ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ
ПРИКАЗ
от 8 июня 2006 г. N 243
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА
ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ
В соответствии с п. 11.1 Типового регламента взаимодействия
федеральных органов исполнительной власти, утвержденного
Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января
2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации,
2005, N 4, ст. 305) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
аппарате Федерального агентства по культуре и кинематографии,
согласованную с Росархивом.
2. Признать утратившими силу:
п. 2 Приказа Роскультуры от 4 мая 2005 г. N 234 "Об утверждении
Регламента Федерального агентства по культуре и кинематографии";
Приказ Роскультуры от 27 февраля 2006 г. N 49 "О Типовой
инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти".
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
заместителя руководителя Роскультуры В.С. Малышева.
Руководитель
М.Е.ШВЫДКОЙ
Утверждена
Приказом
Федерального агентства
по культуре и кинематографии
от 8 июня 2006 г. N 243
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА
ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Федерального
агентства по культуре и кинематографии разработана в соответствии
с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января
2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных
органов исполнительной власти" (Собрание законодательства
Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305) на основе Типовой
инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от
08.11.2005 N 536.
1.2. Инструкция по делопроизводству в аппарате Федерального
агентства по культуре и кинематографии (далее - Инструкция)
устанавливает общие требования к функционированию службы
документационного обеспечения управления, документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в
аппарате Федерального агентства по культуре и кинематографии
(далее - Роскультура).
1.3. Роскультура организует и ведет делопроизводство на основе
Типового регламента внутренней организации федеральных органов
исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства
Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233),
Регламента Федерального агентства по культуре и кинематографии,
утвержденного Приказом Роскультуры от 04.05.2005 N 234, Типовой
инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, других нормативно-методических документов и
настоящей Инструкции.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию
работы с документами независимо от вида носителя, включая их
подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения,
осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных)
технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации,
применяемые в Роскультуре, должны отвечать требованиям Инструкции.
1.5. Правила работы с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения, установлены в Положении
о порядке обращения со служебной информацией ограниченного
распространения в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от
3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской
Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).
1.6. Основные требования по организации делопроизводства в
аппарате Роскультуры:
ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение
требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях
возлагается на их руководителей;
руководитель структурного подразделения определяет
ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает
учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует
руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление
служащих с нормативными и методическими документами по
делопроизводству. Права и обязанности работников, ответственных за
ведение делопроизводства в структурных подразделениях,
закрепляются в их должностных регламентах;
при смене руководителя структурного подразделения в акте приема-
передачи дел отражается наличие и состояние документов,
находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к
ним;
при увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск,
командировку и в других случаях все неисполненные им документы
должны быть переданы по указанию руководителя через работника,
ответственного за делопроизводство, другим сотрудникам с
соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из
архива, сданы в архив;
в случае увольнения работника, ответственного за
делопроизводство структурного подразделения, дела должны быть
переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности,
или принятому на эту должность;
в случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного)
подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют
для последующей передачи их в архив Роскультуры, независимо от
сроков их хранения;
порядок использования служебной информации, содержащейся в
документах, передачи документов (копий документов) другим
организациям, средствам массовой информации и гражданам
устанавливается руководством Роскультуры. Ограничения на
использование служебной информации не должны противоречить
законодательству Российской Федерации;
руководители структурных подразделений и работники аппарата
Роскультуры несут персональную ответственность за выполнение
требований настоящей Инструкции, сохранность документов и
неразглашение содержащейся в них служебной информации, за
осуществление мер по обеспечению правильного использования и
эффективной защиты служебной информации;
при утрате документов руководитель подразделения обязан
назначить служебное расследование, о результатах которого
информирует руководство Роскультуры и Управление делами.
1.7. Организация, ведение и совершенствование системы
документационного обеспечения управления на основе единой
технической политики и применения современных технических средств
в работе с документами, методическое руководство и контроль за
соблюдением установленного порядка работы с документами в
подразделениях Роскультуры осуществляются отделом информационного
и документационного обеспечения Управлением делами (далее - служба
ДОУ).
II. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы Роскультуры должны, как правило, оформляться
на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов
и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги
форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без
него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
2.1.2. В Роскультуре применяются следующие бланки:
бланк приказа продольный;
бланк руководителя угловой;
бланк заместителя руководителя угловой;
общий бланк угловой.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в
пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно
(начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ
зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка
реквизитов начинается от левой границы зоны расположения
реквизитов).
Состав видов и формы бланков, применяемых в Роскультуре,
утверждены Приказом Федерального агентства по культуре и
кинематографии от 26.08.2004 N 46.
2.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации изготавливаются полиграфическими
предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид
деятельности, по заказам Роскультуры.
2.1.4. Бланки документов Роскультуры подлежат учету. На
гербовых бланках типографским способом или нумератором
проставляются порядковые номера (на оборотной стороне).
2.1.5. Бланки документов Роскультуры должны использоваться
строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и
лицам.
2.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков
документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя
Роскультуры или его заместителей. Соответствующие предложения
вносятся начальником Управления делами вместе с образцами
предлагаемых бланков.
Образцы бланков Роскультуры приведены в Приложении N 1.
2.2. Оформление реквизитов в процессе
подготовки документов в Роскультуре
При подготовке организационно-распорядительных документов
реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов".
2.2.1. Государственный герб Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках
документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от
25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской
Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000,
N 52, часть I, ст. 5021).
2.2.2. Код Роскультуры (указывается по усмотрению Роскультуры).
Код проставляется по Общероссийскому классификатору органов
государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по
Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.2.3. Основной государственный регистрационный номер
юридического лица (указывается по усмотрению Роскультуры).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми
органами.
2.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (указывается по усмотрению Роскультуры).
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с
документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.2.5. Наименование Роскультуры.
Наименование Роскультуры должно соответствовать его
наименованию, указанному в Положении о Федеральном агентстве по
культуре и кинематографии. Сокращенное наименование помещается в
скобках ниже полного.
Над наименованием Роскультуры указывается полное или
сокращенное наименование Министерства культуры и массовых
коммуникаций Российской Федерации, в ведении которого она
находится.
2.2.6. Справочные данные о Роскультуре.
Справочные данные о Роскультуре включают почтовый адрес и номер
телефона.
2.2.7. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого Роскультурой, должно
соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским
классификатором управленческой документации (ОКУД).
2.2.8. Код формы документа (указывается по усмотрению
Роскультуры).
Код формы документа проставляется в соответствии с
Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
2.2.9. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные
документы, письма) или события, зафиксированного в документе
(протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план,
инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим
или утверждающим документ. При подготовке проекта документа
печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более федеральными
органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -
четырьмя арабскими цифрами.
Например:
14.03.2005
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
14 марта 2005 г.
2.2.10. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового
номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел,
информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими
юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных
номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов
документа через косую черту.
2.2.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает
регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан
ответ.
2.2.12. Место составления или издания документа.
Место издания документа указывается в том случае, если
затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка
конкретного вида документа. Место составления или издания
документа указывают с учетом принятого административно-
территориального деления, оно включает только общепринятые
сокращения.
2.2.13. Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям,
должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному
подразделению без указания должностного лица их наименования
пишутся в именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по
отношению к самой длинной строке.
Например:
Министерство культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
Административно-правовой
департамент
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименование организации и подразделения указывается в
именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Департамент управления делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
(наименование организации)
И.О. Фамилия
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
Элементы почтового адреса указывают в последовательности,
установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование,
затем почтовый адрес.
Например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Бельдовой М.В.
Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32
Москва, 117574
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся
перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
2.2.14. Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального агентства
по культуре и кинематографии
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ____________ г.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом,
протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО
(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего
документа в творительном падеже, его дата и номер. Слово
"УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого
документа и пишется без кавычек.
УТВЕРЖДЕНО
приказом Роскультуры
от 16.03.2005 N 1505
2.2.15. Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия
исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,
подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
равным по должности, основным исполнителем является лицо,
указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва
соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих
типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель,
подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием
регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция
относится.
2.2.16. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно
передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован
с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например:
ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания
"чего?" ("кого?"), например:
Должностная инструкция
главного бухгалтера
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата A5,
заголовок может не составляться.
2.2.17. Отметка о контроле.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой
"К", словом или штампом "Контроль".
2.2.18. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного
текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков
характеризуемого объекта должны быть выражены именем
существительным в именительном падеже или словосочетанием с
глаголом второго лица множественного числа настоящего или
прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.).
Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с
наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные
именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и
строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают
более чем на одной странице, графы таблицы должны быть
пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны
только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой
части указываются причины, цели, основания создания документа; во
второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы
- распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без
пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или
во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты:
наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный
номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его
можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими
цифрами.
