ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ЦЕНТРАЛЬНОМУ ФЕДЕРАЛЬНОМУ ОКРУГУ
ПРИКАЗ
от 11 апреля 2005 г. N 16
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ
ГРАЖДАН В ГЛАВНОМ УПРАВЛЕНИИ И ЕГО ОТДЕЛАХ В СУБЪЕКТАХ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ВХОДЯЩИХ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ОКРУГ
В целях совершенствования работы с обращениями граждан в
Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации по
Центральному федеральному округу, в том числе в его отделах в
субъектах Российской Федерации, входящих в Центральный федеральный
округ, приказываю:
1. Утвердить Инструкцию о порядке работы с обращениями граждан
в Главном управлении и его отделах в субъектах Российской
Федерации, входящих в Центральный федеральный округ (далее -
Инструкция).
2. Начальникам отделов Главного управления, в том числе в
субъектах Российской Федерации, входящих в Центральный федеральный
округ, привести работу с обращениями граждан в возглавляемых ими
отделах в соответствие с Инструкцией.
3. Признать утратившей силу главу 16 Инструкции по
делопроизводству в Федеральном управлении Министерства юстиции
Российской Федерации по Центральному федеральному округу,
утвержденной приказом начальника Федерального управления от
31.05.2004 N 19.
4. Отделу организации, координации и контроля осуществлять
постоянный контроль за соблюдением порядка и сроков рассмотрения
обращений, установленных Инструкцией.
5. Приказ объявить всем работникам Главного управления.
Руководитель
Главного управления
А.Е. Морин
Приложение
к приказу Главного управления
Министерства юстиции
Российской Федерации
по Центральному федеральному округу
от 11 апреля 2005 г. N 16
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ
ГРАЖДАН В ГЛАВНОМ УПРАВЛЕНИИ И ЕГО ОТДЕЛАХ
В СУБЪЕКТАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ВХОДЯЩИХ
В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ОКРУГ
Главное управление Минюста России по Центральному федеральному
округу (далее - Главное управление) и его отделы по субъектам
Федерации, входящим в Центральный федеральный округ (далее -
территориальные отделы), осуществляют работу с заявлениями,
жалобами и предложениями (далее - обращения) в соответствии с
Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 г. с
изменениями и дополнениями от 4 марта 1980 г. и от 2 февраля 1988
г. и Инструкцией по делопроизводству в Министерстве юстиции
Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства юстиции
Российской Федерации от 28.06.2001 N 191, Положением о Главном
управлении Министерства юстиции Российской Федерации по
федеральному округу, а также на основании настоящей Инструкции.
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок рассмотрения и
разрешения обращений граждан, юридических, должностных и других
лиц, запросов и обращений членов Совета Федерации, депутатов
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,
депутатов представительных (законодательных) органов субъектов
Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, а
также организации приема граждан, должностных и других лиц в
Главном управлении и его территориальных отделах.
1.2. Рассмотрению и разрешению в пределах их компетенции
подлежат обращения в виде предложений, заявлений и жалоб.
Предложения - обращения, направленные на улучшение деятельности
государственных органов, субъектов хозяйствования, финансовых
структур, общественных организаций.
Заявления - обращения с требованием о восстановлении прав и
законных интересов граждан и других лиц.
Жалобы - обращения с требованием о восстановлении прав и
законных интересов граждан и других лиц, нарушенных действиями
либо решениями государственных органов, владельцев частных
предприятий, должностных лиц и общественных организаций.
1.3. При отсутствии в обращениях достаточных для их разрешения
сведений (об органе, принявшем обжалуемое решение, времени его
принятия и т.п.) они в пятидневный срок возвращаются заявителям с
предложением восполнить недостающие данные, а также разъяснением,
куда им для этого следует обратиться. При очередном поступлении
обращения с уточненными данными оно рассматривается как первичное.
1.4. Обращения, не содержащие достаточных сведений о заявителе
или его местонахождении, признаются анонимными, остаются без
рассмотрения, а при наличии в них сообщений о готовящихся или
совершенных преступлениях - направляются в правоохранительные
органы по принадлежности для учета в работе или организации
проверки.
1.5. Изложенный в пп. 1.3 и 1.4 настоящей Инструкции порядок
рассмотрения распространяется и на обращения, содержание которых
лишено смысла и логики.
Списание таких обращений в наряд делопроизводства производится
по решению лиц, правомочных в соответствии с приказом о
распределении обязанностей их рассматривать.
