в
сейфах раздельно.
3. Обеспечение сохранности экспонатов
при их монтаже и демонтаже
3.1. На монтаж выставки определяется не менее 14 рабочих дней.
На демонтаж - не менее 5 рабочих дней.
3.2. Хранитель и куратор выставки предварительно до начала
монтажа согласовывает с главным художником выставки особые
требования к сохранности экспонатов (например, экспонаты, которые
должны быть ограждены; документы, которые нельзя экспонировать в
вертикальных стеклянных планшетах, а только в горизонтальных
витринах, и т.п.), а также применяемые оформительские приемы и
материалы.
3.3. Архив-организатор за 3 дня до начала монтажа предоставляет
в Выставочный зал согласованный с учреждениями - участниками
выставки список сотрудников, участвующих в монтаже и демонтаже
выставки.
3.4. Допуск лиц, участвующих в монтаже и демонтаже выставки, в
помещения Выставочного зала организует Выставочный зал в порядке,
определенном Инструкцией о пропускном режиме объектов Федерального
архивного агентства.
Лица, участвующие в монтаже и демонтаже выставки, оставляют
личные вещи (сумки, пакеты, портфели и т.п.) в специально
отведенном месте. Внос личных вещей в помещения Выставочного зала
не допускается.
Допуск посторонних лиц на период монтажа и демонтажа экспонатов
в Выставочный зал категорически запрещается.
3.5. Художник выставочного зала обеспечивает подготовку
необходимых средств для проведения монтажа и демонтажа выставки
(стремянки, столы для раскладки экспонатов и т.п.).
3.6. Хранитель Выставочного зала:
3.6.1. Знакомит оформителей выставки и лиц, участвующих в
монтаже и демонтаже, с правилами по обеспечению сохранности
экспонатов, особыми требованиями к их экспонированию.
3.6.2. Осуществляет постоянный контроль за соблюдением
требований сохранности экспонатов в период их монтажа и демонтажа.
Все решения, связанные с сохранностью экспонатов при их монтаже и
демонтаже, принимаются ответственным специалистом архива-
организатора и/или художником только по согласованию с хранителем.
3.6.3. Обеспечивает выдачу и прием экспонатов:
- при монтаже выдает экспонаты ответственному специалисту
архива-организатора под расписку в соответствующем перечне
экспонатов;
- при демонтаже принимает изъятые из выставочного оборудования
экспонаты от ответственного специалиста архива-организатора и
расписывается в соответствующем перечне.
3.6.4. Ежедневно после окончания рабочего дня проверяет наличие
экспонатов в витринах, состояние оборудования, осуществляет
подключение витрин к сигнализации.
3.7. Вынос экспонатов из помещений Выставочного зала
категорически запрещается.
В случае крайней необходимости составляется акт произвольной
формы, который подписывают директор выставочного зала и куратор
выставки.
Оставлять в залах и рабочих помещениях после окончания рабочего
дня уникальные и особо ценные, а также имеющие в оформлении
драгоценные металлы и камни экспонаты, выданные для монтажа (после
демонтажа), не разрешается.
3.8. Работы по монтажу и демонтажу экспозиции, развеске и
раскладке экспонатов осуществляют художники и оформители выставки,
которые обязаны соблюдать требования по обеспечению сохранности
экспонатов.
Применение оформительских приемов и материалов, которые могут
привести к изменению физического состояния экспонатов,
категорически запрещается <1>.
--------------------------------
<1> Недопустимо применение при работе с подлинными документами
клейких лент, клея, металлических скрепок, булавок, гвоздей,
резиновых держателей, низкосортной (высококислотной) бумаги и
картона.
3.9. Проведение оформительских работ без контроля специалистов
архива-организатора и хранителя не допускается.
3.10. Экспонаты включаются в экспозицию в том виде, в каком они
переданы в Выставочный зал. Изымать документы из дел, паспарту и
т.п. категорически запрещается.
3.11. Проведение работ, которые могут нанести ущерб помещениям,
оборудованию и экспонатам (резка стекла, картона, распилка
деревянных конструкций и т.п.), в помещениях Выставочного зала
категорически запрещается.
