ОТМЕНЕН - ПРИКАЗ МИНКУЛЬТУРЫ РФ ОТ 16.09.2005 N 432
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 6 июля 2005 г. N 281
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КНИГ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ
АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ,
ПЕРЕДАННЫХ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ
В целях дальнейшего совершенствования использования архивных
документов, поступивших в государственные архивы, в интересах
организаций и граждан приказываю:
Утвердить прилагаемое Положение о порядке использования книг
государственной регистрации актов гражданского состояния и
метрических книг, переданных в государственные архивы.
Министр
А.С.СОКОЛОВ
Утверждено
Приказом Министерства культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
от 6 июля 2005 г. N 281
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КНИГ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ
АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ,
ПЕРЕДАННЫХ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ
I. Общие положения
1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным
законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в
Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской
Федерации, 2004, N 43, ст. 4169), Федеральным законом от 15 ноября
1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (Собрание
законодательства Российской Федерации, 1997, N 47, ст. 5340; 2001,
N 44, ст. 4149; 2002, N 18, ст. 1724; 2003, N 17, ст. 1553; N 28,
ст. 2889; N 50, ст. 4855; 2004, N 35, ст. 3607; 2005, N 1, ст.
25), Федеральным законом от 25 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об
информации, информатизации и защите информации" (Собрание
законодательства Российской Федерации, 1995, N 8, ст. 609; 2003, N
2, ст. 167), Постановлением Правительства Российской Федерации от
6 июля 1998 г. N 709 "О мерах по реализации Федерального закона
"Об актах гражданского состояния" (Собрание законодательства
Российской Федерации, 1998, N 28, ст. 3359; N 45, ст. 5522).
2. Положение устанавливает порядок использования (в том числе
порядок доступа к актовым и метрическим книгам и порядок внесения
исправлений и изменений в актовые и метрические книги) книг
государственной регистрации актов гражданского состояния,
собранных из первых экземпляров записей актов гражданского
состояния (далее - актовые книги), и метрических книг,
составленных до образования или восстановления органов записи
актов гражданского состояния (далее - метрические книги),
переданных органами записи актов гражданского состояния на
хранение в государственные архивы, а также порядок доступа к
актовым и метрическим книгам.
II. Доступ к актовым книгам и метрическим
книгам, хранящимся в государственных архивах
Российской Федерации
3. Право на доступ к актовым книгам и метрическим книгам,
переданным на государственное хранение по истечении установленного
срока их хранения в органах записи актов гражданского состояния, и
их использование имеют все категории пользователей.
4. Доступ к актовым книгам и метрическим книгам, содержащим
персональные данные и поступившим в государственные архивы до
истечения установленного срока их хранения в органах записи актов
гражданского состояния, ограничен.
В этом случае право на получение информации, содержащейся в
актовых и метрических книгах, имеют:
лица, в отношении которых были составлены записи актов
гражданского состояния;
близкие родственники, при предъявлении документов,
удостоверяющих личность и подтверждающих родство, в случае смерти
лица, в отношении которого была составлена запись акта
гражданского состояния;
наследники, при предъявлении документов, удостоверяющих
личность и подтверждающих право наследования;
иное лицо, в случае предоставления нотариально удостоверенной
доверенности от лица, имеющего в соответствии с настоящим пунктом
право на получение доступа к этой информации;
органы записи актов гражданского состояния;
суд, органы прокуратуры, дознания и следствия;
органы опеки и попечительства.
5. Доступ к актовым книгам и метрическим книгам, содержащим
сведения об усыновлении (удочерении), имеют только сами
усыновители, суд, а также органы записи актов гражданского
состояния, прокуратуры, дознания и следствия, опеки и
попечительства.
6. Сотрудники государственных архивов несут ответственность за
нарушение режима защиты конфиденциальной информации в
установленном законодательством Российской Федерации порядке.
III. Использование актовых книг
и метрических книг, переданных в государственные
архивы из органов записи актов
гражданского состояния
7. На актовые книги и метрические книги, переданные из органов
записи актов гражданского состояния на постоянное хранение,
распространяются правила обеспечения сохранности, учета и
использования документов, действующие в государственных архивах
Российской Федерации.