1.6. Обращения, содержащие нецензурные выражения, оскорбляющие
честь и достоинство работников Главного управления или других лиц,
возвращаются автору без рассмотрения. Одновременно автор
предупреждается, что при поступлении подобных обращений по решению
руководителей Главного управления переписка с ним будет
прекращена.
1.7. Обращение, поступившее в Главное управление или
территориальные отделы на ранее принятые тем же органом решения
(на отказ в удовлетворении обращения, на его длительное
разрешение, небрежность и т.п.), является повторным.
1.8. Неоднократные обращения одного и того же лица либо
несколько депутатских запросов или обращений членов Совета
Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации с жалобой в интересах одного и того же
гражданина либо юридического лица, повторяющие первичное и не
содержащие новых доводов, считаются дубликатами. При поступлении
дубликата в книге регистрации и производстве делается
соответствующая отметка. Дубликаты приобщаются к ранее
поступившему обращению и учитываются как одно разрешенное в
пределах срока первичное обращение. На дубликаты обращений одного
и того же лица, поступившие после разрешения первичного обращения,
дается краткий ответ со ссылкой на ответ по первичному обращению.
На дубликаты депутатских запросов и обращений ответ о результатах
их разрешения дается каждому автору.
1.9. Обращения осужденных и лиц, содержащихся под стражей, в
которых указаны сведения о негуманном отношении к ним сотрудников
уголовно-исполнительной системы, ущемлении их прав, унижении
достоинства, передаются в отдел по координации и контролю
деятельности территориальных органов ФСИН Главного управления для
их незамедлительного рассмотрения и разрешения в установленном
порядке.
1.10. Порядок приема, учета, регистрации обращений, их
формирования в производства, составления, оформления, размножения,
систематизации и хранения документов, а также контроля за их
исполнением устанавливается Инструкцией по делопроизводству в
органах и учреждениях юстиции Российской Федерации и возлагается
на отделы организации, координации и контроля Главного управления.
1.11. Производства заводятся по обращениям, принятым к
разрешению Главным управлением или территориальным отделом на
местах, требующим проведения проверок, а также направленным с
контролем из Главного управления в подчиненные территориальные
отделы или другие органы. Во всех случаях направления обращения с
контролем с него снимается ксерокопия, которая приобщается к
производству и подшивается в дело с копией сопроводительного
письма. При поступлении обращения особого контроля производства
заводятся незамедлительно.
Материалы производств по обращениям не подлежат разглашению. С
ними могут знакомиться только работники Главного управления или
территориального отдела, имеющие к ним непосредственное отношение.
Ознакомление с производством других лиц, выдача им справок или
сведений служебного характера, копий документов, а также
публикация материалов в печати, оглашение по радио, телевидению,
использование в докладах, лекциях и выступлениях допускаются
только с письменного разрешения руководителя Главного управления.
1.12. При увольнении или временном отсутствии исполнителя
(отпуск, командировка и т.п.) все находящиеся у него на разрешении
обращения передаются по указанию руководителя Главного управления,
начальника структурного подразделения на местах другому
исполнителю с обязательной отметкой в книге регистрации
предложений, заявлений и жалоб.
1.13. Начальники структурных подразделений Главного управления
персонально отвечают за организацию работы с обращениями граждан,
с обращениями особого контроля, парламентскими и депутатскими
запросами, а также обращениями членов Совета Федерации и депутатов
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,
их своевременное, качественное и объективное разрешение и прием
посетителей.
При установлении фактов недобросовестного отношения к работе с
обращениями, их необоснованного отклонения, ненадлежащего
исполнения поручений Минюста России, Администрации Президента
Российской Федерации, Аппарата полномочного представителя
Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе и
т.п. должен решаться вопрос об ответственности работников,
допустивших нарушения.
Непосредственные исполнители несут ответственность за
соблюдение Инструкции в части, относящейся к их служебным
обязанностям.
2. Рассмотрение обращений
2.1. В Главном управлении все поступающие обращения подлежат
обязательной регистрации в книге (журнале) входящей
корреспонденции, которую осуществляет ответственный за входящую
корреспонденцию сотрудник отдела документационного обеспечения,
защиты информации и мобилизационной работы. После общей
регистрации обращения незамедлительно передаются на рассмотрение
руководителю Главного управления или лицу, его замещающему.
2.2. Руководитель Главного управления или начальник
территориального отдела или лица, их замещающие, обязаны
рассмотреть обращение в кратчайший срок, но не более 3 суток.