3.12. В случае нарушения требований обеспечения сохранности
экспонатов при проведении монтажа и демонтажа выставки хранитель
принимает оперативные меры по устранению выявленных недостатков.
При необходимости немедленно докладывает о выявленных фактах
нарушений руководителям Выставочного зала и службы обеспечения
сохранности документов ГАРФ, которые составляют по данному факту
акт произвольной формы.
3.13. В случае выявления отсутствия экспоната во время монтажа
(демонтажа) об этом немедленно информируется хранитель, который
прерывает все работы в помещениях Выставочного зала, закрывает его
для входа и организует розыск необнаруженного экспоната. Если
оперативный поиск не даст положительных результатов, хранитель
информирует руководителей Выставочного зала и службы обеспечения
сохранности документов ГАРФ, а также учреждение - участника
выставки, которые составляют соответствующий акт и предоставляют
его в Отдел обеспечения сохранности, государственного учета и
автоматизированных архивных технологий Росархива. Принимается
совместное решение о дальнейших действиях.
3.14. После завершения монтажа и приема выставки в
установленном порядке хранитель совместно с представителем архива-
организатора уточняет (составляет) повитринный и постендовый
перечень экспонатов, которые утверждает директор Выставочного зала
и заверяет куратор выставки.
Перемещение экспонатов после принятия выставки не допускается.
4. Обеспечение сохранности экспонатов при их экспонировании
4.1. В целях безопасности экспонатов при их демонстрации
Выставочный зал обеспечивает наличие смотрителей в залах.
4.2. Хранитель Выставочного зала:
4.2.1. Осуществляет ежедневный визуальный контроль наличия
экспонатов в соответствии с повитринным и постендовым перечнем с
фиксацией результатов в названном перечне.
4.2.2. Проверяет соблюдение правил обеспечения сохранности
экспонатов, размещенных в выставочном оборудовании (размещение,
крепление, средства охраны, защиты и изоляции и т.п.).
4.3. В случае выявления нарушений нормативных режимов хранения
и демонстрации экспонатов хранитель немедленно докладывает об этом
руководителю Выставочного зала. Участвует в определении мер по
устранению выявленных недостатков, контролирует проведение
необходимых работ.
4.4. В случае выявления изменений в физическом состоянии
экспонатов хранитель немедленно докладывает об этом руководителям
Выставочного зала и службы обеспечения сохранности документов
ГАРФ, а также предоставившему эти экспонаты учреждению - участнику
выставки. Факт изменений в физическом состоянии экспонатов
регистрируется в акте произвольной формы.
По согласованию с учреждением - участником выставки
поврежденные экспонаты могут быть изъяты из экспозиции для
принятия мер по улучшению их физического состояния. Вопросы
проведения и оплаты реставрационных работ решаются на основании
соответствующего Договора.
4.5. В случае выявления отсутствия экспоната(ов) хранитель (а
также смотритель или другой работник, заметивший их отсутствие)
немедленно информирует об этом руководителей Выставочного зала и
ГАРФ. Руководство ГАРФ информирует компетентные органы и
учреждение - участника выставки.
Вопрос о степени и размерах возмещения ущерба решается на
основании соответствующего Договора.
4.6. Вопрос о разрешении фотографирования экспонатов,
проведении кино- и фотосъемок решается руководством Выставочного
зала по согласованию с хранителем с учетом положений
соответствующего Договора.
5. Обеспечение сохранности экспонатов при их возврате
по принадлежности
5.1. После демонтажа выставки хранитель проводит проверку
наличия экспонатов каждого учреждения - участника выставки по
соответствующим актам и книге учета поступлений.
5.2. Архив-организатор предварительно согласовывает с
Выставочным залом график возврата экспонатов.
5.3. Возврат экспонатов учреждениям - участникам выставки
осуществляется поединично по актам с обязательной проверкой их
физического состояния в соответствии с графиком.