В распорядительных документах организаций, действующих на
принципах единоначалия, а также во внутренних документах,
адресованных руководству, текст излагают от первого лица
единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего
лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица
множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа
("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить...",
"направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю
необходимым");
от третьего лица единственного числа ("Роскультура не
возражает").
2.2.19. Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то
указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при
наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим
образом:
Приложение: письмо Роскультуры от 05.06.2005 N 02-04-172 и
приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе
адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления,
приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на
первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с
указанием наименования распорядительного документа, его даты и
регистрационного номера,
например:
Приложение
к приказу Роскультуры
от 16.03.2005 N 261
Если приложений несколько, то указывается их порядковый номер,
например:
Приложение N 2
к приказу Роскультуры
от 16.03.2005 N 261
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными
буквами, а также центрировать это выражение, наименование
документа, его дату и регистрационный номер относительно самой
длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу Роскультуры
от 16.03.2005 N 261
2.2.20. Подпись.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные
органы представительной и судебной власти, подписываются
руководителем Роскультуры или, по его поручению, заместителем
руководителя.
Документы, направляемые подчиненным и другим организациям,
гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или
руководителями структурных подразделений в соответствии с их
компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (при использовании должностного бланка
наименование должности не указывается), личная подпись и ее
расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее
его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно
указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и
его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным
способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать
документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед
наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне или одну под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по
должности, но представляющими разные органы, подписи располагают
на одном уровне.
2.2.21. Согласование проекта документа.
Согласование проекта документа проводится при необходимости
оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и
ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем
(ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где
готовился проект документа. Документы, содержащие поручения
работникам Роскультуры, ими должны быть завизированы.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе
(внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее
согласование).
Виза включает в себя должность визирующего документ, личную
подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего
листа подлинника нормативно-правового акта. На проекте
законодательного акта, на внутреннем документе и на копии
отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне
документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа
оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется
следующим образом:
Замечания прилагаются.
Начальник юридического отдела Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа с федеральными органами
исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем
затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования,
который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности
лица, с которым согласовывается документ (включая наименование
организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату
согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ______________ г.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в
левом нижнем поле документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется в следующей
последовательности:
с должностными лицами Роскультуры;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых
затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых
затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в определенной области
(экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с согласия этих органов.
2.2.22. Оттиск печати.
Роскультура имеет печать с изображением Государственного герба
Российской Федерации, иные печати, указанные в положении о ней.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской
Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения
их подлинности. Простые круглые печати (без изображения
государственной символики) ставятся на копиях документов для
удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен
захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего
документ.
2.2.23. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже
реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно",
должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку
подписи, дату заверения.
Например:
Верно
Ведущий специалист
отдела кадров Личная подпись И.О. Фамилия
"__" ______________ г.
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати
Роскультуры.
2.2.24. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем
углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа шрифтом
размером N 10.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его
телефона, например:
И.О. Фамилия
334 46 46
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой
исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия
основного исполнителя.
2.2.25. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер
документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии
такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело";
номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об
исполнении документа и направлении его в дело подписывается и
датируется исполнителем документа или руководителем структурного
подразделения, в котором исполнен документ.
2.2.26. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Роскультуру содержит
очередной порядковый номер и дату поступления документа (при
необходимости - время поступления). Допускается проставлять
отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.2.27. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка
(колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы
документа и содержащая наименование файла на машинном носителе,
дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Роскультуре.
2.3. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов
2.3.1. Приказ, распоряжение
2.3.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения
нормативного характера, а также по оперативным, организационным,
кадровым и другим вопросам работы Роскультуры.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения
на основании поручений руководителя Роскультуры, его заместителей,
либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба
на основании соответствующих представлений или поручений
руководства Роскультуры.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов
(распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами
возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и
вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов
(распоряжений) осуществляет Управление делами.
2.3.1.2. Проекты приказов (распоряжений) визируются
исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект,
руководителями подразделений и организаций Роскультуры, которым в
проекте предусматриваются задания и поручения (руководителями
заинтересованных подразделений), руководителями Договорно-
правового управления и Управления делами.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю
Роскультуры на подпись, визируются заместителем руководителя
Роскультуры в соответствии с распределением обязанностей.
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при
согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся
изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и
повторному согласованию (визированию).
Согласование (визирование) проектов приказов (распоряжений)
может быть оформлено в виде листа согласования, прилагаемого к
проекту.
Приложения к проектам приказов (распоряжений) визируются
исполнителем (на оборотной стороне полистно) и руководителем
подразделения, внесшего проект (на оборотной стороне последнего
листа каждого приложения).
2.3.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на
стандартных бланках установленной формы и докладываются для
подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать
краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а
также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем
согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах
календарного года; приказы по основной деятельности, по личному
составу и распоряжения нумеруются отдельно.
2.3.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные
экземпляры заверяются печатью Управления делами и направляются
адресатам в соответствии с указателем рассылки, который
составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно
направляется также исполнителю и в Управление делами.
2.3.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Герб Российской Федерации.
Наименование - Федеральное агентство по культуре и
кинематографии.
Наименование вида документа - приказ.
Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым
способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста
приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается
полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в аппарате Федерального агентства
по культуре и кинематографии
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным
расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и
печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой
границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам
текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии
1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и
события, послужившие основанием для издания приказа. Она может
начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ
издается на основании другого документа, то в констатирующей части
указывается наименование этого документа в родительном падеже, его
автор, дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:",
которое печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление
предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и
сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты
и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия
однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В
качестве исполнителей указываются структурные подразделения или
конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной
части может содержать сведения о подразделении или должностном
лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный
документ или какие-то его положения, то один из пунктов
распорядительной части текста должен содержать ссылку на
отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера
и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать
утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до
сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения
которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки,
который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку
подписей и дату.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего
документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы,
фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Приказы (распоряжения) подписывает руководитель Федерального
агентства по культуре и кинематографии, а в его отсутствие - лицо,
его замещающее.
Приложения к приказу визируются исполнителем и руководителем
структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии
нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в
подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект
документа не допускается.
2.3.1.6. Совместные приказы федеральных органов исполнительной
власти печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x
297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти
располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ; располагается
центрованно;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более
поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя
и более организациями, состоит из регистрационных номеров
документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую
черту в порядке указания авторов в документе.
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти
располагаются ниже текста на одном уровне.
Образец оформления приказа приведен в Приложении N 2.
2.3.2. Положение, правила, инструкция
2.3.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем
устанавливаются системно связанные между собой правила по
вопросам, отнесенным к компетенции Роскультуры.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для
выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо
деятельности или порядок применения положений законодательных и
иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные
правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты,
утверждаемые Роскультурой; утверждение оформляется в форме грифа
утверждения или путем издания распорядительного документа об их
утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и
инструкций находится в ведении Роскультуры.
2.3.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил,
инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов
нормативных актов.
2.3.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции)
печатается на общем бланке Роскультуры. Если проект положения
(правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то
положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе
бумаги формата A4.
Текст излагается от третьего лица единственного или
множественного числа. В тексте используются слова: "должен",
"следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на
вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные
требования и порядок проведения работ (должностной регламент),
отвечает на вопрос "Кого?" (Должностной регламент главного
специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания
разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его
распространения, ответственность за нарушение установленных правил
и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на
главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и
подпунктов производится арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в Приложении N 3.
2.3.3. Протокол
2.3.3.1. Протокол составляется на основании записей,
произведенных во время совещания (заседания), представленных
тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
2.3.3.2. В Роскультуре протоколы могут издаваться в полной или
краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и
фиксируется только принятое по нему решение.
2.3.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух
частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или
отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество
превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень
рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с
указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос
нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с
предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в
тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление
(решение) - в тексте протокола печатается полностью; при
необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,
записывается в тексте протокола после соответствующего
постановления (решения).
2.3.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.
Во вводной части указываются инициалы и фамилия
председательствующего (председателя), а также должности, инициалы,
фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля,
подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются
наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих.
Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Заместитель руководителя Федерального агентства по культуре и
кинематографии
заместители руководителя Федерального агентства по культуре и
кинематографии.
Многострочные наименования должностей присутствующих
указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и
принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской
цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно
размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней
строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц,
выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются
через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.3.3.5. Протокол подписывается председательствующим на
заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы
заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных
советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные
номера, включающие порядковые номера протоколов организаций,
принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят
из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке
дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах
вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут
прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой,
принятой в Роскультуре.