Оперативное поступление обращения к исполнителю обеспечивается
ответственным специалистом за ведение делопроизводства работы с
обращениями под роспись исполнителя в журнале регистрации
предложений, заявлений и жалоб и проставлением даты вручения
обращения.
Резолюция должна содержать конкретные указания о порядке,
характере и сроке исполнения обращения, обеспечивающие наиболее
полное, оперативное и квалифицированное разрешение поставленных
вопросов.
Резолюция налагается на самом обращении за пределами его текста
разборчивым почерком либо на отдельном листе форматом не менее 1/4
стандартного листа, подписывается и датируется.
2.3. При рассмотрении обращения решаются следующие вопросы:
- о принятии обращения к разрешению или оставлении его без
разрешения;
- о передаче обращения по территориальности либо по
подведомственности в другие органы;
- о постановке обращения на контроль;
- о возвращении обращения заявителю в соответствии с
требованиями пп. 1.3 и 1.6 Инструкции.
2.4. Руководителем Главного управления рассматриваются:
- парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета
Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации, депутатов представительных (законодательных)
органов субъектов Российской Федерации;
- обращения, взятые на контроль Министром юстиции Российской
Федерации;
- жалобы граждан на решения, принятые заместителями
руководителя Федерального управления;
- обращения иных лиц по наиболее значимым вопросам приоритетной
деятельности Министерства юстиции Российской Федерации, а также о
нарушениях законности сотрудниками отделов Главного управления.
Заместителями руководителя Главного управления или начальниками
территориального отдела рассматриваются:
- жалобы граждан на решения, принятые начальниками курируемых
ими структурных подразделений Главного управления либо содержащие
вопросы, входящие в их компетенцию;
- все иные обращения по направлениям деятельности.
2.5. Обращения проверяются собственными силами либо по
поручению руководителей Главного управления другими органами.
Если обращение, принятое к производству, содержит отдельные
вопросы, которые должны разрешаться иными органами, им в 5-дневный
срок направляется копия обращения или выписка из него за подписью
одного из руководителей Главного управления или его
территориального отдела.
2.6. Организация проверки в полном объеме возлагается на
начальника подразделения Главного управления, указанного среди
исполнителей первым. Он обеспечивает снятие необходимых копий,
передачу их в соответствующие управления и отделы, подготовку
единого поручения о проверке, при необходимости ходатайства о
продлении срока ее проведения и ответа по существу обращения.
Проекты ответов заявителей должны представляться ответственному
исполнителю с визами начальников структурных подразделений,
задействованных в проверке. Ответственность за качественное и
своевременное разрешение обращений в целом в равной мере несут все
работники, указанные в резолюции руководителя.
2.7. При возникновении разногласия о принадлежности вопросов,
поднятых в обращении, к компетенции структурного подразделения
Главного управления или его территориального отдела решение
принимает один из заместителей руководителя, а при наличии
противоречий - руководитель.
При постановке такого обращения на контроль резолюция о его
передаче в другое подразделение доводится лицу, на которое
возложен непосредственный контроль за исполнением документов.
После вынесения окончательного решения и принятия исчерпывающих
мер по разрешению обращения оно снимается с контроля.
3. Осуществление контроля
за порядком разрешения обращений граждан
3.1. Рассмотренные руководством Главного управления или
территориального отдела обращения работниками отдела
документационного обеспечения, защиты информации и мобилизационной
работы передаются сотруднику отдела организации, координации и
контроля, ответственному за делопроизводство по обращениям
граждан, для дальнейшей регистрации и контроля.
3.2. Делопроизводство по обращениям ведется отдельно от других
видов делопроизводства и возлагается на отдел организации,
координации и контроля.
Всем письменным обращениям, полученным на личном приеме, по
почте, факсимильной связью, телеграфом или иным путем,
присваивается регистрационный индекс, с которым они отдельно
учитываются в алфавитном журнале регистрации предложений,
заявлений и жалоб (приложение 1 - не приводится). В структурных
подразделениях Главного управления ведутся журналы, где в форме
кратких записей отражается ход рассмотрения обращения,
адресованного резолюцией руководителя данному подразделению
(приложение 3 - не приводится).
Личные обращения граждан регистрируются в книге приема
(приложение 2 - не приводится), где отражается содержание данных в
устной форме ответов. По требованию гражданина ему направляется
письменный ответ.