8. Актовые книги и метрические книги, переданные из органов
записи актов гражданского состояния в государственные архивы,
предоставляются пользователям для ознакомления в читальных залах
государственных архивов, в целях проведения научных, социально-
правовых, социологических, генеалогических и иных исследований и
используются в выставочной, публикационной и справочно-
информационной работе, в том числе для исполнения запросов граждан
социально-правового, генеалогического и биографического характера,
а также для изготовления копий.
9. На основании записей в актовых книгах и метрических книгах
государственные архивы выдают архивные справки, выписки из них и
архивные копии о рождении, смерти, заключении или расторжении
брака, установлении отцовства, усыновлении (удочерении), перемене
имени.
10. Порядок оформления и выдачи архивных справок, выписок и
архивных копий из актовых книг и метрических книг определяется
действующими правилами работы государственных архивов Российской
Федерации.
11. Архивная справка должна содержать точное изложение
имеющихся в актовых записях сведений (приложение N 1). Данные о
лице приводятся в точном соответствии с актовыми записями.
Несовпадение отдельных сведений, внесенных в актовые книги и
метрические книги, с теми, которые приводятся в запросе
пользователя, не является препятствием для включения их в справку
при условии, если остальные сведения позволяют идентифицировать
лицо, о котором упоминается в актовой записи, с тем, о котором
запрашиваются сведения. Несовпадающие данные, а также частично
утраченные или неразборчиво написанные записи в актовых и
метрических книгах оговариваются в архивной справке записью: "так
в документе", "так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво"
или "часть текста утрачена".
12. В случае наличия в актовой книге или метрической книге
исправлений и изменений, внесенных на основании решения суда и
заключения органов записи актов гражданского состояния, в архивную
справку, предназначенную для предоставления в официальные органы
для получения документа (паспорта), повторных свидетельств о
государственной регистрации актов гражданского состояния, сведения
включаются с учетом внесенных исправлений и изменений и указанием
поисковых данных первоначальной и последующих записей (приложение
N 2).
В остальных случаях в архивную справку включаются сведения о
первоначально сделанной записи, о внесении исправлений и
изменений, с обязательной ссылкой на документы, послужившие
основанием для внесения этих исправлений и изменений, в
соответствии с Федеральным законом "Об актах гражданского
состояния" (приложения N 3, 4).
13. Архивные справки, выписки и архивные копии записей актов
гражданского состояния, предназначенные для направления за пределы
Российской Федерации, в том числе в государства - участники СНГ,
подписываются руководителем государственного архива и заверяются
гербовой печатью.
Справки, предназначенные для направления в государства,
подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, отменяющую требования
легализации иностранных официальных документов, за исключением
тех, с которыми у Российской Федерации имеются соответствующие
соглашения, заверяются апостилем и направляются заявителям в
соответствии с установленным порядком.
14. Физическим и юридическим лицам, за исключением органов
записи актов гражданского состояния, судов, органов прокуратуры,
дознания и следствия, справки и копии записей актов гражданского
состояния выдаются за плату.
15. Архивная справка или архивная копия записи акта
гражданского состояния направляется заявителю, после представления
в государственный архив квитанции о ее оплате, по почте или
выдается ему или доверенному лицу на руки.
Архивная справка с проставленным апостилем и предназначенная
для использования за границей выдается заявителю после
предъявления квитанции об оплате государственной пошлины в
соответствии с законодательством Российской Федерации о
государственной пошлине.
IV. Внесение исправлений, изменений,
восстановление или аннулирование записей актов
гражданского состояния, поступивших на хранение
в государственные архивы
16. Внесение исправлений, изменений, восстановление или
аннулирование записей актов гражданского состояния, поступивших на
хранение в государственные архивы, не производится.
17. Заключения органа записи актов гражданского состояния или
решения суда о внесении исправлений, изменений, восстановлении или
аннулировании записи актов гражданского состояния приобщаются
(подшиваются) к соответствующей актовой книге или метрической
книге, нумеруются и учитываются в листе-заверителе дел в описи.
Возможно также формирование отдельных дел из решений судов и
заключений органов записи актов гражданского состояния для
организации их постоянного хранения и учета в установленном
порядке.
18. В актовой книге или метрической книге рядом с записью, к
которой имеется заключение органа записи актов гражданского
состояния или решения суда, проставляется специальный штамп
"Изменение" (приложение N 5).