2.3.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются
заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с
указателем рассылки; указатель составляет и подписывает
ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение
вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Управления делами.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из
протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и
заверяются печатью Управления делами.
2.3.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола
размером шрифта N 14 или на общем бланке Роскультуры формата A4 и
имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы
верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом
размером N 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита
2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1
интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания - указывается (при
необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по
центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола
линейкой.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым
способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже
предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими
цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных
интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и
включает наименование должности лица, председательствовавшего на
заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи
(инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно
самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При
оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и
фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не
ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым
полем.
Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 4.
Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N
5.
2.3.4. Служебные письма
2.3.4.1. Служебные письма Роскультуры готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской
Федерации и Правительства Российской Федерации;
как ответы Роскультуры на поручения министерств;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по
вопросам, относящимся к компетенции Роскультуры;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов
Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и
актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и
частных лиц;
как инициативные письма.
2.3.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются
резолюцией руководства Роскультуры на основании имеющихся сроков
исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям,
зафиксированным в резолюции руководителя (заместителя
руководителя). Сроки подготовки инициативных писем определяются
руководителями структурных подразделений.
2.3.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках
формата A4 или A5; изготовление бланков писем с изображением
Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-
вычислительной техники запрещается.
Совместные служебные письма, подписываемые руководителями двух
и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на
стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о
наименовании федеральных органов исполнительной власти,
подписавших письмо, включаются в наименование должности в
реквизите "подпись".
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и
последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа
арабскими цифрами.
Служебное письмо Роскультуры, направляемое внутри страны,
составляется на русском языке. Текст служебного письма, как
правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов,
если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном
подразделении организации - адресата. Письмо должно иметь краткий
заголовок, раскрывающий его содержание.
2.3.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного
числа.
Например:
"Федеральное агентство по культуре и кинематографии либо
Роскультура считает...", "Федеральное агентство по культуре и
кинематографии рассмотрело или Роскультура рассмотрела...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст
может излагаться от 1-го лица единственного числа: "прошу...",
"направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой
части излагается причина, основание или обоснование составления
письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием
подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца,
помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
2.3.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного
в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в
том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных
инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах
должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии
руководящих должностных лиц.
III. Организация документооборота и исполнения документов
3.1. Организация документооборота
3.1.1. Движение документов в Роскультуре с момента их создания
или получения до завершения исполнения или отправки образует
документооборот.
3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые
с ними в Роскультуре, регламентируются Типовым регламентом
взаимодействия федеральных органов исполнительной власти,
утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от
19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации
федеральных органов исполнительной власти, утвержденным
Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005
г. N 452, Инструкцией по делопроизводству, Регламентом
Федерального агентства по культуре и кинематографии, табелем
унифицированных форм документов, положениями о структурных
подразделениях, должностными инструкциями и должностными
регламентами.
3.1.3. При применении электронного документооборота Управление
делами совместно с ГИВЦем разрабатывает маршруты движения
документов.
3.2. Организация доставки документов
3.2.1. Доставка документов в Роскультуру осуществляется, как
правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической
связи.
С помощью почтовой связи в Роскультуру доставляется письменная
корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых
карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы
(телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные
документы.
3.3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов
3.3.1. Документы, поступающие в Роскультуру на бумажных
носителях, проходят первичную обработку, предварительное
рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и
доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются
работниками отдела информационного и документационного обеспечения
Управления делами (далее - служба ДОУ).
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с
пометкой "лично", "на конкурс"), проверяется правильность
доставки, целостность упаковки документов, наличие приложений к
документу. Ошибочно доставленные документы пересылаются по
принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на
документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной
форме (далее - РКФ). На полученном документе проставляется
регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в
правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа.
Регистрационный штамп содержит наименование (Роскультура), дату и
регистрационный номер.
3.3.2. Документы, адресованные руководству Роскультуры, а также
без указания конкретного лица или структурного подразделения
предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются
руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью
распределения поступивших документов на требующие обязательного
рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в
структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки
их содержания, на основании установленного в организации
распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению
документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям
или должностным лицам структурных подразделений.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ,
где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на
исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими
структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель,
остальным исполнителям передаются копии.
3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с
проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем
передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается
(печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно
передается руководителю, которому она адресована.
3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной
связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического
изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не
должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с
заявкой установленного образца, подписанной руководителем
подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и
руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии
перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для
служебного пользования";
подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники
документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о
времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам
под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа
направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без
перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной
в подразделениях, осуществляется их руководителями.
3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в Роскультуру,
проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение,
рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ,
поступивших на электронный адрес Роскультуры, осуществляется
службой ДОУ или другим структурным подразделением.
3.4. Организация обработки и передачи
отправляемых документов
Документы, отправляемые Роскультурой, передаются почтовой и
электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью
осуществляется службой ДОУ в соответствии с действующими Правилами
оказания услуг почтовой связи.
С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет
передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных
документов.
Документы для отправки передаются полностью оформленными,
зарегистрированными с указанием почтового адреса/номера
reketnm`/электронного адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и
отправляться в день их подписания или не позднее следующего
рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется
по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы
ДОУ.
3.5. Порядок прохождения внутренних документов
3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их
подготовки и оформления должно соответствовать прохождению
отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих
документов.
3.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и
согласования с заинтересованными подразделениями и должностными
лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за
правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в
соответствии с правом подписи документов и распределением
обязанностей. После подписания документы регистрируются.
3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и
зарегистрированных распорядительных документов в обязательном
порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых
находятся рассматриваемые вопросы.
3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями
осуществляется через лиц, ответственных за ведение
делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы
передаются с соответствующей отметкой в РКФ в службе ДОУ.
3.6. Учет количества документов
3.6.1. Учет количества документов за определенный период
времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации
документов.
Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и
представляются руководству.
3.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам
документ, с учетом размноженных экземпляров.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.
Учет количества документов может проводиться по Роскультуре в
целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме
(Приложение N 6 - примерное). По каждой группе учитывается
количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются
через косую черту или в отдельных графах).
3.7. Работа исполнителей с документами
3.7.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта исходящего документа
(письма, телеграммы) или внутреннего документа (приказа,
распоряжения), его оформление, согласование, представление на
подпись (утверждение) руководством Роскультуры или руководителем
структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров
документа, передает документ на тиражирование. На документ,
рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит
указатель рассылки.
3.7.2. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:
о дате поступления (если образовался интервал времени между
поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах
промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры
и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
3.7.3. Поручения, содержащиеся в приказах, распоряжениях
Роскультуры и протоколах, доводятся до исполнителей путем
направления им копии приказа, распоряжения, протокола (выписок из
этих документов).
3.7.4. Подлинник подлежащего исполнению документа с поручением
руководителя Роскультуры направляется заместителю руководителя
Роскультуры, указанному в поручении (резолюции) первым, который
организует работу по исполнению данного документа (поручения).
Подлинник документа с поручением (резолюцией) после
рассмотрения заместителем руководителя Роскультуры направляется
ответственному исполнителю.
В случае если поручение (резолюция) руководителя Роскультуры
адресовано только заместителям, то заместитель руководителя
Роскультуры, указанный в поручении (резолюции) первым, определяет
ответственного исполнителя данного документа (поручения).
Если поручение дано заместителем руководителя Роскультуры, то
подлинник документа с его поручением направляется ответственному
исполнителю.
Если поручение (резолюция) руководителя Роскультуры или его
заместителей адресовано руководителям подразделений, то подлинник
подлежащего исполнению документа с этим поручением (резолюцией)
направляется непосредственно ответственному исполнителю -
руководителю подразделения, указанному в поручении (резолюции)
первым либо против фамилии которого стоит отметка "созыв",
"обобщение" или "отв.".
Другие исполнители, указанные в поручении (резолюции), являются
соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку
соответствующих материалов по копии документа с поручением
(резолюцией).
3.7.5. Ответственный исполнитель при необходимости дает
соисполнителям конкретные задания по подготовке соответствующих
материалов с указанием сроков их выполнения, а также может
затребовать материалы от подразделений, которые не указаны в
поручении (резолюции).
Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество
исполнения документа (поручения), полноту и достоверность
информации и соблюдение сроков его выполнения.
Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на
исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю
предложения, подписанные руководителем (заместителем руководителя)
структурного подразделения, и отвечают за их качество.