3.3. Обращения, разрешение которых не входит в компетенцию
Главного управления, в том числе обращения и запросы депутатов
Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации, в 5-дневный срок с момента
поступления направляются по принадлежности (подведомственности)
или по территориальности с одновременным извещением об этом
заявителей. При пересылке обращений к ним прилагаются имеющиеся
материалы, необходимые для их разрешения.
3.4. На каждое поступившее обращение специалистом заводится
электронно-регистрационная карточка - производство (приложение 4 -
не приводится). При получении обращения исполнитель расписывается
в журнале предложений, заявлений и жалоб граждан и юридических
лиц. На производстве делаются все необходимые отметки о ходе
рассмотрения обращения. Распечатанные производства формируются в
хронологическом порядке в специальном наряде.
3.5. Регистрационный индекс производства по обращениям состоит
из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера
поступившего обращения (например, Д-509). Регистрационный индекс
может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими
систематизацию, поиск, анализ и сохранность предложений, заявлений
и жалоб граждан.
3.6. Повторным обращениям граждан при их поступлении
присваивается регистрационный индекс первого обращения с
добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь
(например, Д-509/1, Д-509/2, Д-509/3 и т.д.). Повторными считаются
обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому
же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек
установленный законодательством срок разрешения или заявитель не
согласен с принятым по его обращению решением.
Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу,
поступившие до истечения срока разрешения первого поступившего
обращения, считаются дубликатами и подлежат приобщению к
производству по рассматриваемому обращению.
Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по
разным вопросам, а также по одному и тому же вопросу, но по
которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующим
компетентным органом.
3.7. В случае если обращение гражданина берется на особый
контроль, на производстве проставляется пометка "Особый контроль"
("ОК"), индекс данного обращения с установленной датой заносится в
электронный журнал для дальнейшего контроля сроков исполнения.
Контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по
разрешению обращения, направления ответа заявителю либо получения
копии ответа заявителю из подконтрольного органа. Решение о снятии
с контроля принимает руководитель, поставивший обращение на
контроль.
При осуществлении контроля обращается внимание на сроки
исполнения поручений по обращениям граждан и полноту рассмотрения
поставленных вопросов, объективность проверки фактов, изложенных в
обращениях, законность и обоснованность принятых по ним решений,
своевременность их исполнения и направлений ответов заявителям.
3.8. По обращениям, принятым к производству Главным управлением
или территориальным отделом, окончательные ответы готовятся
специалистами структурных подразделений. Ответы на обращения, на
которых наложена резолюция руководителя Главного управления или
его заместителей, даются за подписью руководителя Главного
управления или его заместителей. По обращениям, направленным для
рассмотрения в территориальные отделы, ответы подписывают
соответственно их начальники.
3.9. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются
разрешенными, если рассмотрены все поставленные вопросы, по ним
приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы,
соответствующие действующему законодательству.
3.10. Ответ на обращение может быть дан в письменной или устной
форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в
электронно-регистрационной карточке. Специалист, давший устный
ответ на обращение, в письменной форме (докладная записка)
докладывает об этом руководителю структурного подразделения.
Докладная записка прикладывается к материалам обращения, после
чего оно может быть списано в дело.
3.11. В производство подшиваются все документы и материалы,
отражающие ход рассмотрения данного обращения и принятые по нему
решения.
На каждом производстве по обращению после окончательного
решения и его исполнения должны быть надпись "В дело" и личная
подпись должностного лица, принявшего это решение.
При оставлении разрешения обращения на контроле в Главном
управлении на производстве ставится отметка "Оставлено на
контроле", а при получении исчерпывающего ответа из органа,
которому было поручено проведение проверки по обращению, отметка
"Снято с контроля" с указанием даты поступления и регистрационного
номера полученного ответа.
Производство вместе с обращением и всеми необходимыми отметками
возвращается специалисту отдела организации, координации и
контроля для централизованного формирования архива по обращениям
граждан. Формирование и хранение производств у исполнителей
запрещается.
3.12. Обращение, направленное в территориальный отдел с
контролем исполнения, по которому ответ Главного управления
заявителю не требуется, снимается с контроля ответом
территориального отдела.
3.13. На специалиста по делопроизводству работы с обращениями
возлагается контроль за прохождением обращений у сотрудников
Главного управления, которые обязаны своевременно информировать
его о завершении работы, в том числе по обращениям, поступившим с
личного приема, о продлении сроков рассмотрения обращения, о
передаче обращения другому сотруднику. На основании этой
информации делаются соответствующие отметки в электронной базе и
производстве по обращению.