В листах использования таких актовых книг и метрических книг
делаются отметки о внесении изменений со ссылкой на номера записей
и листов данного дела или шифров и листов, вновь сформированных
дел с соответствующими заключениями органов записи актов
гражданского состояния или решениями суда.
19. В случае получения от органов записи актов гражданского
состояния или судебных органов иностранных государств поручения о
внесении изменений, исправлений, восстановлении или аннулировании
записей актов гражданского состояния, содержащихся в актовых и
метрических книгах, поступивших на хранение в государственные
архивы, указанные изменения вносятся в соответствии с
существующими договорами о правовой помощи и правовых отношениях
по гражданским, семейным и уголовным делам, а в случае их
отсутствия - в соответствии с действующим законодательством
Российской Федерации.
Приложение N 1
Бланк государственного архива Адресат
АРХИВНАЯ СПРАВКА
В документах архивного фонда Вологодской духовной консистории
в метрической книге Городищенской Всехсвятской церкви
Велико-Устюгского уезда за 1885 год в записи N 31 значится:
МАРИЯ - родилась 19 (крещена 21) июля.
Отец - Матвей Иванов Горбунов
Мать - Евдокия Петрова Горбунова.
Основание: ф. 361. оп. 11. д. 60. л. 151.
Директор архива (Расшифровка подписи)
Исполнитель (Расшифровка подписи)
Гербовая печать
Приложение N 2
Бланк государственного архива Адресат
АРХИВНАЯ СПРАВКА
В документах архивного фонда Ярославской духовной консистории
в метрической книге Владимирской церкви города Ярославля за 1918
год в записи от 11 октября N 346 и с внесенными в нее на основании
решения городского суда г. Ярославля от 11 апреля 1992 года
N 13\65 изменениями значится:
МИХАИЛ - родился 1 (крещен 2) мая.
Отец - Иван Семенович Николаев,
Мать - Елена Петровна Николаева.
Основание: ф. 36. оп. 2. д. 160. л. 51; д. 178. л. 2.
Директор архива (Расшифровка подписи)
Исполнитель (Расшифровка подписи)
Гербовая печать
Приложение N 3
Бланк государственного архива Адресат
АРХИВНАЯ СПРАВКА
В метрической книге евангелическо-реформаторской церкви села
Голый Карамыш Камышинского уезда Саратовской губернии за 1912 год
имеется запись от 11 октября N 346 о рождении 17 сентября 1912 г.
у поселян-собственников Гейнриха и Елизаветы (урожденной Фрикк)
Шпет - дочери Берты.
Основание: ф. 637, оп. 18, д. 2, л. 15.
Решением суда Саратовской области от 19 ноября 1999 г. N 13\5
в актовую запись N 346 внесены следующие изменения: "отец -
Генрих Иванович, мать - Елизавета Николаевна (урожденная Фрик)
Шпет - дочери Беаты".
Основание: ф. 637. оп. 18. д. 2. л. 311а.
Директор государственного (Расшифровка подписи)
архива
Исполнитель (Расшифровка подписи)
Гербовая печать
Приложение N 4
Бланк государственного архива Адресат
АРХИВНАЯ СПРАВКА
В метрической книге римско-католической церкви села Остроговка
Навоузенского уезда Самарской губернии за 1918 год имеется запись
от 17 ноября N 283 о рождении 15 ноября 1918 года у граждан Иоанна
и Клементины (урожденной Гунгер) Квинт - сына Фридриха.
В актовую запись N 283 по заключению отдела ЗАГС Саратовской
области от 16 мая 1996 г. N 4-7р. внесено следующее исправление:
"отец - Иван Иванович Квинт, немец, мать - Клементина Яковлевна
(урожденная Гунгер) Квинт - немка".
Основание: ф. 428. оп. 35. д. 9, л. 83.
Директор государственного (Расшифровка подписи)
архива
Исполнитель (Расшифровка подписи)
Гербовая печать
Приложение N 5
Штамп о внесении исправлений и изменений
в записи актов гражданского состояния
-------------------------------------------¬
¦ "Изменение" ¦
¦ ¦
¦ фонд..., опись..., дело..., лист. ¦
L-------------------------------------------
|