Проект документа, представляемый на подпись руководителю
Роскультуры, должен быть завизирован руководителями
заинтересованных подразделений, а также заместителем, в ведении
которого находятся рассматриваемые вопросы.
Проект документа, представляемый на подпись заместителю
руководителя Роскультуры, должен быть завизирован руководителями
заинтересованных подразделений.
Проект документа представляется на подпись вместе с подлинником
документа (поручения), на основании которого он подготовлен, и
другими необходимыми материалами.
На проекте письма (телеграммы) указываются фамилия, инициалы и
телефон исполнителя, подготовившего документ, на лицевой стороне
последнего листа письма (телеграммы) в левом нижнем углу.
При подготовке приглашений для участия в мероприятиях,
проводимых Роскультурой, указываются в тексте приглашения фамилия,
имя, отчество и контактные телефоны ответственных за подготовку
мероприятия.
3.7.6. Исходящий документ, подписанный руководителем
Роскультуры или его заместителем, передается в службу ДОУ, где
производится сверка соответствия текстов подписанного и визового
экземпляров документа, его регистрация и подготовка к отправке
либо рассылке, согласно составленному исполнителем указателю
рассылки.
Если руководитель Роскультуры либо его заместитель внес при
подписании в подготовленный проект документа исправления, то
исполнитель документа должен перепечатать его с учетом исправлений
и внести соответствующие изменения в визовой экземпляр документа.
Телеграммы принимаются службой ДОУ завизированными,
подписанными, датированными и с отметкой о категории и виде
отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с
Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными
Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 N
1108.
3.7.7. Если для исполнения поручения руководителя Роскультуры
или его заместителей требуется подготовка приказа, распоряжения,
протокола, то ответственный исполнитель готовит проект подписного
экземпляра документа с визами согласования и указателем рассылки.
3.7.8. Сроки исполнения документов определяются руководителем,
который дает поручение (подписывает резолюцию), исходя из срока,
установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или
сроков, установленных законодательством Российской Федерации.
Сроки исполнения документов указываются в поручении (резолюции).
3.7.9. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти -
с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других
федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений
граждан - с даты их поступления.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте
пометку "срочно", "весьма срочно" - в 3-дневный срок, имеющие
пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не
более месяца;
по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня
получения или в иной, установленный соответствующей палатой
Федерального Собрания Российской Федерации срок;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной
Думы (депутатскому запросу) и обращениям - не позднее чем через 30
дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором
запроса (обращения) срок;
по вопросу согласования проектов постановлений и распоряжений
Правительства Российской Федерации - до 10 дней, если не
установлен иной срок;
по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации
без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с
согласованием - 30 дней;
по обращениям граждан, поступившим в Роскультуру и требующим
дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их
регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней;
резолюции руководителя Роскультуры либо его заместителей "Прошу
доложить", "Прошу переговорить" - в 3-дневный срок, если
руководителем Роскультуры либо его заместителями не установлен
иной срок.
Если последний день срока исполнения документа приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее
рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.
3.7.10. При необходимости изменения срока исполнения документа
ответственный исполнитель представляет на имя руководителя
Роскультуры или его заместителя, давшего поручение, мотивированную
просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого
срока.
О продлении срока исполнения документа ответственный
исполнитель своевременно информирует службу ДОУ.
3.7.11. Сроки исполнения документов с пометками "срочно",
"весьма срочно", "оперативно" не продлеваются.
3.7.12. Документ (поручение) считается исполненным, если
проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по
существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие
письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы
решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено
автору документа (когда это требуется по содержанию документа).
Запросы по исполняемому документу в федеральные государственные
учреждения, федеральные государственные унитарные предприятия,
подведомственные Роскультуре, и другие организации, а также
промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться
основанием для признания документа (поручения) исполненным.
3.7.13. После исполнения документа проставляется отметка об
исполнении документа и направлении его в дело.
3.7.14. Исполнитель обязан в срок не позднее 10 дней после
исполнения документа передать его лицу, ответственному за
организацию делопроизводства в подразделении, для формирования дел
в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
3.7.15. Особенности исполнения поручений Президента Российской
Федерации, поручений, содержащихся в актах Президента Российской
Федерации и Правительства (далее - акты и поручения Президента
Российской Федерации и Правительства), протоколах заседаний
Правительства, поручений Председателя Правительства, Заместителя
Председателя Правительства, писем Администрации Президента
Российской Федерации и Аппарата Правительства (далее - органы):
поручения, а также письма, поступающие в Роскультуру
непосредственно из указанных в настоящем пункте Инструкции
органов, исполняются в Роскультуре в порядке и сроки,
установленные этими органами. Если не указан срок исполнения, то
документ исполняется в срок не более 30 дней с даты его
подписания;
ответы направляются непосредственно в органы и организации в
соответствии с указанием вышеупомянутых органов;
если Минкультуры России направило в Роскультуру поручение или
письмо о представлении соответствующей информации по поручению или
письму данных органов, поступивших ранее непосредственно на
исполнение в Роскультуру, то руководитель подразделения,
являющегося ответственным исполнителем по таким документам,
направляет в Минкультуры России информацию об имеющемся документе
по данному вопросу с последующим при необходимости направлением в
Минкультуры России копии соответствующего ответа;
по поручениям, не исполненным в установленный срок,
руководители подразделений Роскультуры, ответственные за
исполнение поручения, в течение 3-х дней после истечения срока,
данного на исполнение поручения, представляют руководству
Роскультуры объяснения о причинах его неисполнения с указанием мер
ответственности в отношении виновных в этом работников;
в случае непосредственного получения структурным подразделением
поручения от руководства Минкультуры России, департаментов
Министерства, органов государственной власти Российской Федерации,
а также иных федеральных органов исполнительной власти, то их
выполнение согласовывается с руководителем Роскультуры или с
курирующим данное подразделение заместителем руководителя.
3.7.16. Подразделение, определенное ответственным исполнителем
поручения, представляет проект доклада (ответа) руководству
Роскультуры для подписания не позднее чем за 2 дня до истечения
установленного в поручении (резолюции) срока.
3.7.17. Изменение ответственного исполнителя и состава
соисполнителей осуществляется:
по документам, направленным на исполнение поручением
руководителя Роскультуры или заместителя руководителя, - на
основании резолюции руководителя (заместителя руководителя),
давшего поручение, или по договоренности соответствующих
руководителей структурных подразделений;
по документам, направленным на исполнение службой ДОУ, - по
договоренности соответствующих руководителей структурных
подразделений.
Изменение ответственного исполнителя и соисполнителей
оформляется (учитывается) службой ДОУ.
IV. Организация работы с запросами и обращениями
членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации
4.1. Подготовку и направление ответов на парламентские запросы,
запросы и обращения членов Совета Федерации или депутатов
Государственной Думы, а также на обращения комитетов и комиссий
палат Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в
соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе
члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы.
4.2. Парламентский запрос может поступать в Роскультуру в виде
постановления соответствующей палаты Федерального Собрания
Российской Федерации с сопроводительным письмом председателя
палаты или его заместителя.
В качестве запроса или обращения рассматривается письмо на
бланке члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы,
имеющее соответствующую подпись и дату, а депутатский запрос,
кроме этого, имеет заголовок "Депутатский запрос" или в тексте
содержится ссылка на статью 14 Федерального закона "О статусе
члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации".
4.3. Должностное лицо Роскультуры, которому направлен
парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на
заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской
Федерации) или письменной форме не позднее 15 дней со дня
получения парламентского запроса или в иной установленный
соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации
срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому
направлен парламентский запрос, либо лицом, его замещающим.
Должностное лицо Роскультуры, которому направлен запрос члена
Совета Федерации или депутатский запрос, должно дать ответ на него
в письменной форме не позднее 30 дней со дня его получения.
4.4. При поступлении в Роскультуру обращения члена Совета
Федерации или депутата Государственной Думы должностные лица
Роскультуры, в сферу ведения которых входят затронутые в обращении
вопросы, обязаны предоставить авторам информацию, необходимую для
их депутатской деятельности, не позднее 30 дней со дня получения
обращения или в иной согласованный с инициатором обращения срок.
4.5. Прием, учет, регистрацию и направление на рассмотрение
поступающих в Роскультуру парламентских запросов, запросов и
обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной
Думы, а также контроль за их исполнением осуществляет служба ДОУ в
соответствии с установленным Инструкцией порядком работы с
входящими документами.
4.6. Проекты ответов на парламентские запросы, запросы и
обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной
Думы, а также на обращения комитетов и комиссий палат Федерального
Собрания Российской Федерации подготавливают подразделения
Роскультуры в соответствии с поручениями руководителя Роскультуры
или его заместителей.
4.7. Ответы на парламентские запросы, запросы и обращения
членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, а также
на обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания
Российской Федерации подписываются руководством Роскультуры.