3.14. При окончании производства ответственный специалист по
обращениям граждан и юридических лиц полностью формирует пакет
всех документов и представляет его руководителю Главного
управления либо лицу, его замещающему, наложившим при рассмотрении
свою резолюцию на обращение, который после ознакомления в верхней
части производства списывает дело в наряд, указывая дату и
подписывая.
3.15. Ответственный специалист по обращениям по списании
производства в наряд прикладывает к нему опись всех существующих
материалов с указанием количества листов и отправляет его в архив.
4. Сроки рассмотрения и разрешения обращений
4.1. Поступившие письменные обращения граждан разрешаются в
срок до одного месяца со дня их регистрации в подразделении
делопроизводства Главного управления или его территориального
отдела, а письма, не требующие дополнительного изучения и
проверки, - безотлагательно, но не позднее 15 дней.
4.1. Обращения военнослужащих и членов их семей разрешаются
безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня их регистрации в
подразделении делопроизводства Главного управления или его
территориального отдела, а обращения, требующие дополнительного
изучения и проверки, - в срок до 15 дней.
4.2. Обращения осужденных и лиц, содержащихся под стражей, в
которых указаны сведения о негуманном отношении к ним сотрудников
уголовно-исполнительной системы, ущемлении их прав, унижении
достоинства, подлежат незамедлительному разрешению, но не позднее
7 дней со дня их регистрации, а обращения, требующие
дополнительного изучения и проверки, - в срок до 15 дней.
4.3. В отдельных случаях срок разрешения письменного обращения
может быть продлен руководителем Главного управления или
начальником территориального отдела либо лицом, их замещающим,
давшим соответствующее поручение, но не более чем на 1 месяц, а по
обращениям военнослужащих - не более чем на 15 дней. О продлении
срока разрешения обращения исполнителем пишется докладная с
указанием причин неисполнения в установленный срок на имя
соответствующего руководителя. В резолюции руководителя,
продлевающего срок разрешения обращения, должна быть указана дата,
до которой продлевается указанный срок. О продлении срока
разрешения сообщается автору письменного обращения и сотруднику,
ведущему делопроизводство по обращениям.
4.4. Обращения граждан, поступающие из редакций газет,
журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации,
а также выступления и опубликованные в печати материалы, связанные
с обращениями, рассматриваются и разрешаются в порядке и в сроки,
предусмотренные настоящей Инструкцией.
4.5. При поступлении повторных обращений граждан на
неудовлетворительную работу территориальных отделов, сотрудников
Главного управления, а также в других случаях руководитель
Главного управления или его заместитель вправе принимать решение о
рассмотрении письменных обращений граждан с выездом на место
специалистов соответствующих структурных подразделений Главного
управления.
4.6. Категорически запрещается:
- направлять обращения на рассмотрение должностным лицам,
действия которых обжалуются;
- передавать обращения из одного структурного подразделения
Главного управления в другое структурное подразделение, не извещая
сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства по
обращениям граждан.
4.7. При рассмотрении обращения гражданину должно быть
обеспечено право лично изложить доводы лицу, разрешающему его
обращение, ознакомиться с материалами проведенной проверки,
представления дополнительных материалов, получить письменный или
устный ответ о принятых решениях.
5. Направление ответов на обращения
5.1. Сообщения об итогах проверки обращений должны содержать
юридически обоснованный и мотивированный ответ на каждый
изложенный в них довод.
5.2. В ответах на обращения должна быть ссылка на действующее
законодательство Российской Федерации.
5.3. Все ответы на обращения, какие бы вопросы они не
содержали, направляются только за подписью руководителя Главного
управления или его заместителей, начальника территориального
отдела.
6. Организация приема граждан
6.1. Прием граждан проводится руководителем Главного управления
или территориального отдела, его заместителями или по их поручению
- другими должностными лицами Главного управления или
территориального отдела, правомочными принимать решения по
вопросам, отнесенным к их компетенции.
6.2. Место, дни и часы приема граждан устанавливаются
соответствующим приказом руководителя Главного управления или
территориального отдела, учитывая, что не менее двух раз в неделю
прием проводится в вечернее время и в один из общевыходных дней
недели. Информация о часах приема доводится до населения
представлением на доске объявлений Главного управления и через
средства массовой информации.