В случае выявления изменений в физическом состоянии экспонатов
хранитель и представитель учреждения - участника выставки
составляют акт произвольной формы. Вопросы проведения и оплаты
реставрационных работ решаются на основании соответствующего
Договора.
5.4. Возврат подлинных документов осуществляется одновременно с
копиями документов, которые были представлены в экспозиции.
5.5. Упаковка возвращаемых экспонатов осуществляется
представителями учреждений - участников выставки в местах,
предоставленных Выставочным залом.
5.6. Документы на вывоз экспонатов в соответствии с
требованиями охранного режима предоставляются Выставочным залом.
5.7. Погрузочно-разгрузочные работы и транспортировка
экспонатов осуществляются учреждениями - участниками выставки.
Приложение N 1
к Порядку работы
по обеспечению сохранности
экспонатов при организации
и проведении выставок
в Выставочном зале
__________________________________________________________
(название учреждения)
N по перечню _____
ШИФР ДОКУМЕНТА
Фонд ____________ опись _______ дело ________ лист _______
Кол-во листов ______________
Название дела (документа), автор, дата ___________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Материал, техника исполнения _____________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Размер документа, паспарту, рамки (ширина, длина, высота или
толщина) _________________________________________________________
__________________________________________________________________
Категория ценности _______________________________________________
Страховая оценка _________________________________________________
Описание особенностей оформления, внешнего вида документа ________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Сохранность (физическое состояние) документа на момент передачи на
экспонирование
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Подпись передающего лица, дата ___________________________________
Подпись принимающего лица, дата __________________________________
Сохранность (физическое состояние) документа при контрольной
проверке _________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Подпись представителя архива, дата _______________________________
Подпись представителя принимающей стороны, дата __________________
Сохранность (физическое состояние) документа на момент возврата
после экспонирования _____________________________________________
__________________________________________________________________
Приложение N 2
к Порядку работы
по обеспечению сохранности
экспонатов при организации
и проведении выставок
в Выставочном зале
Перечень экспонатов _________________ (учреждение),
переданных для экспонирования на выставке
_________________________ (название)
----T-------------T--------------T----------T-----T--------T-----¬
¦ N ¦Наименование ¦Экспозиционное¦Выдача на ¦Прим.¦Прием с ¦Прим.¦
¦п/п¦ экспоната, ¦ место ¦ монтаж ¦ ¦монтажа ¦ ¦
¦ ¦ категория ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ценности ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------+--------------+----------+-----+--------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L---+-------------+--------------+----------+-----+--------+------
Перечень формируется в соответствии с экспозиционным планом.
В гр. 2 указывается полное наименование экспоната, его
поисковые данные, а также указание на подлинность или копийность.
В гр. 3 указываются особые требования к экспонированию
(например, экспонаты, которые должны быть ограждены; документы,
которые нельзя экспонировать в вертикальных стеклянных планшетах,
а только в горизонтальных витринах, и т.п.).
В гр. 4 указывается дата выдачи на монтаж, фамилия и инициалы
ответственного специалиста архива-организатора, получившего
экспонаты для монтажа, и его подпись. Подпись проставляется против
каждого экспоната отдельно.
В гр. 6 указывается дата получения экспонатов после демонтажа,
фамилия и инициалы хранителя и его подпись. Подпись проставляется
против каждого экспоната отдельно.
Приложение N 3
к Порядку работы
по обеспечению сохранности
экспонатов при организации
и проведении выставок
в Выставочном зале
Книга учета поступлений экспонатов
----T-----------T----------T----------T---------T----------T-----¬
¦ N ¦ Дата ¦ Название ¦ Кол-во ¦ Акт- ¦Отметка о ¦Прим.¦
¦п/п¦поступления¦учреждения¦экспонатов¦основание¦ возврате ¦ ¦
+---+-----------+----------+----------+---------+----------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L---+-----------+----------+----------+---------+----------+------
В гр. 3 указывается название учреждения, которое предоставило
экспонаты для выставки.
В гр. 5 указывается название, N и дата акта, на основании
которого экспонаты переданы на выставку.
|