4.8. Парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета
Федерации и депутатов Государственной Думы, а также обращения
комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской
Федерации и документы по их рассмотрению формируются в дела в
соответствии с номенклатурой дел.
V. Организация работы с обращениями граждан
5.1. Обращения граждан могут поступать в Роскультуру по
почтовой связи, по каналам электронной почты и факсимильной связи,
а также в устной форме в виде предложений, заявлений, жалоб.
5.2. Роскультура в пределах своей компетенции обеспечивает
рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и
направление ответа заявителям в порядке и сроки, установленные
законодательством Российской Федерации.
В случае если поставленные в обращениях граждан вопросы не
входят в компетенцию Роскультуры, руководители структурных
подразделений Роскультуры направляют такие обращения в 5-дневный
срок по принадлежности и информируют об этом заявителей.
5.3. Обеспечение своевременного рассмотрения обращений граждан
и подготовки ответа осуществляют руководители соответствующих
структурных подразделений.
5.4. Письменные обращения граждан Российской Федерации, граждан
государств - участников Содружества Независимых Государств и
других иностранных государств, поступившие в адрес руководителя
Роскультуры, его заместителей и Роскультуры без указания
конкретного адресата, подразделений Роскультуры, а также
обращения, полученные при приеме граждан и во время командировок
руководства Роскультуры, регистрируются в службе ДОУ.
5.5. Письменные обращения граждан, поступившие в Роскультуру из
Администрации Президента Российской Федерации, Правительства
Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации с поручениями
руководства этих органов, регистрируются в службе ДОУ и
докладываются руководителю Роскультуры или его заместителю для
принятия решения.
Письменные обращения граждан, поступившие непосредственно в
Роскультуру, после регистрации в зависимости от их содержания
направляются службой ДОУ в подразделения для рассмотрения и ответа
заявителям.
Каждое письменное обращение граждан регистрируется путем
заполнения регистрационно-контрольной карточки (РКК).
5.6. Анонимные обращения (без подписи автора, указания фамилии
и почтового адреса для ответа), обращения, не поддающиеся
прочтению, содержащие нецензурные выражения, а также дубликатные
обращения (второй и последующие экземпляры одного обращения,
направленные гражданином в различные органы государственной
власти, или обращения, повторяющие текст предыдущего обращения, на
которое дан ответ), как правило, не рассматриваются. В случае
поступления дубликатных обращений могут направляться уведомления о
ранее данных ответах или копии этих ответов.
Сообщения, в том числе анонимные, о совершенных или готовящихся
преступлениях пересылаются Роскультурой в соответствующие
правоохранительные органы.
5.7. Обращения органов государственной власти Российской
Федерации и субъектов Российской Федерации, органов местного
самоуправления или иных организаций, а также граждан, содержащие
жалобы на неудовлетворительную работу руководителей
подведомственных Роскультуре федеральных государственных
учреждений и федеральных государственных унитарных предприятий, с
соответствующим заключением подразделения, курирующего учреждение,
предприятие, не позднее чем в 10-дневный срок, если не установлен
иной срок, представляются руководителю Роскультуры или его
заместителю для принятия решения.
Не допускается направлять жалобы граждан для их разрешения тем
должностным лицам, действия которых обжалуются.
5.8. При получении повторных обращений граждан им присваивают
тот же регистрационный номер, что и первоначально поступившему, а
на лицевой стороне РКК вверху указывают, что обращение является
повторным. В этом случае в графе РКК "Краткое содержание"
указывают, кому направлялось на решение предыдущее обращение.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же
гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени подачи
первого обращения истек установленный законодательством срок
рассмотрения и ответ заявителю не дан или заявитель не
удовлетворен ответом, данным ему по первоначальному обращению.
5.9. Дубликатом обращения являются обращения одного и того же
лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам
и поступившие в Роскультуру, или обращения с одинаковым текстом.
Все дубликаты обращений регистрируют под одним и тем же
номером, что и первоначально поступившие обращения. При этом в РКК
после проставления присвоенного номера указывают дату поступления
обращения.
5.10. Решения по письменным обращениям граждан, поступившим в
Роскультуру, должны быть приняты в срок до одного месяца со дня
поступления. Решения по письменным обращениям граждан, не
требующим дополнительного изучения и проверки, должны быть приняты
безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления.
В тех случаях, когда для рассмотрения предложения, заявления
или жалобы необходимо проведение специальной проверки,
истребование дополнительных материалов и принятие других мер, срок
рассмотрения письменного обращения может быть продлен
руководителем, давшим поручение, или - по согласованию с
начальником Управления делами - руководителем подразделения
Роскультуры, у которого письмо находится на исполнении, но не
более чем на один месяц. О продлении срока рассмотрения сообщают
автору письменного обращения и в службу ДОУ.
5.11. О результатах рассмотрения письменного обращения в
подразделении Роскультуры автор обращения извещается руководителем
этого подразделения, как правило, в письменной форме.
При уведомлении автора письменного обращения в устной форме об
этом делают отметку на первом листе письменного обращения или на
отдельном листе, с указанием даты уведомления.
5.12. Письма-ответы на обращения граждан, подписанные
руководителем Роскультуры или его заместителем, отправляют через
службу ДОУ, где письмам присваивают соответствующие
регистрационные номера. Визовые экземпляры этих писем передают для
хранения в подразделение, в котором находится подлинник обращения
гражданина.
5.13. Передачу зарегистрированных в службе ДОУ письменных
обращений граждан из одного подразделения Роскультуры в другое
подразделение производят по согласованию со службой ДОУ.
5.14. Контроль за своевременным и объективным рассмотрением
письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в
подразделения, осуществляют руководители этих подразделений.
5.15. Письменное обращение гражданина, по которому было дано
поручение руководителем Роскультуры или его заместителем с
указанием доложить о результатах рассмотрения, снимаются с
контроля по решению этих должностных лиц, после рассмотрения
доклада об исполнении.
Письменные обращения граждан считаются разрешенными, если
рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы
заявителям.
5.16. Письменные обращения граждан, а также все документы,
связанные с их рассмотрением, формируют в дела в подразделениях
Роскультуры.
VI. Поисковая система по документам
6.1. Регистрация документов
6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация
документов - запись учетных данных о документе по установленной
форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и
от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и
отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки,
передачи или создания.
6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день
поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При
передаче документа из одного подразделения в другое новый
регистрационный номер на документе не проставляется.
6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания.
Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из
Правительства Российской Федерации, приказы руководителя
Роскультуры по основной деятельности, приказы по личному составу,
служебная переписка, обращения граждан.
6.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых
документов производится в местах исполнения и создания документов.
Документы, полученные из Правительства Российской Федерации,
Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на
рассмотрение руководителя Роскультуры и его заместителей,
распорядительные документы и переписка за подписью руководства
Роскультуры, протоколы и решения коллегиальных органов
регистрируются в службе ДОУ.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности
Роскультуры, могут регистрироваться в структурных подразделениях.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной
связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных
подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
6.1.6. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или
электронных карточках, журналах.
6.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового
номера, который, исходя из информационных потребностей
Роскультуры, может дополняться буквенным или цифровым индексом
структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел,
кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и
др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от
друга косой чертой.
6.1.8. Для создания поисковых систем и достижения
информационной совместимости регистрационных данных
устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от
характера документа и задач использования информации может
дополняться другими реквизитами:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
6.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ
инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый
номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
6.2. Организация поисковой системы по документам
6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации
при принятии решений в Роскультуре создаются поисковые системы по
документам. Поисковые системы могут создаваться как в
традиционном, так и в электронном виде.
6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации,
поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и
классификационные справочники.
6.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается
необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие
картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов,
авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные,
по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач
поиска информации.
6.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем
разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности Роскультуры;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел.
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут
использоваться и другие классификаторы в зависимости от
потребностей ввода и поиска документов и информации.
6.2.5. В автоматизированных массивах поиск конкретного
документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам
(заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.)
или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в
искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и
элементов текста.
6.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о
деятельности Роскультуры.
VII. Контроль исполнения документов
7.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в
Роскультуре определяются Типовым регламентом взаимодействия
федеральных органов исполнительной власти, утвержденным
Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января
2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации
федеральных органов исполнительной власти, утвержденным
Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005
г. N 452, и Регламентом Федерального агентства по культуре и
кинематографии, утвержденным Приказом Роскультуры от 4 мая 2005 г.
N 234.
7.2. Контроль исполнения документов включает постановку
документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие
исполненного документа с контроля, направление исполненного
документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов
исполнения документов, информирование руководителей о состоянии
исполнения документов.
7.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,
требующие исполнения.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле
документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой
"К" или словом (штампом) "Контроль".