Прием граждан руководителем Главного управления или начальником
территориального отдела и его заместителями осуществляется не
менее 2 раз в месяц.
Иногородние посетители во всех случаях принимаются в Главном
управлении или территориальном отделе в день их обращения.
6.3. Если во время приема невозможно решить поставленные
вопросы, от посетителя принимается письменное заявление, которое
после соответствующей регистрации передается сотруднику,
ответственному за делопроизводство по работе с обращениями, для
последующего оформления, постановки на контроль и передачи
исполнителю.
В случае если вопрос, поставленный заявителем, не входит в
компетенцию Главного управления, заявителю разъясняется порядок
обращения в другой орган и обжалования принятого решения. Ответ на
заявление, принятое во время приема, подписывается лицом,
осуществляющим прием.
6.4. В случае принятия обращения к исполнению руководителем,
осуществляющим прием, а в его отсутствие его заместителем работа с
ним осуществляется в порядке, предусмотренном п. 3 Инструкции.
7. Анализ и обобщение работы с обращениями граждан
7.1. Работа с обращениями граждан подлежит обязательному
анализу.
Руководитель Главного управления или территориального отдела
осуществляет контроль за работой с обращениями и приемом граждан
лично, через своих заместителей, руководителей структурных
подразделений и сотрудника, ответственного за делопроизводство по
обращениям граждан и юридических лиц.
7.2. В этих целях создается постоянно действующая комиссия по
работе с обращениями, возглавляемая одним из заместителей
руководителя Главного управления или территориального отдела.
Комиссия работает планово, не реже одного раза в квартал она
проверяет работу с обращениями граждан с целью своевременного
выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и
охраняемых законом интересов граждан. По решению руководителя
Главного управления или территориального отдела комиссия может
работать с периодичностью один раз в полугодие. По результатам
работы комиссии составляется акт о работе с обращениями граждан и
юридических лиц. Материалы проверки докладываются на оперативном
совещании при руководителе Главного управления.
7.3. Материалы для анализа и обобщения подготавливают
должностные лица, ведущие делопроизводство по обращениям граждан и
юридических лиц, и оформляют их в виде актов, отчетов, которые
представляются руководителю Главного управления или
территориального отдела. Кроме того, составляется аналитическая
справка по итогам работы с обращениями за предыдущий год и в
обязательном порядке представляется к 31 января текущего года
руководителю Главного управления.
При анализе внимание уделяется общему количеству и характеру
рассмотренных и разрешенных обращений (последние подразделяются на
удовлетворенные, по которым отказано в удовлетворении и даны
разъяснения), причинам поступления обоснованных обращений (в том
числе удовлетворенных лишь при повторном рассмотрении), срокам их
разрешения и мерам, принимаемым к лицам, виновным в нарушении
сроков и порядка рассмотрения и разрешения обращений.
7.4. Результаты анализа рассматриваются на оперативных
совещаниях и используются для совершенствования собственной работы
в целях устранения ошибок и недостатков.
7.5. Руководители территориальных отделов несут персональную
ответственность за качество, полноту, объективность и
своевременность работы с обращениями, проведение анализа этой
деятельности и ежемесячное представление данных о ней в Главное
управление.
7.6. Состояние организации работы с обращениями и приемом
посетителей проверяется сотрудниками Главного управления при
выездах в территориальные отделы по указанию руководителя Главного
управления.
8. Сроки хранения обращений
8.1. Ответственность за сохранность документов по обращениям
граждан возлагается на руководителей соответствующих структурных
подразделений и должностных лиц, непосредственно работающих с
данной категорией документов.
8.2. Срок хранения документов по обращениям граждан составляет
5 лет. В необходимых случаях экспертной комиссией Главного
управления может быть принято решение об увеличении срока хранения
наиболее ценных предложений граждан и юридических лиц. Решение
экспертной комиссии об увеличении срока хранения документов по
обращениям граждан и отборе документов для передачи на хранение
подлежит обязательному утверждению руководителем Главного
управления.
8.3. По истечении установленных сроков хранения документы по
обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, предусмотренном
Государственной архивной службой России.
9. Ответственность за нарушение
порядка рассмотрения и разрешения обращений
9.1. Нарушение установленного порядка рассмотрения обращений
граждан, бюрократическое отношение к ним, волокита, а также
преследование граждан в связи с подачей предложений, заявлений и
жалоб либо за содержащуюся в них критику влекут в отношении
виновных должностных лиц ответственность на основании
законодательства Российской Федерации.
|