7.4. Контроль исполнения документов осуществляется службой ДОУ.
7.5. Служба ДОУ еженедельно представляет руководству
Роскультуры и руководителям структурных подразделений информацию о
находящихся на контроле документах по определенной форме.
7.6. Контроль исполнения документов строится на базе
регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения
документов, по исполнителям, группам документов.
VIII. Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве
представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих
сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и
оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в
архив Роскультуры (далее - архив) в соответствии с требованиями,
установленными нормативно-методическими документами по архивному
делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых
коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного
агентства и других федеральных органов исполнительной власти.
8.1. Составление номенклатур дел
8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
заголовков (наименований) дел, заводимых в Роскультуре, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков
их хранения и является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для
учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться положениями о Роскультуре и его структурных
подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе,
перечнями документов с указанием сроков их хранения,
номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы,
образующиеся в деятельности Роскультуры, их виды, состав и
содержание.
8.1.3. В Роскультуре составляются номенклатуры дел структурных
подразделений (Приложение N 7) и сводная номенклатура дел
Роскультуры (Приложение N 8).
8.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется
(не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или
сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается со
службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и
представляется в службу ДОУ.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок
разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в
службу ДОУ Роскультуры.
8.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на
основе номенклатур дел структурных подразделений.
8.1.6. Сводная номенклатура дел Роскультуры, подписывается
руководителем службы ДОУ, согласовывается с центральной экспертной
комиссией Роскультуры (далее - ЦЭК Роскультуры), с экспертно-
проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального архива, в который
документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не
позднее конца текущего года) руководителем Роскультуры.
Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже
одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и
структуре федерального органа исполнительной власти.
8.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения
Роскультуры получают выписки из соответствующих ее разделов для
использования в работе.
8.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом
количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры
дел является документом постоянного срока хранения и включается в
номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе
ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве
Роскультуры. Четвертый - в федеральном архиве, с которым
согласовывалась номенклатура дел.
8.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года
уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января
следующего календарного года.
8.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается
заново в случае коренных изменений функций и структуры
федерального органа исполнительной власти.
8.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Роскультуры
являются названия структурных подразделений. В сводной
номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с
утвержденной структурой Роскультуры.
8.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие
все документируемые участки работы Роскультуры.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
8.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного
в Роскультуре цифрового обозначения структурного подразделения и
порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах
структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими
цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного
подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по
номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы
для однородных дел в пределах разных структурных подразделений;
для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а
также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление
сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов
исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.)
или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название
федерального органа исполнительной власти или структурного
подразделения (автор документа); название организации, которой
будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат
или корреспондент документа); краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела; дата (период), к которым относятся документы
дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам
деятельности Федерального агентства по культуре и кинематографии
(планы, списки, доклады, информации)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название.
Например:
Переписка с подведомственными Федеральному агентству по
культуре и кинематографии учреждениями и организациями по вопросам
изобразительного искусства
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Научно-исследовательским кинофотоинститутом по
вопросам применения нормативно-технической документации
При обозначении в заголовках дел административно-
территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела
касается нескольких однородных административно-территориальных
единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а
указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций субъектов Российской
Федерации по вопросам сохранения культурного наследия
Если содержание дела касается одной административно-
территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название
указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г.
Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную
документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который
составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые планы финансовых мероприятий
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание
автотранспорта
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том,
должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале
располагаются заголовки дел, содержащих организационно-
распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной
номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-
проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок
хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней
документов, использованных при определении сроков хранения дел,
проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах
(например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению,
о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в
другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и
др.
8.1.14. Если в течение года в Роскультуре возникают новые
документированные участки работы, непредусмотренные дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в
каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
8.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
8.2. Формирование и оформление дел
8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
8.2.2. Дела формируются в Роскультуре децентрализованно, т.е. в
структурных подразделениях.
6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы
должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам,
ответственным за ведение делопроизводства в структурных
подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое
должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного
подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
8.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется
службой ДОУ.
8.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в
соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в
дело документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел; раздельно группировать в дела документы
постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела
ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело
не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250
листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер
(индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с
добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
8.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в
хронологической, вопросно-логической последовательности или их
сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида
документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов
Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской
Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний
Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по
исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства
Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в
заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то
отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока
хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов,
подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество
копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера
дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения
коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы
Роскультуры и все документы по их рассмотрению и исполнению
группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности;
документ-ответ помещается за документом-запросом. При
возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса дела предыдущего года.
8.2.7. Дела Роскультуры подлежат оформлению при их заведении и
по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на
обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной
надписи. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и
соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых
входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под
контролем архива Роскультуры.
8.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление
реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 9);
нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела
(Приложение N 10); составление в необходимых случаях внутренней
описи документов дела (Приложение N 11); подшивку или переплет
дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
8.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
На обложке дела указываются реквизиты: наименование Роскультуры
(фондообразователя); наименование структурного подразделения;
номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части);
количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом: наименование Федерального агентства по культуре и
кинематографии указывается полностью, в именительном падеже, с
указанием официально принятого сокращенного наименования, которое
указывается в скобках после полного наименования; наименование
структурного подразделения - записывается название структурного
подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер
дела, - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по
номенклатуре дел Роскультуры; заголовок дела - переносится из
номенклатуры дел Роскультуры, согласованной с ЭПК федерального
архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела
в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную
документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов
(частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число,
месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого
позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу,
сформированному в отдельный том, является дата регистрации
основного документа, приложение к которому помещено в этот том.
При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название
месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме
листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются
простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом
верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как
один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные
издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в
деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как
самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество
листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи,
фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество
листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с
итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком
хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне
документов, образующихся в деятельности Роскультуры, с указанием
сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и
номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения
проставляется в архиве Роскультуры черными чернилами только после
включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных
ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он
проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место
для наименования федерального архива, в который будут передаваться
дела, кодов федерального архива и Роскультуры по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому
классификатору органов государственной власти и управления
(ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых
документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер
дела могут проставляться на обложке штампом.
8.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.),
составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по
установленной форме, которая содержит сведения о порядковых
номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах
листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней
описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами
и прописью количество включенных в нее документов и количество
листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Заверенная составителем внутренняя опись документов дела
подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки
дела.
8.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможного свободного чтения текста всех документов. При
подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается
хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию
документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи
не составлять.
8.3. Организация оперативного хранения документов
8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Роскультуры
дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и
дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела
располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней
стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре
дел.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков
хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а
затем сдаются в архив Роскультуры.
8.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с
разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам
подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное
дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное
подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано,
дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в
получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных
подразделений на срок не более одного месяца. После истечения
указанного срока дело должно быть возвращено на место его
хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных
запросов с разрешения руководителя Роскультуры или его
заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения руководителя
Роскультуры с оставлением в деле заверенной копии документа и акта
о причинах выдачи подлинника.
IX. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы Роскультуры являются федеральной собственностью и
после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном
Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на
постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда
Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации,
относящихся к государственной собственности, и документов
временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое
значение, а также документов по личному составу, их учета,
использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное
хранение Роскультура образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив
Роскультуры включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в
структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по
проведению экспертизы ценности документов, формированию и
оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к
уничтожению документов и дел.
9.1. Экспертиза ценности документов
9.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на
основании критериев их ценности в целях определения сроков
хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного
фонда Российской Федерации.
9.1.2. Экспертиза ценности документов в Роскультуре на стадии
делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в
процессе формирования дел и проверке правильности отнесения
документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив
Роскультуры.
9.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в Роскультуре создается постоянно действующая
центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
9.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы
определяются положением, утверждаемым руководителем Роскультуры.
Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с
Федеральным архивным агентством.
9.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях
Роскультуры непосредственно лицами, ответственными за ведение
делопроизводства совместно с ЦЭК под непосредственным методическим
руководством архивиста.
9.1.6. При проведении экспертизы ценности документов
осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения для передачи в архив Роскультуры; отбор дел с временными
сроками хранения и с пометкой "До минования надобности",
подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения
которых истекли.
9.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел Роскультуры путем полистного просмотра дел. В
делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры
документов, черновики, неоформленные копии документов и не
относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности
документов принимает ЦЭК.
9.1.8. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к
уничтожению.
9.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной
валовой (порядковой) законченной нумерацией.
9.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного
хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному
составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не
составляются.
9.1.11. В Роскультуре в каждом структурном подразделении описи
на дела постоянного хранения составляются ежегодно под
непосредственным методическим руководством архивиста Роскультуры.
По этим описям документы сдаются в архив Роскультуры.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат
основой для подготовки сводной описи дел Роскультуры, которую
готовит архивист и по которой он сдает дела на государственное
хранение в соответствующий федеральный архив.
9.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по
установленной форме (Приложение N 12) и представляются в архив
Роскультуры не позднее чем через три года после завершения дел в
делопроизводстве.
9.1.13. Описательная статья описи дел структурного
подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела
(тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела
(тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле
(томе, части); срок хранения дела.
9.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов
(частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в
отдельный том приложение к делу, вносится в опись под
самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел
с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого
дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то
же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью
(на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о
наличии копий и т.п.
9.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и
прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний
номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации
дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
9.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается
составителем с указанием его должности, согласовывается с
руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного
подразделения.
9.1.17. Опись дел структурного подразделения организации
составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе
с делами в архив Роскультуры, а второй остается в качестве
контрольного экземпляра в структурном подразделении.
9.1.18. Отбор документов за соответствующий период к
уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению
(Приложение N 13) производится после составления сводных описей
дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты
рассматриваются на заседании ЦЭК Роскультуры одновременно.
Согласованные ЦЭК Роскультуры акты утверждаются руководителем
Роскультуры только после утверждения ЭПК соответствующего
федерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого
организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты
в соответствии с установленным порядком.
9.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется,
как правило, на все дела Роскультуры. Если в акте указаны дела
нескольких структурных подразделений, то название каждого
структурного подразделения указывается перед группой заголовков
дел этого подразделения.
9.2. Подготовка и передача документов в архив
9.2.1. В архив Роскультуры передаются дела с исполненными
документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Их передача производится только по описям дел.
9.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения передаются в архив Роскультуры не позднее
чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
9.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
передаче в архив Роскультуры не подлежат. Они хранятся в
структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат
уничтожению в установленном порядке.
9.2.4. Передача дел в архив Роскультуры осуществляется по
графику, составленному архивом, согласованному с руководителями
структурных подразделений и утвержденному начальником Управления
делами.
9.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к
передаче в архив Роскультуры сотрудником архива предварительно
проверяется правильность их формирования, оформления и
соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел,
заведенных в соответствии с номенклатурой дел Роскультуры. Все
выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел
работники структурного подразделения обязаны устранить.
9.2.6. Прием каждого дела производится архивистом Роскультуры в
присутствии работника структурного подразделения. При этом на
обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее,
делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи
указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел,
дата приема-передачи дел, а также подписи архивиста Роскультуры и
лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Роскультуры передаются регистрационные
картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных,
содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых
документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается
в опись.
9.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения Роскультуры лицо, ответственное за ведение
делопроизводства данного структурного подразделения, в период
проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся
документы в дела, оформляет дела и передает их в архив
Роскультуры, независимо от сроков хранения. Передача дел
осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
ПРИЛОЖЕНИЯ
К ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ
ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ
Приложение N 1
к п. 2.1
Бланк приказа
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ
(Роскультура)
ПРИКАЗ
________________________ N _________________
Москва
продолжение
Приложения N 1
Бланк руководителя
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И
МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ
(Роскультура)
РУКОВОДИТЕЛЬ
М. Гнездниковский пер., д. 7, Москва, 125009
Тел., факс: 629 00 16
__________________ N _______________________
на N _____________ от ______________________
продолжение
Приложения N 1
Бланк заместителя руководителя
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И
МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ
(Роскультура)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
М. Гнездниковский пер., д. 7, Москва, 125009
Тел., факс: 629 00 16
__________________ N _______________________
на N _____________ от ______________________
продолжение
Приложения N 1
Бланк общий
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И
МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ
(Роскультура)
М. Гнездниковский пер., д. 7, Москва, 125009
Тел., факс: 629 00 16
__________________ N _______________________
на N _____________ от ______________________
продолжение
Приложения N 1
Бланк командировочного удостоверения
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ
Герб России
Выдано _________________
Федеральное агентство ________________________
по культуре и кинематографии (фамилия, имя, отчество)
________________________
"__" ___________ 200 г. ________________________
(должность)
N ___________
командируется в __________________________________________________
место назначения (страна, город, организация)
на " " календарных дней
с " " ________________ 200 г. по " " __________ 200 г.
Основание:
__________________________________________________________________
от "__" ______________ 200_ г. N ____________
Действительно по предъявлении паспорта ___________________________
__________________________________________________________________
(серия, номер, кем и когда выдан)
М.П. Руководитель _________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
продолжение
Приложения N 1
Оборотная сторона
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты
назначения, выбытии из них и прибытии в место
постоянной работы
Выбыл из ______________________ Прибыл в __________________
_______________________________ ___________________________
"__" _________________ 200 г. "__" ______________ 200 г.
Печать Подпись ________ Печать Подпись ______
__________________________________________________________________
Выбыл из ______________________ Прибыл в __________________
_______________________________ ___________________________
"__" _________________ 200 г. "__" ______________ 200 г.
Печать Подпись ________ Печать Подпись ______
__________________________________________________________________
Выбыл из ______________________ Прибыл в __________________
_______________________________ ___________________________
"__" _________________ 200 г. "__" ______________ 200 г.
Печать Подпись ________ Печать Подпись ______
__________________
Примечание: При выезде в несколько пунктов отметки о прибытии
и убытии делаются отдельно в каждом из них.
__________________________________________________________________
Приложение N 2
к п. 2.3.1
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ
(Роскультура)
ПРИКАЗ
___________________ N _______________________
Москва
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате
Федерального агентства по культуре и кинематографии
В связи с ____________________________________________________
(основание)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству...
2. ___________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
3. Признать утратившим силу приказ ___________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Руководитель Подпись Расшифровка подписи
продолжение
Приложения N 2
Визы (на оборотной стороне)
Заместитель руководителя И.О. Фамилия
(куратор подразделения, внесшего дата
проект)
Начальник Управления делами И.О. Фамилия
дата
Начальник Договорно-правового И.О. Фамилия
управления дата
Должности руководителей И.О. Фамилия
заинтересованных подразделений дата
Роскультуры И.О. Фамилия
дата
И.О. Фамилия
дата
Должности руководителей И.О. Фамилия
заинтересованных организаций дата
Роскультуры И.О. Фамилия
дата
Должность руководителя И.О. Фамилия
подразделения, внесшего проект дата
Исполнитель: Должность исполнителя
И.О. Фамилия, тел.:
продолжение
Приложения N 2
или
ЛИСТ
согласования проекта приказа
"название проекта приказа"
Заместитель руководителя И.О. Фамилия
(куратор подразделения, внесшего дата
проект)
Начальник Управления делами И.О. Фамилия
дата
Начальник Договорно-правового И.О. Фамилия
управления дата
Должности руководителей И.О. Фамилия
заинтересованных подразделений дата
Роскультуры И.О. Фамилия
дата
И.О. Фамилия
дата
Должности руководителей И.О. Фамилия
заинтересованных организаций дата
Роскультуры И.О. Фамилия
дата
И.О. Фамилия
дата
Должность руководителя И.О. Фамилия
подразделения, внесшего проект дата
Исполнитель: Должность исполнителя
И.О. Фамилия, тел.:
Приложение N 3
к п. 2.3.2
УТВЕРЖДЕНО
приказом Роскультуры
от "__" ________ N ________
ПОЛОЖЕНИЕ
о (наименование структурного подразделения)
I. Общие положения
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
II. Задачи
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
III. Структура
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
IV. Функции
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
V. Права
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
VI. Взаимоотношения и связи
с другими структурными подразделениями
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
VII. Ответственность
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Руководитель
структурного подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Приложение N 4
к п. 2.3.3
(образец оформления
полного протокола)
ПРОТОКОЛ
заседания
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
____________________ N ________________
Москва
Председательствующий - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали: человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы...
Доклад заместителя руководителя...
2. О .............................
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2. ...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председательствующий Подпись Расшифровка
подписи
Секретарь Подпись Расшифровка
подписи
Приложение N 5
к п. 2.3.3
(образец оформления
краткого протокола)
ПРОТОКОЛ
совещания у руководителя Федерального агентства
по культуре и кинематографии
И.О. ФАМИЛИЯ
__________________________________________________________________
Москва
_______________________ N _____________________
Присутствовали:
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
(фамилии
в алфавитном
порядке)
__________________________________________________________________
I. О (наименование вопроса)
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
2. Руководителям подразделений
(Начальнику управления...............(И.О. Фамилия))
3. ......
II. Об (наименование вопроса)
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
2. ......
3. ......
Руководитель Федерального агентства
по культуре и кинематографии И.О. Фамилия
Приложение N 6
к п. 3.6
СПРАВКА
об объеме документооборота
за __________________ 200____
(месяц)
-------------------T---------------------------------T-----------¬
¦ Документы ¦ Количество документов ¦ Всего ¦
¦ +--------------T------------------+ ¦
¦ ¦ подлинники ¦ тираж ¦ ¦
+------------------+--------------+------------------+-----------+
¦ поступающие ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+--------------+------------------+-----------+
¦ отправляемые ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+--------------+------------------+-----------+
¦ внутренние ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+--------------+------------------+-----------+
¦ Итого ¦ ¦ ¦ ¦
L------------------+--------------+------------------+------------
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат A5 (148 x 210 мм)
Приложение N 7
к п. 8.1.3
(форма номенклатуры дел
структурного подразделения)
Федеральное агентство
по культуре и кинематографии
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Дата N ______
_____________________________
(место составления)
На ___________________ год
--------T-------------T----------T--------------------T----------¬
¦Индекс ¦ Заголовок ¦Кол-во дел¦ Срок хранения дела ¦ ¦
¦ дела ¦ дела (тома, ¦ (томов, ¦ (тома, части) и N ¦ПРИМЕЧАНИЕ¦
¦ ¦ частей) ¦ частей) ¦ статей по перечню ¦ ¦
+-------+-------------+----------+--------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-------+-------------+----------+--------------------+----------+
¦ Название раздела ¦
+-------T-------------T----------T--------------------T----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------+-------------+----------+--------------------+-----------
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
продолжение
Приложения N 7
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году
в структурном подразделении
-----------------------T--------T--------------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе: ¦
¦ ¦ +-----------T--------------------+
¦ ¦ ¦переходящих¦ с отметкой "ЭПК" ¦
+----------------------+--------+-----------+--------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+----------------------+--------+-----------+--------------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+--------+-----------+--------------------+
¦Временного (свыше 10 ¦ ¦ ¦ ¦
¦лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+--------+-----------+--------------------+
¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+--------+-----------+--------------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
L----------------------+--------+-----------+---------------------
Наименование должности
ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение N 8
к п. 8.1.3
(форма сводной номенклатуры
дел Роскультуры)
Федеральное агентство УТВЕРЖДАЮ
по культуре и кинематографии Руководитель Федерального агентства
по культуре и кинематографии
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Подпись Расшифровка
Дата N ______ подписи
__________________________
(место составления) Дата
На _______________ год
--------T-----------T----------T-------------------T-------------¬
¦Индекс ¦ Заголовок ¦Кол-во дел¦Срок хранения дела ¦ ¦
¦ дела ¦дела (тома,¦ (томов, ¦ (тома, части) и N ¦ ПРИМЕЧАНИЕ ¦
¦ ¦ частей) ¦ частей) ¦ статей по перечню ¦ ¦
+-------+-----------+----------+-------------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-------+-----------+----------+-------------------+-------------+
¦ Название раздела ¦
+-------T-----------T----------T-------------------T-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
Роскультуры Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав. архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК федерального архива
от _________ N ________________ от ________________ N __________
продолжение
Приложения N 8
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году
в федеральном органе исполнительной власти
-----------------------T----------T------------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе: ¦
¦ ¦ +-----------T------------------+
¦ ¦ ¦переходящих¦ с отметкой "ЭПК" ¦
+----------------------+----------+-----------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+----------------------+----------+-----------+------------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------+-----------+------------------+
¦Временного (свыше 10 ¦ ¦ ¦ ¦
¦лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------+-----------+------------------+
¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------+-----------+------------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
L----------------------+----------+-----------+-------------------
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение N 9
к п. 8.2.8
(форма обложки дела
постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения)
код федерального архива ___________
код Роскультуры ___________
---------------------¬
¦Ф. N _________ ¦
____________________________________ ¦ ¦
¦Оп. N ________ ¦
____________________________________ ¦ ¦
¦Д. N _________ ¦
____________________________________ ¦ ¦
L---------------------
____________________________________
(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И
СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ)
ДЕЛО N _____ том N ___________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
___________________________________________
(ДАТА)
На _________ лист
Хранить ___________________
---------------------¬
¦Ф. N _________ ¦
¦ ¦
¦Оп. N ________ ¦
¦ ¦
¦Д. N _________ ¦
¦ ¦
L---------------------
Формат C4 (230 x 320 мм)
Приложение N 10
к п. 8.2.8
(форма листа-заверителя дела)
Лист-заверитель дела N ________
В деле подшито и пронумеровано ______________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы _____ пропущенные номера _________
+ листов внутренней описи ___________________________________
----------------------------------------------------T------------¬
¦ Особенности физического состояния ¦ N N листов ¦
¦ и формирования дела ¦ ¦
+---------------------------------------------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+---------------------------------------------------+------------+
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
L---------------------------------------------------+-------------
Должность Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение N 11
к п. 8.2.8
(форма внутренней описи
документов дела)
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ____________
----T---------T----------T-----------T----------------T----------¬
¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера листов ¦Примечание¦
¦пп ¦документа¦документа ¦ документа ¦ дела ¦ ¦
+---+---------+----------+-----------+----------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+---------+----------+-----------+----------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+---------+----------+-----------+----------------+-----------
Итого ____________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение N 12
к п. 9.1.12
(форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурного подразделения)
___________________________________________________________
(наименование федерального органа исполнительной власти)
___________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N
---T------T---------T--------T-----------T------------T----------¬
¦N ¦Индекс¦Заголовок¦ Дата ¦Количество ¦ Срок ¦Примечание¦
¦пп¦ дела ¦ дела ¦ дела ¦ листов в ¦ хранения ¦ ¦
¦ ¦(тома,¦ (тома, ¦ (тома, ¦деле (томе,¦дела (тома, ¦ ¦
¦ ¦части)¦ части) ¦ части) ¦ части) ¦ части) ¦ ¦
+--+------+---------+--------+-----------+------------+----------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 <*> ¦ 7 ¦
+--+------+---------+--------+-----------+------------+----------+
¦ Название раздела ¦
+--T------T---------T--------T-----------T------------T----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+------+---------+--------+-----------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+------+---------+--------+-----------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--+------+---------+--------+-----------+------------+-----------
В данную опись внесено ______________________ дел с N ____________
(цифрами и прописью)
по N __________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <**>
Наименование должности Протокол ЭК структурного
руководителя службы ДОУ подразделения
Подпись Расшифровка подписи от ________ N _______
Дата
--------------------------------
<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
продолжение
Приложения N 12
Передал ______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ____________________________ регистрационно-контрольных картотек
(цифрами и прописью)
к документам <*>
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял ______________________ дел и ______________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам
Наименование должности работника
архива федерального органа
исполнительной власти Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
--------------------------------
<*> Передаются вместе с делами канцелярии.
Приложение N 13
к п. 9.1.18
(форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению)
Федеральное агентство УТВЕРЖДАЮ
по культуре и кинематографии Руководитель Роскультуры
АКТ
Подпись расшифровка
_______ N ___________ подписи
Дата
_____________________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании _____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
__________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N _____________
(название
фонда)
---T-------T-----T-------T---------T-------T----------T----------¬
¦N ¦Заго- ¦Дата ¦Номера ¦Индекс ¦Коли- ¦Сроки хра-¦ ¦
¦пп¦ловок ¦дела ¦описей ¦дела ¦чество ¦нения дела¦ ¦
¦ ¦дела ¦или ¦(номен-¦(тома, ¦дел ¦(тома, ¦Примечание¦
¦ ¦или ¦край-¦клатур)¦части) ¦(томов,¦части) и ¦ ¦
¦ ¦груп- ¦ние ¦за годы¦по но- ¦частей)¦номера ¦ ¦
¦ ¦повой ¦даты ¦ ¦менклату-¦ ¦статей по ¦ ¦
¦ ¦заго- ¦дел ¦ ¦ре или N ¦ ¦перечню ¦ ¦
¦ ¦ловок ¦ ¦ ¦дела ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦дел ¦ ¦ ¦по описи ¦ ¦ ¦ ¦
+--+-------+-----+-------+---------+-------+----------+----------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+--+-------+-----+-------+---------+-------+----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+-------+-----+-------+---------+-------+----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--+-------+-----+-------+---------+-------+----------+-----------
Итого ____________________________________ дел за ___________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК ________________________________
(наименование архивного
учреждения)
(протокол от ______________________ N ____________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ________ N ____________
продолжение
Приложения N 13
Документы в количестве ______________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом ___________ кг сданы в _____________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________ N ____
Наименование должности работника
Роскультуры, сдавшего документы Подпись Расшифровка
подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
архива (службы ДОУ), внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
|
